ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ಸ್ವರೂಪ

ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ವಿಧಗಳಿವೆ. ಇವನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯ ಪತ್ರಗಳು, ಸರ್ಕಾರಿ ಪತ್ರಗಳು, ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಪತ್ರಗಳು, ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳು ಎಂದು ವರ್ಗೀಕರಸಬಹುದು.

ಮಾನವರ ನಡುವಣ ದಿನನಿತ್ಯ ಜೀವನದ ಸುಖ-ದುಃಖಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರಗಳೇ ಸಾಮಾನ್ಯ ಪತ್ರಗಳು. ಗುರು-ಶಿಷ್ಯ, ಸತಿ-ಪತಿ, ಗೆಳೆಯ-ಗೆಳತಿ, ತಂದೆ-ಮಗ ಇವರ ನಡುವಿನ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಮತ್ತು ವಿವಿಧ ಹಾವ್ಯಾಸಗಳನ್ನುಳ್ಳ ವೃತ್ತಿಗಳ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಮಧ್ಯೆ ನಡೆಯುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ಕೌಟುಂಬಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ-ಇವೆಲ್ಲವೂ ಈ ವರ್ಗಕ್ಕೆ ಸೇರುತ್ತವೆ.

ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸೇವೆಗಾಗಿ ತಮ್ಮ ಜೀವನವನ್ನು ಮುಡುಪಾಗಿಟ್ಟ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ನಡೆಸುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಸಾರ್ವಜಿನಿಕ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಗುಂಪಿಗೆ ಸೇರುತ್ತವೆ. ಸಾಂಸ್ಕತಿಕ, ಸಾಮಾಜಿಕ ಹಾಗೂ ಧಾರ್ಮಿಕ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳನ್ನು ನಡೆಸುವಾಗ, ವಿವಿದ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಸುಧಾರಣೆಯನ್ನು ತರಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸುವಾಗ, ರಾಜಕೀಯ ವಿದ್ಯಮಾನಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ವ್ಯವಹರಿಸುವಾಗ, ಪತ್ರಿಕೆಗಳು ಮತ್ತು ವಾಚಕರ ನಡುವೆ ನಡೆಯುವ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ ಮುಂತಾದುವು ಈ ವರ್ಗಕ್ಕೆ ಸೇರುತ್ತವೆ.

ಸರ್ಕಾರಿ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಎರಡು ವಿಧಗಳಿವೆ: ಪೂರ್ಣ ಸರ್ಕಾರಿ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ಅರೆ ಸರ್ಕಾರಿ ಪತ್ರಗಳು. ಸರ್ಕಾರಿ ಪತ್ರಗಳು, ಸರ್ಕಾರದ ವಿವಿಧ ವಿಭಾಗ ಹಾಗೂ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಅಧಿಕಾರಿಗಳ ನಡುವೆ ಬರೆಯುವ ಪತ್ರಗಳಾಗಿರುತ್ತವೆ.

ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳು ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಮಾರುವ ಮತ್ತು ಕೊಳ್ಳುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ವ್ಯಾಪಾರ- ವಿನಿಮಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರಗಳಾಗಿವೆ. ಈ ನಾಲ್ಕೂ ಬಗೆಯ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ಸರ್ಕಾರೀ ಆಡಳಿತ ಪತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ವಾಣಿಜ್ಯ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳು ಪ್ರಸ್ತುತ ಅಧ್ಯಯನದ ವಿಷಯವಾಗಿದೆ.

ವಾಣಿಜ್ಯ ರಂಗದಲ್ಲಿ ಬಳಸುವ ಪತ್ರಗಳ ವ್ಯಾಪ್ತಿ ಮತ್ತು ವೈವಿಧ್ಯಗಳನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವಾಗ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳ ರಚನೆ, ಬಳಕೆ, ಸ್ವರೂಪ ಮುಂತಾದವು ಹೇಗಿರಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಮೊದಲಿಗೆ ಎತ್ತಿ ಕೊಳ್ಳೋಣ. ಯಾವುದೇ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರವಾಧರೂ ಅದರಲ್ಲಿ ಕನಿಷ್ಠ ಪಕ್ಷ ಇರಲೇಬೇಕಾದ ಲಕ್ಷಣಗಳು ಯಾವುವು ಎಂಬುದು ಮುಖ್ಯವಾದ ಸಂಗತಿ. ಆದ್ದರಿಂದ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ಸ್ವರೂಪ ಪರಿಚಯವಾಗಬೇಕಾದರೆ ಮೊದಲು ಅದರ ವಿವಿಧಾಂಗಗಳು, ವಿನ್ಯಾಸ, ಭಾಷಾ ಸ್ವರೂಪಗಳು ಪರಿಚಯವನ್ನು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಮೊದಲಿಗೆ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ವಿವಿಧಾಂಗಗಳನ್ನು ಹೀಗೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಬಹುದು: ೧. ಶಿರೋನಾಮೆ ಮತ್ತು ವಿಳಾಸ ೨. ತಂತಿ, ೩. ದೂರವಾಣಿ, ೪. ಪತ್ರಾಂಕ, ೫. ದಿನಾಂಕ ೬. ಒಳವಿಳಾಸ, ೭. ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆ, ೮. ವಿಷಯ ಸೂಚಿ, ೯. ಒಕ್ಕಣೆ (ಪತ್ರದ ಒಡಲು) ೧೦. ಔಪಚಾರಿಕ ಮುಕ್ತಾರ ೧೧. ಸಹಿ, ೧೨. ಪದನಾಮ, ೧೩. ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳು ೧೪. ಆಡಕಪತ್ರಗಳು (ಲಗತ್ತು/ಜೊತೆ ಪತ್ರ) ೧೫. ಪ್ರತಿಗಳು ೧೬. ವಿಶೇಷ ಸೂಚನೆ (ಮರೆತ ಮಾತು/ ತಾಜಾಕಲಮು)

ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ವಿವಿಧಾಂಗಗಳ ಪರಿಚಯ

ಶಿರೋನಾಮೆ: ಮುದ್ರಿತ ವಿಳಾಸ, ಪ್ರಧಾನನಾಮ, ತಲೆಬರೆಹ, ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಮುಂತಾದ ಹೆಸರುಗಳಿಂದ ಕರೆಯಲ್ಪಡುವ, ಪತ್ರದ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ನಡುವೆ ಅಚ್ಚಾಗಿರುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರೇ ಶಿರೋನಾಮೆ. ಇದು ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಬಹುಮುಖ್ಯವಾದ ಅಂಗವಾಗಿದೆ. ಪತ್ರ ಬರೆದದ್ದು ಯಾರು? ಪತ್ರ ಎಲ್ಲಿಂದ ಬಂದಿದೆ? ಎಂಬುದು ಈ ಭಾಗದಿಂದ ತಕ್ಷಣ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ.

ವಿವಿಧ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಶಿರೋನಾಮೆಯನ್ನು ತಂತಮ್ಮ ಅಭಿರುಚಿ, ಅವಶ್ಯಕತೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಮುದ್ರಿಸಿರುತ್ತವೆ. ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವಕ್ಕೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪ್ರತೀಕ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಬಳಸುವುದೂ ಉಂಟು. ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿತವಾಗಿರುವ ಅಂಗಗಳೆಂದರೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು, ಅಂಚೆ, ವಿಳಾಸ, ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಯಾವ ಬಗೆಯ ವ್ಯಾಪಾರವನ್ನು ಮಾಡುವ ಸಂಸ್ಥೆ? ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿಸುವ ಸಾಲುಗಳು, ತಂತಿ, ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಮುಂತಾದವುವನ್ನೂ ಈ ಭಾಗ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಶಾಖೆ ಬಳಸುವ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ ವಿಳಾಸ ಮತ್ತು ಅಕ್ಕಪಕ್ಕದಲ್ಲಿ ಶಾಖಾ ವಿಳಾಸಗಳೂ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಸರ್ಕಾರಿ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಸರ್ಕಾರದ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಇಲಾಖೆಯ ಹೆಸರು ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತವೆ. ದೂರವಾಣಿ ಮತ್ತು ತಂತಿಗಳು ಅತಿಸಣ್ಣಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ಮೇಲ್ಭಾಗದ ಎಡಮೂಲೆ ಅಥವಾ ಬಲಮೂಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಶಿರೋನಾಮೆ ಪತ್ರದ ಬಹುಭಾಗವನ್ನು ಅಕ್ರಮಿಸಬಾರದು. ಶಿರೋನಾಮೆ ಆಕರ್ಷಕ ಅಕ್ಷರ ವಿನ್ಯಾಸಗಳಲ್ಲಿ ರೂಪಿತವಾಗಿದ್ದರೂ ಅತಿಯಾದ ಆಡಂಬರವಿರಬಾರದು; ಕೆಲವರು ವಿವಿಧ ಬಣ್ಣಗಳಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿಸುವುದೂ ಉಂಟು.

ಕೆಲವು ವ್ಯಾಪಾರಿಗಳು ವಿವಿಧ ಶಾಖೆಗಳ ವಿವರ, ಪಾಲುದಾರರ ಹೆಸರು, ಸಮಿತಿಯ ಹೆಸರು ಮೊದಲಾದವುಗಳನ್ನು ಪಟ್ಟಿ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಎಡಬದಿಯ ಉದ್ದಕ್ಕೂ ಅಂಚಿನಲ್ಲಿ ಕಂಬಾಕಾರವಾಗಿ ಪ್ರಕಟಿಸುವುದೂ ಉಂಟು; ಕೆಲವರು ತಾವು ಮಾರಟಕ್ಕಿಟ್ಟಿರುವ ಸರಕಿನ ವಿವರ, ಹಿರಿಮೆಗರಿಮೆಗಳನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸುವುದೂ ಉಂಟು; ಇದನ್ನು ಪಾರ್ಶ್ವ ಪ್ರಕಟಣೆ ಎಂದೂ ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಆದರೆ ಈ ಬಗೆಯ ಪ್ರಕಟಣೆಗಳು ಅಷ್ಟೇನೂ ಉಚಿತವಲ್ಲ. ಪ್ರತಿಪತ್ರದಲ್ಲಿಯೂ ಶಿರೋನಾಮೆ ಇರಲೇಬೇಕಾದ ವಿವರ; ಇದನ್ನು ಪದೇಪದೇ ಕೈಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವುದರಿಂದ ಕಾಲಹರಣವಾಗುತ್ತದೆ; ಅಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ ಕೈಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವುದರಿಂದ ಉತ್ತಮ ವಿನ್ಯಾಸವನ್ನು ತರಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ; ಆದ್ದರಿಂದಲೆ ಅದು ಪ್ರಕಟವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಪತ್ರದ ಬಹುಭಾಗ ಖಾಲಿಯಾಗಿದ್ದು, ಬರೆಯಲು ಅನುಕೂಲವಾಗಿರಬೇಕು, ಆದ್ದರಿಂದ ಯಾವುದರ ಗಾತ್ರ-ಪಾತ್ರಗಳಲ್ಲೂ ಔಚಿತ್ಯ ಮೀರಬಾರದು; ಪತ್ರದ ಮೇಲ್ಭಾಗದ ಅಚ್ಚಾದ ವಿವರಗಳು ಚಿತ್ರದ ಚೌಕಟ್ಟಿನಂತೆ, ವಸ್ತ್ರದ ಅಂಚಿನಂತೆ ಹಿತಮಿತವಾಗಿರಬೇಕು.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಥಿಕಾನುಕೂಲ, ಯೋಗ್ಯತೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳು ವೈವಿಧ್ಯಮಯವಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಕೆಲವರು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಟ್ಟಡದ ಚಿತ್ರವನ್ನೂ ಕೆಲವರು ಲಾಂಛನವನ್ನೂ ಮತ್ತೆ ಕೆಲವರು ಇಷ್ಟದೇವತಾ ಚಿತ್ರವನ್ನೂ ಧ್ಯೇಯ ವಾಕ್ಯವನ್ನೂ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಅಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ, ಕೆಲವರು ತಾವು ಮಾರಾಟ ಮಾಡುವ ವಸ್ತುಗಳನ್ನೂ (ಟಿ.ವಿ., ರೆಫ್ರಿಜರೇಟರ್, ಫ್ಯಾನು…) ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ ಅಚ್ಚಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಹಾಗೆ ನೋಡಿದರೆ ಶಿರೋನಾಮೆ ಭಾಗವು ಸಂಸ್ಥೆಯ ‘ಪುಟ್ಟ ಜಾಹಿರಾತೇ’ ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ವಿಳಾಸದೋಲೆ (ವಿಳಾಸ ಪತ್ರ/ ಶೀರ್ಷಿಕಾ ಪತ್ರ/ ಲೆಟರ್ ಹೆಡ್)ಯಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿಳಾಸ ಮತ್ತು ಸ್ವರೂಪ ಥಟ್ಟನೆ ಹೊಳೆಯಲು-ತಿಳಿಯಲು ನಿರೂಪಿತವಾಗಿರುತ್ತವೆ ಎನ್ನಬಹುದು.

ಶಿರೋನಾಮೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದು ಸಾಲಿನಿಂದ ನಾಲ್ಕು ಸಾಲುಗಳವರೆಗೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು ರಂಗುರಂಗಾಗಿ ಅತಿ ದಪ್ಪಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಉಳಿದ ಸಾಲುಗಳ ಅಕ್ಷರಗಳ ಗಾತ್ರ ಅವಕ್ಕನುಗುಣವಾಗಿ ಕಡಿಮೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲವರು ಸೂಕ್ತ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಈಚೆಗೆ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸದಿರುವುದು ಒಂದು ಫ್ಯಾಶನ್ ಆಗಿದೆ. ಶಿರೋನಾಮೆಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಹೆಸರಿದ್ದರೂ ಶ್ರೀ ಶ್ರೀಮಾನ್, ಶ್ರೀಮತಿ ಎಂಬ ಪೂರ್ವಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಡಬೇಕು. ಉದಾಃ ಭಜನ್‌ಲಾಲ್ ಅಂಡ್ ಕಂಪನಿ, ಸೋಮಣ್ಣ ಮತ್ತು ಮಕ್ಕಲು, ಗಜಲಕ್ಷ್ಮಿ ಕಾಗದ ಸಂಸ್ಥೆ.

ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಬಗೆಬಗೆಯ ಮಾದರಿಗಳು;

 ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪೂರ್ಣವಿಳಾಸ ಪ್ರಧಾನ ನಾಮದ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಧಾನನಾಮದ ಕೆಳಗೆ ಒಂದು ಗೆರೆಯಷ್ಟು ಜಾಗಬಿಟ್ಟು ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿರುತ್ತಾರೆ.

೨. ತಂತಿ: ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ತಂತಿ ವರ್ತಮಾನಕ್ಕಾಗಿ ತಮ್ಮದೇ ಆದ ಸಂಕೇತವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಆಯಾಸಂಸ್ಥೆಗಳು ನಡೆಸುವ ವ್ಯಾಪಾರಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ, ಅಭಿರುಚಿಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಪದಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಂಡಿರುತ್ತಾರೆ. ಕೆಲವರು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರನ್ನೇ ಸಂಕ್ಷೇಪಿಸುತ್ತಾರೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಎಡಭಾಗ ಅಥವಾ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ‘ತಂತಿ’ ಎಂಬ ಭಾಗ ಸಣ್ಣಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ತಂತಿ ಪದದ ನಂತರ ವಿವರಣ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ಪದಕ್ಕೆ ಏಕ ಉದ್ಧರಣ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಯಾವ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಬಳಸುವುದಿಲ್ಲ. ಉದಾ: ತಂತಿ, ‘ದಯಾ’ (ಅನಾಥಾಲಯದ ತಂತಿ ಪದ) ತಂತಿ: ‘ಅಕ್ಷಯ’ (ಅಕ್ಷರ ಪೀತಾಂಬರೇಶ್ವರ ವಸ್ತ್ರಾಲಯದ ತಂತಿ ಪದ)

೩. ದೂರವಾಣಿ: ತಂತಿ ಮತ್ತು ದೂರವಾಣಿಗಳ ಮೂಲಕ ಸುದ್ದಿಯನ್ನು ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಮುಟ್ಟಿಸಬಹುದು. ಆದರೆ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಮಯವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬೆಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಏರುಪೇರುಗಳಾದಾಗ, ಸರಕು ಆದೇಶಗಳನ್ನು ರದ್ದುಪಡಿಸುವಾಗ ತಂತಿ ಮತ್ತು ದೂರವಾಣಿಗಳನ್ನು ಬಳಸುವರು. ತಂತಿಯ ಕೆಳಗೆ ದೂರವಾಣಿ ಪದ ವಿವರಣ ಚಿಹ್ನೆಯೊಡನೆ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅದರ ಮುಂದೆ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ ಇರುತ್ತದೆ. ತಂತಿ ಮತ್ತು ದೂರವಾಣಿಗಳನ್ನು ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಎಡಭಾಗ ಅಥವಾ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಒಟ್ಟಿಗೆ ಅಥವಾ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ತಂತಿ, ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ದೂರವಾಣಿಗಳನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸುವುದುಂಟು. ಇನ್ನೂ ಕೆಲವು ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಒಳವಿಳಾಸದ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಹಾಕಿಸಿರುವುದೂ ಉಂಟು. ದೂರವಾಣಿಯ ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಯಾವ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಬಳಸುವುದಿಲ್ಲ. ಎಲ್ಲ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿಯೂ ತಂತಿ-ದೂರವಾಣಿಗಳೆರಡೂ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ದೂರವಾಣಿ ಎಲ್ಲ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಪ್ರಕಟವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲವರು ಕಚೇರಿಯ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಮಾತ್ರ ಕೊಟ್ಟರೆ ಮತ್ತೆ ಕೆಲವರು ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ ಮತ್ತು ಶಾಖಾ ಕಚೇರಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನೂ ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿಯ ಹಲವು ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನೂ ಕೊಡುತ್ತಾರೆ. ಕೆಲವು ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಮಾಲೀಕರು ಮತ್ತು ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಕಚೇರಿ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನೂ ಮನೆಯ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನೂ ಕೊಡುತ್ತಾರೆ. ಏಕೆಂದರೆ ಅಂತಹ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ವ್ಯವಹಾರ ಕೇವಲ ಕಚೇರಿಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ ಸೀಮಿತವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಉದಾಃ ೧) ದೂರವಾಣಿ : ೪೮೪೪೬೫ ೨) ದೂರವಾಣಿ : ಮನೆ: ೪೮೭೯೬೬ ಕಚೇರಿ: ೪೭೭೭೮೪ ೩) ದೂರವಾಣಿ: ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ : ೪೮೭೭೬೩ ಶಾಖೆ: ೪೬೭೮೭೨, ೪೬೭೭೮೦.

೪. ಪತ್ರಾಂಕ: ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಕೆಳಗೆ ವಿವರಣ ಚಿಹ್ನೆಯೊಡನೆ ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ತಂತಿ ಮತ್ತು  ದೂರವಾಣಿಗಳು ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟವಾಗಿದ್ದರೆ ಪತ್ರಾಂಕ ಅವುಗಳ ಕೆಳಗೆ ಪ್ರಕಟವಾಗುತ್ತದೆ. ಒಳವಿಳಾಸದ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ  ಇದು ಇರುತ್ತದೆ. ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಆಯಾ ಕಚೇರಿಗಳು ತಮ್ಮದೇ ಆದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಬಳಸುತ್ತವೆ. ಇಲ್ಲಿ ವಿಭಾಗಗಳ ಸಂಕೇತಾಕ್ಷರ ಅಥವಾ ಆಯಾ ಕಡತಗಳ ಸಂಕೇತಾಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಬಳಸುವರು. ಪತ್ರಸಂಖ್ಯೆಯೊಡನೆ ಕೆಲವು ವೇಳೆ ದಿನಾಂಕವನ್ನೂ ಕೊಡುತ್ತಾರೆ. ಕೆಲವರು ವರ್ಷವನ್ನು ಮಾತ್ರ ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ. ಪತ್ರದ ಸಂಖ್ಯೆ ಎಂಬ ಭಾಗವನ್ನು ಕೆಲವರು ಕ್ರಮಾಂಕ ಎಂದೂ ಕೆಲವರು ಪತ್ರಾಂಕ ಎಂದೂ ಪ್ರಕಟಿಸುವರು.

ಉದಾ: ೧) ಕ್ರಮಾಂಕ: ಮುನಿಸಿ : ೧-೧೧೦/೮೭-೮೮ ೨) ಪತ್ರಾಂಕ : ಕಾಶಿ ಇ : ಬಕ: ೧-/೩೩/೮೭-೮೮

ಕೆಲವು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ‘ನಮ್ಮ ಉಲ್ಲೇಖ……..’ ‘ನಿಮ್ಮ ಉಲ್ಲೇಖ ………’ ಎಂದು ಬಳಸುವುದುಂಟು. ತಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪತ್ರ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ‘ನಮ್ಮ ಉಲ್ಲೇಖವೆಂದೂ’, ತಾವು ಯಾವ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ ಕೊಡುತ್ತಿದ್ದಾರೆಯೋ ಆ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಬಳಸುವ ಸಂಖ್ಯೆಗೆ ‘ನಿಮ್ಮ ಉಲ್ಲೇಖ’ ವೆಂದೂ ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ. ಪತ್ರಾಂಕ ನಮೂದಿಸುವುದರಿಂದ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಆಯಾ ವಿಭಾಗಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಕಡತಗಳನ್ನು ಸಮರ್ಪಕವಾಗಿ ವರ್ಗೀಕರಿಸಲೂ ಆಯಾ ವಿಷಯಗಳ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಹುಡುಕಿ ತೆಗೆಯಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ. ಈಗಾಗಲೇ ಸ್ವೀಕರಿಸಿರುವ ಪತ್ರಗಳ ಯಾವ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದವು ಎಂಬುದರ ಲೆಕ್ಕಕ್ಕೂ ಇದು ತುಂಬ ಸಹಕಾರಿ.

೫. ದಿನಾಂಕ: ಪತ್ರದ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಮೇಲ್ಭಾಗದಿಂದ ಒಂದು ಸಾಲಿನಷ್ಟು ಜಾಗ ಬಿಟ್ಟು ದಿನಾಂಕ ಎಂಬ ಪದ ಅಚ್ಚಾಗಿರುತ್ತದೆ. ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಹಲವಾರು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಎಲ್ಲ ವಿಧಾನಗಳೂ ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿರುವುದನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ಇದನ್ನು ಪತ್ರಕರ್ತನ ಅಭ್ಯಾನುಸಾರ ಇಲ್ಲವೇ ಇಷ್ಟಾನುಸಾರ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ದಿನಾಂಕವನ್ನು ೧. ಪದರಹಿತ ಸಂಖ್ಯಾ ಬಳಕೆ ೨. ಪದಯುಕ್ತ ಸಂಖ್ಯಾ ಬಳಕೆ – ಎಂದು ಎರಡು ಬಗೆಯಾಗಿ ವರ್ಗೀಕರಿಸಬಹುದು.

೧. ಪದರಹಿತ ಸಂಖ್ಯಾ ಬಳಕೆ: (೧) ೪-೧೦-೧೯೮೭ ೨) ೪/೯/೧೯೮೭ ೩) ೪.೭.೧೯೮೭ ೪) ೧೪ x ೧೯೮೭ ೫) ೮.೯.೧೯೮೭

ಪದಯುಕ್ತ ಸಂಖ್ಯಾ ಬಳಕೆ: ೬) ಜುಲೈ ೮, ೧೯೮೭, ೭) ೮ ಜುಲೈ ೧೯೮೭ ೮) ೮ನೇ ಜುಲೈ ೧೯೮೭, ೯) ೧೯೮೭ನೇ ಇಸವಿ ಜುಲೈ ೮) ೧೦) ೮ ಜುಲೈ ೧೯೮೭ ೧೧) ೧೯೮೭ರ ಜುಲೈ ೮.

ಪದ ರಹಿತ ಸಂಖ್ಯಾಬಳಕೆಯ ತಾರೀಖುಗಳಲ್ಲಿ ತಿಂಗಳ ಹೆಸರು ತಕ್ಷಣ ಗೊತ್ತಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಬೆರಳೆಣಿಕೆ ಸರ್ಕಸ್ ಮಾಡಿ ತಿಂಗಳು ಯಾವುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಅರಿಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ೩) ನೇ ವಿಧಾನದಲ್ಲಿ ಚುಕ್ಕೆ ಬಳಸುವಾಗ ೨)ನೇ ವಿಧಾನದಲ್ಲಿ ಓರೆಗೆರೆ ಎಳೆಯುವಾಗ ಹೆಚ್ಚು ಕಡಿಮೆಯಾಗಿ ದಿನಾಂಕ ಅಸ್ಪಷ್ಟತೆ ಅಥವಾ ಅನನುಕೂಲಕ್ಕೆ ಎಡೆಗೊಡಬಹುದು. ಬರೆಯಲು ಜಾಗವಿಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಟಿಪ್ಪಣಿಸುವಾಗ ೨೮.೯/೧೯೮೭ ಎಂಬ ವಿಧಾನವನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವರು. ಕೆಲವರು ತಿಂಗಳ ಹೆಸರಿನ ಮೊದಲಕ್ಷರವನ್ನು ಬಳಸುವರು. ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ಜುಲೈ ೮, ೧೯೮೭ ಎಂಬುದು ಅಮೇರಿಕಾ ಪದ್ಧತಿ ಎಂದೂ ೮ನೇ ಜುಲೈ ೧೯೮೭ ಎಂಬುದು ಆಕ್ಸ್‌ಫರ್ಡ್ ಪದ್ಧತಿಯೆಂದೂ, ೮ನೇ ಜುಲೈ ೧೯೮೭ ಎಂಬುದು ಆಂಗ್ಲ ಪದ್ಧತಿಯೆಂದೂ ಹೇಳುವುದುಂಟು. ೪.೮.೧೯೮೭ ಎಂಬ ಚುಕ್ಕೆ ಬಳಸುವ ವಿಧಾನ ವಿದೇಶ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಅನನುಕೂಲವಾಗುವ ಸಂಭವವುಂಟು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಹೇಳುವುದಾದರೆ, ಅಮೇರಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಅಂಕಿ ತಿಂಗಳನ್ನೂ, ಎರಡನೆಯ ಅಂಕಿ ತಾರೀಖನ್ನೂ ಹೇಳುತ್ತದೆ. (ಜುಲೈ ೮, ೧೯೮೭) ಬ್ರಿಟನ್ನಿನಲ್ಲಿ ಮೊದಲು ದಿನ, ಆಮೇಲೆ ತಿಂಗಳನ್ನು ಓದುವುದರಿಂದ, ೮ ಜುಲೈ ೧೯೮೭ ಎಂದಾಗುತ್ತದೆ.

ಅಡ್ಡಗೆರೆ ಅಥವಾ ಓರೆಗೆರೆ ಇಲ್ಲವೇ ಚುಕ್ಕೆ ಮೂಲಕ ಬಳಸುವ ಪದರಹಿತ ಸಂಖ್ಯಾ ವಿಧಾನವೇ ನಮ್ಮಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚು ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿದೆ. ಬಹುಶಃ ಇದರಿಂದ ಸಮಯದ ಉಳಿತಾಯವಾಗಬಹುದು. ಮೊದಲು ದಿನಾಂಕ, ಆಮೇಲೆ ತಿಂಗಳ ಹೆಸರು ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ, ಅಥವಾ ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಅಂಕಿಯಲ್ಲಿ ಇಸವಿಯನ್ನು ಬರೆಯುವ ವಿಧಾನ ಉಳಿದವುಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕ್ಷೇಮಕರ ಎಂಬುದನ್ನು ಮಾತ್ರ ಹೇಳಲೇಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ತಾರೀಖು, ದಿನಾಂಕ ತೇದಿ ಎಂಬ ಪದಗಳನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ರೂಪದಲ್ಲಿ ತಾ|ದಿ|ತೇ| ಎಂದು ಬರೆಯುವುದೂ ಉಂಟು. ಈ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸದೆಯೇ ನೇರವಾಗಿ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಬರೆಯುವುದೂ ಉಂಟು. ಇಸವಿಯನ್ನು ೧೯೮೭-೧೯೮೮ ಎಂದು ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬರೆಯದೇ ೮೭-೮೮ ಎಂದು ಬರೆಯುವುದೂ ಉಂಟು. ಉದಾಃ ತಾ.೪-೧-೧೯೮೭, ದಿನಾಂಕ: ೪.೧೦.೧೯೮೭, ೪.೧೦.೧೯೮೭.

ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಇಂಗ್ಲೀಷ್ ಅಂಕಿಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಇದು ಹೆಚ್ಚು ಅನುಕೂಲಕರವೂ ಹೌದು. ಕನ್ನಡ ಅಂಕಿಗಳನ್ನು, ಕನ್ನಡ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲು ಅಡ್ಡಿಯಿಲ್ಲ; ಆದರೆ ಕನ್ನಡೇತರರಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಇಂಗ್ಲಿಷ್ ಅಂಕಿಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದೇ ಸೂಕ್ತ. ರೋಮನ್ ಅಂಕಿಗಳ ಬಳಕೆ ವೈವಿಧ್ಯಕ್ಕೆ ನಿದರ್ಶನವಾಗಬಹುದಾದರೂ ವ್ಯಾವಹಾರಿಕವಲ್ಲ. ವಿದ್ಯುಚ್ಛಕ್ತಿ ಮುಂತಾದ ಕೆಲವು ಇಲಾಖೆಗಳಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಬಳಸುವುದುಂಟು. ೧೪ x ೮೭ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸಾಧಾರಣವಾಗಿ ಪತ್ರದ ಬಲಗಡೆಯ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಧಾನನಾಮದ ಕೆಳಗೆ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ದಿನಾಂಕ ಮಾತ್ರ ಅಲ್ಲಿ ಬರೆದಿದ್ದರೆ ಕೆಲವು ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ದಿನಾಂಕ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ‘ಇಂದ’ ವಿಳಾಸ ಪ್ರಕಟಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಕೆಲವರು ಶಿರೋನಾಮೆಯ ತಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಹಾಕಿಸುತ್ತಾರೆ. ಎರಡೂ ವಿಧಗಳು ಸೂಕ್ತವೇ; ಆದರೆ ಕೆಲವರು ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ‘ಗೆ’ ವಿಳಾಸದ ಮೇಲೆ ಬರೆಯುವುದೂ ಉಂಟು. ಇದು ಉಚಿತವಾದುದಲ್ಲ- ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ. ಕೆಲವರು ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಕೆಳಗೆ ದಿನಾಂಕವನ್ನೂ ಸ್ಥಳವನ್ನೂ ಬರೆಯುವ ಪರಿಪಾಠವನ್ನಿಟ್ಟುಕೊಂಡಿದ್ದಾರೆ. ಶಿರೋನಾಮೆಯ ಕೆಳಗೆ ಸಂಸ್ಥೇಯ ವಿಳಾಸ ಪ್ರಕಟವಾಗಿದ್ದರೆ ಈ ಕ್ರಮಸೂಕ್ತವೆನಿಸುತ್ತದೆ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಧಾರ್ಮಿಕ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಆಯಾಧರ್ಮದವರ ಪಂಚಾಂಗದ ಪ್ರಕಾರ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ. ದಿನಾಂಕದ ನಮೂದಾದ ಮೇಲೆ ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು: ೫.೧೦.೧೯೮೭, ಆದರೆ ಈಚೆಗೆ ಕಚೇರಿ ಕನ್ನಡ ಬಳಕೆಯ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಬಳಸುವುದನ್ನು ಗುರುತಿಸಬಹುದು: ೫ ಅಕ್ಟೋಬರ್ ೧೯೮೭. ದಿನಾಂಕವನ್ನು ನಮೂದಿಸುವಾಗ ಏಕರೂಪದ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದಿಲ್ಲ. ಅವರವರ ಅಗತ್ಯ, ಅಭಿರುಚಿ, ಅಭ್ಯಾಸಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಬಳಸುತ್ತಾರೆ; ೫ನೇ ಅಕ್ಟೋಬರ್ ೧೯೮೭ ಎಂಬ ವಿಧಾನ ಹೆಚ್ಚು ಉಚಿತವಾಗಿದೆ ಎನಿಸುತ್ತದೆ.

೬. ಒಳವಿಳಾಸ: ಪತ್ರದ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಎಡ ಮೇಲ್ಬಾಗದಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವ ವಿಳಾಸವೇ ಒಳವಿಳಾಸ. ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲಿನ ವಿಳಾಸವೂ ಈ ವಿಳಾಸವೂ ಒಂದೇ ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ಇದು ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರ ವಿಳಾಸವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ದಿನಾಂಕಕ್ಕೆ ಸಮಾನಾಂತರವಾಗಿಯೂ ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಮೇಲೆ ಕ್ರಮಾಂಕ, ಜೊತೆ ಪತ್ರಗಳ ವಿವರಗಳಿದ್ದರೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಕೆಳಗೆ ಒಳವಿಳಾಸವನ್ನು ಬರೆಯುವರು. ಪತ್ರದೊಳಗೆ ಮೊದಲು ಒಳವಿಳಾಸ ಬರೆದು ಅನಂತರ ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲೆ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ ಅಥವಾ ಟೈಪಿಸುತ್ತಾರೆ. ಏಕೆಂದರೆ ಕೆಲವು ವೇಳೆ ಪತ್ರದೊಳಗೆ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರನ್ನು ಮಾತ್ರ ಬರೆಯುವುದುಂಟು. ಆದರೆ ಕವರಿನ ಮೇಲೆ ಹಾಗೆ ಬರೆಯದೆ ಪೂರ್ಣ ವಿಳಾಸವನ್ನೇ ಬರೆಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ವಾಣಿಜ್ಯೇತರ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಕೆಳಗಿನ ಮೂಲೆಯಲ್ಲಿ ‘ಗೆ’ ವಿಳಾಸ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ.

ಕೆಲವು ಮಾದರಿಗಳು:

೧) ಶ್ರೀರಾಮಯ್ಯ ಅವರಿಗೆ
ಪರೀಕ್ಷಕರು, ರೇಷ್ಮೆ ಇಲಾಖೆ

೨) ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು,
ಆನಂದ ಸೇವಾ ಕಂಪನಿ ಇವರಿಗೆ

೩) ಗೆ,
ಸರಸ್ವತೀ ದೇವಿ,
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕಿ, ಹಪ್ಪಳ ಸಂಸ್ಥೆ

ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಪದನಾಮಗಳನ್ನು ಬಳಸಿದರೆ ಸಾಕು, ವ್ಯಕ್ತಿನಾಮಗಳಿಗೆ ಬಳಸುವ ಪೂರ್ವೋತ್ತರ ಗೌರವ ಸೂಚಕ ಹಾಗು ಪದವಿ ಸೂಚಕ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.

ಉದಾ: ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು
ಆನಂದ್ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ

ಒಳವಿಳಾಸವನ್ನು ವೈವಿಧ್ಯಮಯ ಸಾಲು ವಿನ್ಯಾಸಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇದು ಆಯಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಅಭಿರುಚಿಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.

 ಒಳವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮೂರು ಅಥವಾ ನಾಲ್ಕು ಸಾಲುಗಳಿರುತ್ತವೆ. ಒಳವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಎಷ್ಟು ಸಾಲುಗಳಿರಬೇಕೆನ್ನುವುದಕ್ಕಿಂತ ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ಕನಿಷ್ಠಾಂಗಗಳಿರಲೇಬೇಕು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರು, ಮನೆ ಸಂಖ್ಯೆ, ಬೀದಿಯ ಹೆಸರು, ಪೇಟೆ/ನಗರ/ಹಲ್ಳಿ ಅನಂತರ ಪಟ್ಟಣ/ ಜಿಲ್ಲೆ/ ರಾಜ್ಯ, ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಅಂಚೆವಲಯ ಸಂಖ್ಯೆ. ಅಂತರ ರಾಜ್ಯ ಹಾಗೂ ಅಂತರ ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ  ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ರಾಜ್ಯ ಮತ್ತು ದೇಶಗಳ ಹೆಸರನ್ನು ನಮೂದಿಸಲೇಬೇಕು. ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರಿಗೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಆ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರಿನ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಹಾಗೂ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಮರ‍್ಯಾದೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುವ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ.

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪುರುಷರ ಹೆಸರಿನ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಶ್ರೀ, ಶ್ರೀಮಾನ್, ಶ್ರೀಯುತ, ಮ||ರಾ|| ಪೂಜ್ಯ, ಜನಾಬ್ ಮುಂತಾದ ಗೌರವ ಸೂಚಕ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವವರು. ಮಹಿಳೆಯರಿಗೆ ‘ಶ್ರೀಮತಿ’ ಎಂಬ ಪದವನ್ನು ಬಳಸುವರು. ಅವಿವಾಹಿತ ಕಿರಿಯರಿಗೆ ಚಿರಂಜೀವಿ/ಕುಮಾರಿ ಎಂಬ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವರು. ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸ್ಥಾನಮಾನ, ವೃತ್ತಿ, ವಿದ್ಯೆ, ಪ್ರಶಸ್ತಿ, ಪದವಿ, ಅಧಿಕಾರ ಮುಂತಾದವುಗಳಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಕೆಲವು ಪೂರ್ವೋತ್ತರ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವರು. ಉದಾಹರಣೆಗಳು: ಪಂಡಿತ ಎರೆಸೀಮೆ ಸೀನಪ್ಪ, ಪ್ರಾಧ್ಯಾಪಕ ಅ.ರಾ.ಅವಿನಾಶ ಇತ್ಯಾದಿ. ಮೇಲೆ ಹೇಳಿದ ಹೆಸರುಗಳ ಹಿಂದೆ ಶ್ರೀ, ಶ್ರೀಮಾನ್, ಶ್ರೀಮತಿ ಎಂಬ ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವಂತಿಲ್ಲ; ಪದವಿ ಸೂಚಕ ಪದಗಳನ್ನು ಹೆಸರಿನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಬಳಸುವರು.

ಉದಾಹರಣೆಗಳು:

೧) ಡಾ.ಎ.ಶಶಿಧರ, ಎಂ.ಎ.ಪಿಎಚ್.ಡಿ.
೨) ಶ್ರೀ ನಂಜಪ್ಪ, ಎಂ.ಎ.ಎಂ.ಇಡಿ.,
೩) ಡಾ.ರಹೀಂ, ಎಂ.ಬಿ.ಬಿ.ಎಸ್.
೪) ಸಾಹಿತ್ಯ ಭೂಷಣ ಚಕ್ರವರ್ತಿ ರಾಜಗೋಪಾಲಾಚಾರ್, ಎಂ.ಎ., ಬಿ.ಇಡಿ.,
೫) ಪ್ರೊ|| ಕೆ.ಸಿ.ರಾಮನ್, ಎಂ.ಕಾಂ, ಡಿ.ಎ., ಎ.ಎಸ್.ಸಿ.
೬) ಶ್ರೀ ನೀಲಕಂಠ, ಎಂ.ಎ

ಉದಾ: ೧,೩,೪,೫ ರಲ್ಲಿ ವೃತ್ತಿ, ವಿದ್ಯೆ ಪ್ರಶಸ್ತಿ ಪದವಿಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪೂರ್ವೋತ್ತರ ಪದವಿಗಳೆರಡೂ ಬಳಕೆಯಾಗಿರುವುದನ್ನು ಗಮನಿಸಬಹುದು.

ಒಳವಿಳಾಸವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು ವ್ಯಕ್ತಿನಾಮದಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾದರೆ ಶ್ರೀ ಪದವನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು. ಶ್ರೀ ಮಹಾಲಕ್ಷ್ಮಿ ಸ್ಟೋರ್ಸ್, ಶ್ರೀ ರಾಮಾನುಜ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ. ಆದರೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರಿನಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಿ ನಾಮವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಶ್ರೀ ಪದವನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.

ಉದಾ: ಆಚಾರ್ಯ ಪಾಠಾಶಾಲಾ ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆ: ಸರ್ಕಾರಿ ಕಲಾ ಕಾಲೇಜು.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪದನಾಮವನ್ನು ಬಳಸಿ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಾಗ ಶ್ರೀ/ಶ್ರೀಮತಿ ಪದವನ್ನು ಬಳಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ.

ಉದಾ:

೧) ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರು
ಆಚಾರ್ಯ ಪಾಠಶಾಲಾ ಕಲೆ ಮತ್ತು
ವಿಜ್ಞಾನ ಕಾಲೇಜು
ನರಸಿಂಹರಾಜ ಕಾಲೋನಿ,
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦ ೦೧೯

೨) ಅಧ್ಯಕ್ಷರು
ಜನಸೇವಾ ಸಂಘ (ರಿ)
ಚಾಮರಾಜಪೇಟೆ
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦ ೦೧೮

೩) ನವೋದಯ ಗ್ರಂಥ ಪ್ರಕಾಶನ
ತ್ಯಾಗರಾಜನಗರ
ಬೆಂಗಳೂರು.

ವ್ಯಕ್ತಿನಾಮ ಅಥವಾ ಪದನಾಮವಿಲ್ಲದೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರನ್ನೇ ಒಳವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.

ಉದಾ:
ಎ.ಪಿ.ಎಸ್.ವಾಣಿಜ್ಯ ಕಾಲೇಜು
ಎನ್.ಆರ್.ಕಾಲೋನಿ
ಬೆಂಗಳೂರು- ೫೬೦ ೦೧೯

ಆದರೆ ಇದನ್ನು ಹೀಗೆ ಬರೆಯಬೇಕು.

೧) ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು
ಎ.ಪಿ.ಎಸ್. ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆ

೨) ಗ್ರಂಥಾಲಯ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು
ಎ.ಪಿ.ಎಸ್.ಕಾಲೇಜು

ಪಾಲುದಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ಉದ್ದೇಶಿಸಿ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಾಗ ಒಬ್ಬ ಪಾಲುದಾರರನ್ನು ಸಂಬೋಧಿಸಿ ಒಳವಿಳಾಸವನ್ನು ಬರೆಯಬಹುದು.

ಉದಾ:
ಶ್ರೀ ಶಿವು
ಪಾಲುದಾರರು
ಟಿ.ಡಿ.ತಿಲಕ್ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ
ನಂದ ಟಾಕೀಸ್ ರಸ್ತೆ
೪ನೆಯ ಬ್ಲಾಕ್, ಜಯನಗರ
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦ ೦೧೧

ಒಳವಿಳಾಸವನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಪ್ರತಿಸಾಲಿನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಅಲ್ಪವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು, ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು. ಈಚೆಗೆ ವಿಳಾಸದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಯಾವ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಿಲ್ಲ; ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದರಿಂದ ಕೆಲವು ಗೊಂದಲಗಳು ತಪ್ಪುತ್ತವೆ.

ಉದಾ: ೪ ೧ನೆಯ ರಸ್ತೆ ೩ನೆಯ ಬ್ಲಾಕ್

ಇಲ್ಲಿ ೪ ೧ನೆಯ ಸಂಖ್ಯೆ ರಸ್ತೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ್ದೋ? ೪ ಎನ್ನುವುದು ಮನೆಸಂಖ್ಯೆಯೋ? ೧ ಎಂಬ ಸಂಖ್ಯೆ ರಸ್ತೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ್ದೋ? ಈ ಗೊಂದಲವನ್ನು ತಡೆಗಟ್ಟಲು ಇದನ್ನೇ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ ಹೀಗೆ ಬರೆಯಬೇಕು; ೪, ೧ನೆಯ ಅಡ್ಡರಸ್ತೆ, ೩ನೆ ಬ್ಲಾಕ್.

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಮನೆ ಸಂಖ್ಯೆ ಆದ ಮೇಲೆ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಕ್ಷೇಮ. ಅಂಚೆವಲಯ (ಪಿನ್ ಕೋಡ್) ಸಂಖ್ಯೆ ಬಳಸುವಾಗ ನಗರಕ್ಕೂ ಸಂಖ್ಯೆಗೂ ಮಧ್ಯೆ ಜಾಗ ಬಿಡುವುದು ಒಂದು ವಿಧವಾದರೆ, ಅಡ್ಡಗೆರೆ ಎಳೆಯುವುದು ಮತ್ತೊಂದು ವಿಧ.

ಉದಾ:
೧) ನಿರ್ದೇಶಕರು
ಕನ್ನಡ ಅಧ್ಯಯನ ಕೇಂದ್ರ
ಜ್ಞಾನಭಾರತಿ
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦೦೫೬

೨) ಅಧ್ಯಕ್ಷರು
ನವಚೇತನಾ ಲೇಖಕರ ಸಂಘ
೪೦, ಪತ್ರಕರ್ತರ ಕಾಲೋನಿ
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦೦೦೨

೩) ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ
ನವಜೀವನ ಸೇವಾಸಂಸ್ಥೆ
೪೮, ಡಿ.ಬಿ.ಎಚ್ ರಸ್ತೆ
ಗಾಂಧಿನಗರ, ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦ ೦೦೩

ಗಮನ ಸೆಳೆಯುವ ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳು: ಭಾರಿ ಉದ್ಯಮ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯಾಪಕ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳಿರುತ್ತವೆ. ಅಂಥ ಕಡೆ ದೊಡ್ಡ ಕಚೇರಿಗೂ ಹೆಚ್ಚು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವರ್ಗದವರೂ ಉಪವಿಭಾಗವೂ ಇರುತ್ತವೆ. ಇಂಥ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರ ಶೀಘ್ರಗತಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಗಲು ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಉಪವಿಭಾಗವನ್ನು ಅಥವಾ ಉಪವಿಭಾಗದ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ಹೆಸರನ್ನು ಒಳವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವುದುಂಟು. ಇದನ್ನು ಗಮನ ಸೆಳೆಯುವ ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆ ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ.

ಉದಾ: ೧)
‘ಶ್ರೀ ಸುಗಂಧಪ್ಪನವರ ಗಮನಕ್ಕೆ’
ಸುಗಂಧ ದ್ರವ್ಯ ತಯಾರಿಕಾ ಸಂಸ್ಥೇ
ತಿಲಕ್‌ನಗರ
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦೦೧೧

೨) ಅವರಿಗೆ,
ನಿರ್ಮಲ ವಸ್ತ್ರ ತಯಾರಿಕಾ ಸಂಸ್ಥೇ
ನೀಲಾವತಿನಗರ
ಬೆಂಗಳೂರು-೫೬೦೦೦೩

‘ಮಾರಾಟ ವಿಭಾಗ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರ ಗಮನಕ್ಕೆ’

ಆಡಳಿತ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ‘ಇಂದ’ ‘ಗೆ’ ವಿಳಾಸಗಳಿರುತ್ತವೆ. ‘ಇಂದ’ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಒಳವಿಳಾಸದ ಮೇಲೂ ಕೆಲವು ವೇಳೆ ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಕೆಳಗೆ ಬರೆಯುವರು. ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲೆ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಇಂದ ವಿಳಾಸವೂ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ‘ಗೆ’ ವಿಳಾಸವೂ ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ.