ನೇಮಕಪತ್ರ ತಲುಪಿದ ನಂತರ, ಉದ್ಯೋಗದಾತರು ನೀಡಿದ ಅವಧಿಯೊಳಗೆ ಅಭ್ಯರ್ಥಿ ನೌಕರಿಗೆ ಹಾಜರಾಗಬೇಕು. ನೇಮಕ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಬಳಿಹೋಗಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಾಜರಾದ ಬಗ್ಗೆ ತಕ್ಷಣ ವರದಿ ಪತ್ರವನ್ನು ನೀಡಬೇಕು.

ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಾಜರಾದ ದಿನಾಂಕ, ವೇಳೆ, ಸ್ಥಳ, ನೇಮಕ ಪತ್ರದ ದಿನಾಂಕ, ಪತ್ರಾಂಕ, ಆಜ್ಞಾಂಕ, ಹುದ್ದೆಯ ಹೆಸರು, ಮತ್ತು ಯಾರ ಸಮಕ್ಷಮದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಕ್ಕೆ ಹಾಜರಾದದ್ದು ಈ ಮುಂತಾದ ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳನ್ನು ತಪ್ಪದೆ ನಮೂದಿಸಬೇಕು.

ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿಯನ್ನು ಬಿಳಿಯ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ವಹಸ್ತಾಕ್ಷರದಲ್ಲಿ ಬರೆದು ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ಖುದ್ದಾಗಿ ತಲುಪಿಸಬೇಕು. ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ವೇಳೆಯನ್ನು ನಮೂದಿಸದಿದ್ದರೆ ಅಭ್ಯರ್ಥಿಗೆ ಮುಂದೆ ಸಂದಿಗ್ದತೆ ಉಂಟಾಗಬಹುದು ಇಲ್ಲವೇ ನಷ್ಟವಾಗಬಹುದು. ಸೇವಾ ಹಿರಿತನದ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಆತನ ಹೆಸರು ಕೆಳಗೆ ಬರಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ ದಿನಾಂಕದೊಡನೆ ಬೆಳಗ್ಗೆ / ಮಧ್ಯಾಹ್ನ ಎಂಬ ಮಾತುಗಳು ನಮೂದಾಗದಿದ್ದಾಗ ಒಂದು ದಿನದ ಸಂಬಳವನ್ನೂ ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗಬಹುದು. ಮಧ್ಯಾಹ್ನದಲ್ಲಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸೇರಿದರೆ ಆ ದಿನದ ಸಂಬಳ ಬರುವುದಿಲ್ಲ; ಬೆಳಗ್ಗೆ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಾಜರಿ ಆದರೆ ಒಂದು ದಿನದ ಸಂಬಳ ಬರುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ‘ದಿನಾಂಕ ……………….. ರ………………………. ವಾರ ಬೆಳಿಗ್ಗೆ …………………….. ಗಂಟೆಗೆ ಸರಿಯಾಗಿ ಕಾಲೇಜಿನ ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರ ಸಮಕ್ಷಮದಲ್ಲಿ ಪತ್ರಾಂಕ …………………….. ದಿನಾಂಕ ………………………. ಆಜ್ಞಾಂಕ ……………… ರ ಪ್ರಕಾರ ಕನ್ನಡ ಅಧ್ಯಾಪಕನಾಗಿ ಕೆಲಸದ ಮೇಲೆ ಹಾಜರಾಗಿದ್ದೇನೆ’. ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿಯನ್ನು ಯಾರಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಸುತ್ತೇವೆಯೋ ಅವರ ಪದನಾಮವನ್ನು  ಮಾತ್ರ ಬಳಸಬೇಕು. ವ್ಯಕ್ತಿ ನಾಮವನ್ನಲ್ಲ.

ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
೧) ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರು
ಜ್ಞಾನಗಂಗಾ ಕಲಾ ಕಾಲೇಜು
ಜಾಣರಪೇಟೆ, ವಿದ್ಯಾನಗರ

ಹೊಸದಾಗಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಾಜರಾಗುವಾಗ ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ನೀಡುವುದಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ; ಇತರ ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾ: ಸುದೀರ್ಘ ರಜೆ ಅಥವಾ ಗಳಿಕೆ ರಜೆಯನ್ನು ಪಡೆದು ಬಂದ ನಂತರ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಾಜರಾಗಿ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಅಧಿಕೃತ ಕಾರ್ಯನಿಮಿತ್ತ ಭಾಗವಹಿಸಲು ಹೋಗಿ ಬಂದಾಗಲೂ ನೌಕರರು ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿಯನ್ನು ನೀಡುವುದುಂಟು. ಆದ ಕಾರಣ, ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿಪತ್ರ, ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ತಿಳಿದಿರಲೇಬೇಕಾದ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲೊಂದಾಗಿದೆ.

ನೌಕರಿಗೆ ಹಾಜರಾದಾಗ ಒಪ್ಪಿಸುವ ವರದಿ (ನೇಮಕಾದೇಶ ಪತ್ರ ೧ಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ)
ಮಾದರಿ

ಕೆಲಸದ ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿ

ದಿನಾಂಕ: ೨೧ನೆಯ ಆಗಸ್ಟ್ ೧೯೮೭

ಅವರಿಗೆ,

ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರು
ಜ್ಞಾನಗಂಗಾ ಕಲಾ ಕಾಲೇಜು
ಜಾಣರಪೇಟೆ, ವಿದ್ಯಾನಗರ

ಮಾನ್ಯರೆ,

ಉಲ್ಲೇಖ: ನೇಮಕಾತಿ ಆದೇಶ ಸಂಖ್ಯೆ ಕ ಅಹು ೧೮/೮೭-೮೮
ದಿನಾಂಕ: ೧೧-೮-೧೯೮೭ ಕನ್ನಡ ಅಧ್ಯಾಪಕ ಹುದ್ದೆಗೆ ನೇಮಕ

ಈ ದಿನ, ತಾರೀಖು ೨೧ನೆಯ ಆಗಸ್ಟ್ ೧೯೮೭, ಶುಕ್ರವಾರ ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ೧೧ಗಂಟೆಗೆ ಸರಿಯಾಗಿ ಮೇಲ್ಕಂಡ ನೇಮಕಾದೇಶ ಪತ್ರಾನುಸಾರ ತಮ್ಮ ಸಮಕ್ಷಮದಲ್ಲಿ ಕನ್ನಡ ಅಧ್ಯಾಪಕ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಹಾಜರಾಗಿದ್ದೇನೆ.

ವಂದನೆಗಳೊಡನೆ.

ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ ,
ಆದಿಪಂಪಾಪತಿ

ಮಾದರಿ

ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿ

ದಿನಾಂಕ: ೨೫ನೆಯ ಜುಲೈ ೧೯೮೭

ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು
ಮಾರ್ಕಂಟೇಯ ಔಷಧಿ ತಯಾರಕರು
ಶಾಶ್ವತ ನಿಲಯ
ಅಮೃತನಗರ – ಅವರಿಗೆ,

ಮಾನ್ಯರೆ,

ಪತ್ರಾಂಕ: ಮಾಪ್ರ: ೪/೮೭-೮೮. ದಿನಾಂಕ ೧೮ನೆಯ ಜುಲೈ ೧೯೮೭ರ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಮಾರಾಟಗಾರ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಲಕ್ಷ್ಮಣ್ ಆದ ನಾನು ಒಪ್ಪಿಸಿದ ಹಾಜರಾತಿ ವರದಿ.

ಈ ದಿನ (ದಿನಾಂಕ : ೨೫-೭-೧೯೮೭) ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ೧೧ಗಂಟೆಗೆ ತಮ್ಮ ಸಮಕ್ಷಮದಲ್ಲಿ ಮಾರಾಟಗಾರ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯಾಗಿ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸಲು ಹಾಜರಾಗಿದ್ದೇನೆ. ನೇಮಕಾದೇಶ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಿರುವ ಎಲ್ಲ ನಿಯಮಗಳಿಗೂ ನಾನು ಬದ್ದನಾಗಿರುತ್ತೇನೆ. ತಾವು ಕೇಳಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಈ ಮೂಲಕ ತಮಗೆ ಒಪ್ಪಿಸುತ್ತಿದ್ದೇನೆ.

ವಂದನೆಗಳೊಡನೆ,

ತಮ್ಮ ಸೇವಾಕಾಂಕ್ಷಿ
ಲಕ್ಷ್ಮಣ್

* * *