ಕಳಿಸಿದ ಇಮೇಲ್ ಕುರಿತು ಚಿಂತಿಸಿದ್ದೀರಾ? ನೀವು ಕಳಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ದೋಷಗಳಿಂದಾಗಿ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯೇ ಬರದೇ ಪರಿತಪಿಸಿದ್ದೀರಾ? ಹೀಗೆ ಪಶ್ಚಾತ್ತಾಪ ಅನುಭವಿಸುವ ಬದಲು ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವ ಮೊದಲೇ ಸರಿಯಾದ ಇಮೇಲ್ ರಚಿಸುವ ಪೂರ್ವತಾಪವನ್ನು ಅನುಭವಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು ಅಲ್ಲವೇ? ಇಮೇಲ್ ಒಂದನ್ನು ರಚಿಸಿ, ತಿದ್ದಿ, ಪಕ್ವಗೊಳಿಸಿ ಕಳಿಸುವುದು ಸೌಜನ್ಯವಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ, ಅದೊಂದು ಕಲೆ.

ಅಂತರಜಾಲದಲ್ಲಿ ಅತ್ಯಂತ ಹೆಚ್ಚು ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿರುವುದು ಇಮೇಲ್. ಇಮೇಲ್ ಕೇವಲ ಸ್ನೇಹಿತರ ಮತ್ತು ಸಂಬಂಧಿಗಳ ಸಂವಹನಕ್ಕೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿಲ್ಲ, ಇಮೇಲ್ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಉದ್ಯಮ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ವಲಯಗಳಲ್ಲಿ, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಬಳಕೆಯಾಗುತ್ತಿದೆ. ಕಾರ್ಪೊರೇಟ್ ವಲಯದಲ್ಲಿ ಎಲ್ಲಾ ರೀತಿಯ ಸಂವಹನವೂ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕವೇ ನಡೆಯುತ್ತದೆ. ನಾವು ನಮ್ಮ ಸಮಾನರಾದ ಗೆಳೆಯರು ಮತ್ತು ಸಹೋದ್ಯೋಗಿಗಳೊಂದಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಸಂವಹನ ಮಾಡುತ್ತೇವೆ, ಉದ್ಯೋಗ ಅವಕಾಶಕ್ಕಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದಕ್ಕೆ, ಉದ್ದಿಮೆ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುತ್ತೇವೆ, ಅಥವಾ ಕೆಳದರ್ಜೆಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೂ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುತ್ತೇವೆ.

ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವುದು ಹೇಗೆಂದು ಕಲಿತ ನಮಗೆ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಜನರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವಾಗ ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದ ಶಿಷ್ಟತೆಯ ಕುರಿತು ತಿಳಿದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಅಗತ್ಯ. ನಾವು ಕಳಿಸುವ ಇಮೇಲ್ ನಮ್ಮ ಮನಸ್ಸಿಗೆ ಹಿಡಿದ ಕನ್ನಡಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ನಮ್ಮ ಆಲೋಚನಾ ರೀತಿಯನ್ನು ಎತ್ತಿ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ಹಾಗಾಗಿ ಕನಿಷ್ಟ ಇಮೇಲ್ ಸೌಜನ್ಯವನ್ನು ನಾವು ಅರಿತುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಅಗತ್ಯ. ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟತೆ (ಇಮೇಲ್ ಎಟಿಕೇಟ್) ಎಂದರೆ ಏನು, ಅದರ ಮಹತ್ವ ಏನು?

ಅನೇಕರು ಮಾಹಿತಿ ಕೋರಿ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವಾಗ ಕನಿಷ್ಟ ಸೌಜನ್ಯವಿಲ್ಲದೇ ನೇರವಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನೆ ಕೇಳುತ್ತಾರೆ. ಜೊತೆಗೆ ಅವರು ಬಳಸುವ ಭಾಷೆಯೂ ಮೊಬೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಎಸ್‌ಎಂಎಸ್‌ ಮಾಡುವಾಗ ಅಥವಾ ಚಾಟ್ ಮಾಡುವಾಗ ಬಳಸುವಂತೆ ಚಿಕ್ಕ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆದಂತೆ ಇರುತ್ತದೆ  (ಉದಾ: Can U plz send info?). ಇದು ಸ್ನೇಹಿತರೊಂದಿಗೆ ಮಾತನಾಡುವಾಗ ಸರಿಯಾದರೂ, ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವಾಗ, ಮತ್ತು ಹೊಸ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಂದಿಗೆ ವ್ಯವಹರಿಸುವಾಗ ಮಾತ್ರ ಪೂರ್ಣಪದಗಳನ್ನು, ಪೂರ್ಣ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವುದು ಮುಖ್ಯ. ಜೊತೆಗೆ ಇಮೇಲ್ ಬರಹ ಚಿಕ್ಕ ಮತ್ತು ಚೊಕ್ಕದಾಗಿದ್ದು ನಮ್ಮ ಮತ್ತು ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ಸಮಯ ನಷ್ಟ ಮಾಡದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನೇರವಾಗಿ ವಿಷಯವನ್ನು ತಿಳಿಸುವಂತಿರಬೇಕು.

ಉದ್ದಿಮೆಯಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್:

ನಿಮ್ಮ ವ್ಯಾಪಾರ-ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವಾಗಲಂತೂ ತುಂಬಾ ಎಚ್ಚರದಿಂದ ಇರಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ನಿಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಇಮೇಲ್ ನಿಮ್ಮ ಲೆಟರ್‌ಹೆಡ್‌ನಷ್ಟು ಪ್ರಮುಖವಾಗಿರುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ಕಿಂಚಿತ್ತೂ ತಪ್ಪಿರಬಾರದು. ಅಕ್ಷರ ಮತ್ತು ವ್ಯಾಕರಣ ದೋಷಗಳಿರುವ ಇಮೇಲ್ ಬಂದಾಗ ನಿಮಗೆ ಹೇಗೆನ್ನಿಸುತ್ತದೆ ಯೋಚಿಸಿ ನೋಡಿ. ಉದ್ಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ, ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಅಥವಾ ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕಾಗಿ ಕಳಿಸುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಇಂತಹ ದೋಷಗಳಿದ್ದರೆ, ಆ ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದವರಿಗೆ ಕಳಿಸಿದವರ ಮೇಲೆ ಕುರಿತು ಒಳ್ಳೆ ಅಭಿಪ್ರಾಯ ಬರುವುದಿಲ್ಲ. ಇದರಿಂದಾಗಿ ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರದ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಮೊದಲ ಹಂತದಲ್ಲಿಯೇ ಸೋತುಹೋಗುತ್ತದೆ.

ನಿಮಗೆ ಒಂದು ಇಮೇಲ್ ಬಂದಾಗ ಒಂದೊಮ್ಮೆ ತಕ್ಷಣದಲ್ಲಿ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ, ಕನಿಷ್ಟ ಇಮೇಲ್ ತಲುಪಿದ ಕುರಿತು ಸ್ವೀಕೃತಿ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಹಾಗೂ ಯಾವಾಗ ನೀವು ಪೂರ್ಣ ಪ್ರಮಾಣದ ಉತ್ತರ ಬರೆಯಲಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬ ಕುರಿತು ಆದಷ್ಟು ಬೇಗ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಬರೆಯುವುದು ಉಚಿತ. ಇಂತಹ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರವನ್ನು ಮರೆಯಬಾರದು. ಅಲ್ಲದೇ ಇಂತಹ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ Reply to All ಮತ್ತು Cc: ಗಳನ್ನು ಬಳಸುವಾಗ ಅತ್ಯಂತ ಎಚ್ಚರದಿಂದ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ. ಯಾರಿಗೆ ನೀವು ಕಳಿಸುವ ಇಮೇಲ್ ಹೋಗಬೇಕೊ ಅವರ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಮಾತ್ರ Cc: ಯಲ್ಲಿ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ “ದಯವಿಟ್ಟು”, “ವಂದನೆಗಳು” ಎಂಬ ಪದಗಳು ಇದ್ದರೆ ಅದು ಸೌಜನ್ಯಯುತವಾಗಿರುತ್ತದೆ, ಅಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ, ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಸಂಬೋಧಿಸುವಾಗ ‘ಶ್ರೀ’, ‘ಶ್ರೀಯುತ’, ‘ಮಾನ್ಯ’ (Mr., Mrs., ಅಥವಾ Dr.) ಎಂಬಂತಹ ಪ್ರತ್ಯಯಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವುದು ಸಹಾ ಗೌರವಯುತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಇಮೇಲ್ ಏನನ್ನು ಧ್ವನಿಸುತ್ತಿದೆ?

ನಾವು ಆಡುವ ಮಾತಿನಲ್ಲಿ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಧ್ವನಿಯಿರುತ್ತದೆ, ಅದು ನಾವು ಸೂಚಿಸುವ ಗೌರವವನ್ನು, ಅಗೌರವವನ್ನು ಅಥವಾ ಅಸಡ್ಡೆಯನ್ನು ಧ್ವನಿಸುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಬರೆದು ಕಳಿಸುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ತುಂಬುವುದು ಸುಲಭವಲ್ಲ. ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವ ಮೊದಲು ಆ ಇಮೇಲ್‌ಸಂದೇಶದ ಧ್ವನಿ ಗೌರವ, ಸ್ನೇಹಭಾವವನ್ನು ಸೂಸುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಪರಿಚಿತರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಮಾಡುವಾಗ ಇಮೋಟ್‌ಐಕಾನ್ ಅಥವಾ ಸ್ಮೈಲೀಗಳ ಬಳಕೆ ಮಾಡಬಹುದು, ಆದರೆ ಹೊಸಬರಿಗೆ, ಅದರಲ್ಲೂ ಉದ್ಯೋಗದಾತರಿಗೆ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವಾಗ ಅವುಗಳ ಬಳಕೆ ಮಾಡದಿರುವುದು ಉತ್ತಮ.

ಉದ್ದದ ಇಮೇಲ್ ಓದುವಷ್ಟು ಸಮಯ ಯಾರಿಗೂ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರು ಚಿಕ್ಕ ಇಮೇಲ್‌ಬಂದಾಗ ಹೆಚ್ಚು ಗಮನವಿಟ್ಟು ಓದಿ, ತಕ್ಷಣ ಉತ್ತರಿಸುವ ಸಾಧ್ಯತೆ ಹೆಚ್ಚು. ಹಾಗಾಗಿ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು. ಹಾಗೆಂದು ಅಗತ್ಯ ವಿವರಗಳನ್ನು ಬಿಟ್ಟುಬಿಡುವಂತೆಯೂ ಇಲ್ಲ. ವಿಷಯವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟ ಮತ್ತು ನೇರವಾಗಿ ಹೇಳುವುದು ಮತ್ತು ಅದಕ್ಕೆ ಅಗತ್ಯ ಹಿನ್ನೆಲೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ನೀಡುವುದು ಸಹಾ ಅಷ್ಟೇ ಪ್ರಮುಖ ಸಂಗತಿ.

ಲಗತ್ತುಗಳು ಅಗತ್ಯವೇ?

ಅಟ್ಯಾಚ್‌ಮೆಂಟ್ ಅಥವಾ ಲಗತ್ತುಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸುವ ಮೊದಲು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಒಂದು ಬಾರಿ ಕೇಳುವುದು ಉತ್ತಮ. ಲಗತ್ತುಗಳು ವೈರಸ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ  ಸಾಧ್ಯತೆಯಿರುವುದರಿಂದ ಹೆಚ್ಚಿನವರು ಹೊಸಬರು ಕಳಿಸಿದ ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಲಗತ್ತುಗಳನ್ನು ತೆರೆಯಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ. ಪಠ್ಯವನ್ನು ಮತ್ತು ಚಿತ್ರಗಳನ್ನು ಇಮೇಲ್ ಕಂಪೋಸ್ ಬಾಕ್ಸಿನಲ್ಲಿಯೇ ಅಂಟಿಸಿ ಕಳಿಸುವ ಅವಕಾಶವಿದ್ದು, ಅದನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು.

ಇಮೇಲ್ ಬರೆಯುವಾಗ ತಾಳ್ಮೆಯಿಂದ ಯೋಚಿಸಿ ಬರೆದು, ತಿದ್ದಿ, ಎಲ್ಲ ಸರಿಯಾಗಿದೆ ಎಂದು ಖಚಿತವಾಗಿ ಅನ್ನಿಸಿದ ಮೇಲೆಯೇ ‘ಸೆಂಡ್’ ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ. ಏಕೆಂದರೆ, ಒಮ್ಮೆ ಇಮೇಲ್ ‘ಸೆಂಟ್’ ಆಯಿತೆಂದರೆ ಮತ್ತೊಂದು ಅವಕಾಶ ದೊರೆಯುವುದಿಲ್ಲ. ಹಾಗಾಗಿ ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್ ಸಂವಹನವನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಅರ್ಥಪೂರ್ಣವಾಗಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಕೆಳಗಿನ ಕೆಲವು ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಿ.

ಇಮೇಲ್ಶಿಷ್ಟತೆಯ ಸೂಚನೆಗಳು:

  • ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ ಯಾರಿಗೆ ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದೇವೆಯೋ ಅವರ ಹೆಸರನ್ನು ತಪ್ಪಿಲ್ಲದೇ ಬರೆಯಬೇಕು.
  • ಸಭ್ಯ ಹಾಗೂ ವಿನಯಶೀಲವಾದ ಭಾಷೆಯಿರಬೇಕು ಮತ್ತು ಆರೋಪದ ಅಥವಾ ಆಗ್ರಹದ ಧ್ವನಿಯಿರಬಾರದು.
  • ಒಂದು ಇಮೇಲ್‌ಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವ ಮೊದಲು ಬಂದ ಇಮೇಲ್‌ಸಂದೇಶವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಓದಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
  • ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವ ಮುನ್ನ ಒಮ್ಮೆಯಾದರೂ ಓದಿಕೊಂಡು, ಅದರ ಭಾವ ಮತ್ತು ಧ್ವನಿ ನೀವು ಅಂದುಕೊಂಡಂತೆಯೇ ಇದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.
  • ದೊಡ್ಡಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ (ಕ್ಯಾಪಿಟಲ್ ಲೆಟರ್ಸ್) ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು, ಪದಗಳನ್ನು ಬರೆಯದಿರುವುದು ಉತ್ತಮ. ಆ ಪದಗಳು ಕಿರುಚಿದಂತೆ ಕೇಳಿಸುತ್ತವೆ. ಹಾಗೆಂದು ಅಂಕಿತನಾಮಗಳ (Proper Noun) ಮೊದಲ ಅಕ್ಷರವನ್ನೂ ಚಿಕ್ಕ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವುದು ನಮ್ಮ ಸೋಮಾರಿತನವನ್ನು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ (bengalore, kannada, dr.rajkumar).
  • ಅನಗತ್ಯ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು (!!! ಅಥವಾ ???) ಬಳಸಬಾರದು. ಹಾಗೆಯೇ ಚಿತ್ರವಿಚಿತ್ರ ಫಾಂಟ್‌ಗಳನ್ನು, ಇಮೋಟ್‌ಐಕಾನ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ ಸಿಂಗಾರ ಮಾಡುವುದು ಓದುವವರಿಗೆ ಕಿರಿಕಿರಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಪ್ರಮಾಣಿತವಾದ ಹಾಗೂ ನಿರ್ದಿಷ್ಟವಾದ ಫಾಂಟ್‌ಬಳಸಿ. ಆದಷ್ಟು ಬಹುಬಣ್ಣಗಳ ಫಾಂಟ್‌ಗಳನ್ನು ಬಳಸದಿರಿ.
  • ನೀವು ಸರಿಯಾದ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುತ್ತಿದ್ದೀರಿ ಎಂಬುದನ್ನು To: ನಲ್ಲಿ ಪರೀಕ್ಷಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
  • Subject (ವಿಷಯ)  ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶದ ವಿಷಯವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬರೆಯಿರಿ. ಹಾಗೆ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದವರು ನಿಮ್ಮ ಸಂದೇಶದ ತುರ್ತನ್ನು, ಮಹತ್ವವನ್ನು ಅರ್ಥ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಾರೆ.
  • ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸುವಾಗ ನಿಮ್ಮ ಹೆಸರು, ಹುದ್ದೆಯ ಹೆಸರು, ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬರೆದಿರಿ.
  • ನಿಮಗೆ ಬಂದ ಇಮೇಲ್ ಸಂದೇಶವೊಂದರಲ್ಲಿ ನಿಮಗೆ ಅರ್ಥವಾಗದ ಸಂಗತಿಯಿದ್ದರೆ, ಅದನ್ನು ಕಲ್ಪಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸದೇ ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಂದಿಗೆ ಮಾತನಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ನಿಮ್ಮ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಅಪಾರ್ಥಕ್ಕೆ ಈಡುಮಾಡಬಹುದು.
  • ಪರಿಚಿತರಿಂದ ಅಥವಾ ಯಾವುದೇ ಮಾಹಿತಿ ಕೇಳುವ ಅಪರಿಚಿತರಿಂದ ಇಮೇಲ್ ಬಂದಾಗ ಅವರಿಗೆ ಸಮಯವಿದ್ದಾಗ ಉತ್ತರಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು. ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯ ಲಕ್ಷಣವಲ್ಲ.
  • ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಯಾರಾದರೂ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಿದಾಗ, ಸಹಾಯ ಮಾಡಿದಾಗ ಅವರಿಗೆ ವಂದನೆ ತಿಳಿಸುವ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರವನ್ನು ಮರೆಯದೇ ನೀಡಿ.
  • ಅನೇಕ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟುಗಳನ್ನು ಕಳಿಸುವಾಗ ಅವುಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ “ಝಿಪ್” ಮಾಡಿ ಕಳಿಸಿ. ದೊಡ್ಡ ಲಗತ್ತುಗಳನ್ನು ಕಳಿಸುವಾಗ ಮೊದಲು ಇಮೇಲ್ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ತಿಳಿಸಿ. ಇಮೇಲ್‌ಮೂಲಕ ಕಳಿಸುವ ಲಗತ್ತುಗಳಿಗೆ ಗಾತ್ರ ಮಿತಿಯಿರುತ್ತದೆ. ಲಗತ್ತುಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಇಮೇಲ್ ಮೂಲಕ ಕಳಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುವುದಕ್ಕಿಂತ ಎರಡು-ಮೂರು ಇಮೇಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಚಿಕ್ಕಚಿಕ್ಕ ಲಗತ್ತುಗಳಾಗಿ ಕಳಿಸಬಹುದು.
  • ನಿಮ್ಮ ಆಂಟಿ-ವೈರಸ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಮ್‌ಗಳನ್ನು ನವೀಕರಿಸಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಿ. ಅವು ಬರುವ ಮತ್ತು ಹೋಗುವ ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಲಗತ್ತುಗಳಲ್ಲಿ ವೈರಸ್, ಆಡ್‌ವೇರ್ ಹಾಗೂ ಸ್ಪೈವೇರ್‌ಪ್ರೋಗ್ರಾಮ್‌ಗಳಿವೆಯೇ ಎಂದು ಪರೀಕ್ಷಿಸಿ ತಿಳಿಸುತ್ತವೆ.
  • ನಿಮಗೆ ಬಂದ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಫಾರ್ವರ್ಡ್‌ಮಾಡುವಾಗ ಎಚ್ಚರವಿರಲಿ. ಅವುಗಳ ವಿಷಯ ಅಥವಾ ಉದ್ದೇಶ ಏನೇ ಇರಲಿ, ಎಲ್ಲರೂ ಅಂತಹ ಇಮೇಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಲು ಇಷ್ಟಪಡುವುದಿಲ್ಲ. ಅಲ್ಲದೇ ಕೆಲವು ಇಮೇಲ್‌ಗಳ ಸಂದೇಶಗಳು ಸುಳ್ಳುಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ. ಒಮ್ಮೆ ಯಾರಾದರೂ ಇಮೇಲ್ ಫಾರ್ವರ್ಡ್ ಮಾಡಬೇಡಿ ಎಂದು ಹೇಳಿದರೆ ಬೇಸರಗೊಳ್ಳುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ, ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಅವರ ಹಕ್ಕಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಇಮೇಲ್ ಬರುವುದನ್ನು ಎಲ್ಲರೂ ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತಾರೆ. ಏಕೆಂದರೆ, ಅದು ಒಂದು ಕ್ಷಣ ಇಮೇಲ್ ಪಡೆದ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಜಾಗೃತಗೊಳಿಸಿ, ಕಾರ್ಯ ತತ್ಪರರನ್ನಾಗಿಸುತ್ತದೆ. ಇಮೇಲ್ ಯಾರ ಕೆಲಸಕ್ಕೂ ಭಂಗ ತರುವುದಾಗಲೀ ಅಥವಾ ತಡೆಯೊಡ್ಡುವುದಾಗಲೀ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ. ಇಮೇಲ್ ಕಳಿಸಿದ ಕ್ಷಣಗಳಲ್ಲಿಯೇ ತಲುಪಿದರೂ, ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿ ತನ್ನ ಬಿಡುವಿನ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೋಡಬಹುದು. ಇನ್ನೂ ಅನೇಕ ಪ್ರಯೋಜನಗಳಿರುವ ಇಮೇಲ್ ಸಂವಹನ ಹೆಚ್ಚು ಅರ್ಥಪೂರ್ಣವಾಗಬೇಕೆಂದರೆ ಅದಕ್ಕೆ ಇಮೇಲ್ ಶಿಷ್ಟತೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲೇಬೇಕು.