‘ಇಂದ’
ಶ್ರೀ ಚಿನ್ನರಾಮಯ್ಯ
ಮಾರಾಟ ಪ್ರತಿನಿಧಿ
ಬಂಗಾರಿ ಪೆನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆ
ಚಾಮರಾಜನಗರ

 

‘ಗೆ’
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು
ಲೇಖನ ಸಾಮಾಗ್ರಿ ಮಾರಾಟ ಮಳಿಗೆ
ಜಯಚಾಮರಾಜೇಂದ್ರ ರಸ್ತೆ
ಬೆಂಗಳೂರು.

ಪತ್ರವನ್ನು ಒಬ್ಬರ ಮೂಲಕ ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಯ ಮೂಲಕ ಬರೆಯುವಾಗ ‘ಮೂಲಕ’ ಎಂದು ಬರೆದು ಸಂಬಂಧಿಸಿದವರ ಪದನಾಮ, ಇಲಾಖೆಯನ್ನು ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ.

೭. ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆ: ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವ ಮೊದಲು ಒಳವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹೆಸರಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ, ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ, ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಎಂಬ ಮುಂತಾದ ಪದನಾಮಗಳಿದ್ದರೆ ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನಾ ಪದವನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು. ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಪರಸ್ಪರ ಭೇಟಿಯಾದಾಗ ಮೊದಲು ಗೌರವ ಸಲ್ಲಿಸುವ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆಯ ಮೊದಲು ಬಳಸುವ ಗೌರವ ಸೂಚಕ ಪದವನ್ನು ‘ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆ’ ಎನ್ನುವರು. ಇಲ್ಲಿ ಆತ್ಮೀಯತೆಯ ಸ್ಪರ್ಶವನ್ನು ಪಡೆಯಬಹುದು. ಇದು ಪತ್ರ ಸ್ವೀಕಾರಿಗಳಿಗೆ ಪತ್ರಕರ್ತರು ಸಲ್ಲಿಸುವ ಗೌರವದ ಸಂಕೇತ. ಸಭ್ಯತೆಯ ಪ್ರತೀಕ. ಸಾಂಸ್ಕೃತಿಕ ಪರಂಪರೆಯ ಜೀವನಾಡಿ. ಮಾನ್ಯರೆ, ಸನ್ಮಾನ್ಯರೆ, ಆತ್ಮೀಯರೆ, ಮಹಾಶಯರೆ, ಮಹನೀಯರೆ, ಸಭ್ಯರೆ, ಪ್ರಿಯರೆ, ಪ್ರಿಯಬಂಧುಗಳೆ, ಪ್ರಿಯ ಗ್ರಾಹಕರೆ, ಪೂಜ್ಯರೆ, ಸ್ವಾಮಿ ಎಂಬ ಮುಂತಾದ ಪದಗಳನ್ನು ಸಮಯೋಚಿತವಾಗಿ ಬಳಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ. ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಒಳವಿಳಾಸದ ಕೆಳಗಿರುತ್ತದೆ. ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಅಲ್ಪವಿರಾಮವನ್ನೂ ವಿವರಣೆ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಬಳಸುವರು.

ಉದಾ:
೧) ಮಾನ್ಯರೆ (ಕನ್ನಡ ಪದ್ಧತಿ)
೨) ಸರ್ (ಅಮೆರಿಕನ್ ಪದ್ಧತಿ)

೮. ವಿಷಯ ಸೂಚಿ: ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆಯ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆಯ ನಂತರ ‘ವಿಷಯ’, ‘ಉಲ್ಲೇಖ’ ಎಂಬ ಎರಡು ಮಾಹಿತಿಗಳಿರುತ್ತವೆ. ಇದನ್ನು ‘ವಿಷಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆ’ ಎಂದು ಕರೆಯಬಹುದು. ಇದು ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆಗೆ ಶಿರೋನಾಮೆ ಇದ್ದಂತೆ, ಪತ್ರದ ವಿಷಯವೇನೆಂಬುದನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಮೊದಲು ನಿರೂಪಿಸಿ ಅನಂತರ ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ನಮೂದಿಸುವ ಪದ್ಧತಿ ಇದೆ. ಕೆಲವರು ಉಲ್ಲೇಖವನ್ನು ಮೊದಲು ಕೊಟ್ಟು ವಿಷಯ ಸೂಚಿಯನ್ನು ಆಮೇಲೆ ಕೊಡುವುದುಂಟು; ಇವೆರಡೂ ಒಟ್ಟಿಗೆ ಬರುತ್ತವೆ. ಉಲ್ಲೇಖದಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ, ದಿನಾಂಕ ಮುಂತಾದ ವಿವರಗಳಿರುತ್ತವೆ.

ಉದಾ:
೧) ವಿಷಯ ಸೂಚಿ: ‘ಪ್ರತಿ ವರ್ಷ ವಿದ್ಯೋದಯ ಶಾಲೆಗೆ ಲೇಖನ ಸಾಮಗ್ರಿ ಸರಬರಾಜು ಮಾಡುವ ಬಗ್ಗೆ’
ಉಲ್ಲೇಖ: ವಿ.ಪ೪೮/ಲೇಸಾ ೩೮/೮೭-೮೮. ದಿನಾಂಕ: ೨೭-೮-೧೯೮೭.

೨) ವಿಷಯ ಸೂಚಿ: ‘ಪ್ರತಿ ತಿಂಗಳ ಔಷಧಿ ಸರಬರಾಜನ್ನು ಕುರಿತು’
ಉಲ್ಲೇಖ: ತಾವು ಬರೆದ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರ ಸಂ. ಔಸ: ೧೩/೮೮-೮೯, ದಿನಾಂಕ: ೧೦-೧೨-೧೯೮೭.

ವಿಷಯ ಉಲ್ಲೇಖಗಳೆರಡನ್ನೂ ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆಯ ಪ್ರಾರಂಭದ ವಾಕ್ಯ ವೃಂದದಲ್ಲಿಯೆ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವ ನಿದರ್ಶನಗಳೂ ಇವೆ. ಅಂಥ ಸಂದರ್ಭಗಳಿದ್ದಾಗ ವಿಷಯ ಮತ್ತು ಉಲ್ಲೇಖಗಳನ್ನು ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆಯ ಕೆಳಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವುದಿಲ್ಲ.

ಉದಾ:

‘ಪ್ರತಿ ತಿಂಗಳು ಔಷಧಿ ಸರಬರಾಜನ್ನು ಕುರಿತು ತಾವು ಬರೆದ ವಿಷ: ಔಸ: ೧೪/೮೭-೮೮ ದಿನಾಂಕ: ೫-೮-೧೯೮೭ ರ ಪತ್ರ ತಲುಪಿತು. ನಮ್ಮ ಮೇಲೆ ವಿಶ್ವಾಸವಿಟ್ಟು ಪತ್ರ ಬರೆದದ್ದಕ್ಕೆ ವಂದನೆಗಳು”

ಉದಾ:

೧) ವಿಷಯ: ‘ಹೊಸ ತಯಾರಿಕೆಗಳ ಮಾರಾಟದ ಬಗ್ಗೆ’
ಮಾದರಿ: ೧) ಉಲ್ಲೇಖ: ವಿಮಾಕರಾರು ಪತ್ರ ಸಂ: ಡಿ ೭೭೮೮೦೯೨.
ಮಾದರಿ: ೨) ಉಲ್ಲೇಖ: ಆದೇಶಪತ್ರ ಸಂಖ್ಯೆ ೩೫೭, ದಿನಾಂಕ: ೫-೧೧-೧೯೮೭

೯. ಒಕ್ಕಣೆ: ಪತ್ರದ ಬಹುಮುಖ್ಯವಾದ ಭಾಗವೇ ‘ಒಕ್ಕಣೆ’ ಇದನ್ನು ಪತ್ರದ ವಿಷಯ, ಪತ್ರದ ಒಡಲು ಎಂದೂ ಕರೆಯುವರು. ಪತ್ರ ಬರೆದದ್ದರ ಕಾರಣವೇನು ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಇಲ್ಲಿ ವಿವರವಾದ ಉತ್ತರ ಸಿಗುತ್ತದೆ. ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆಯನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗ, ನಡುಭಾಗ, ಮುಕ್ತಾಯ ಭಾಗ ಎಂದು ಮೂರು ಭಾಗ ಮಾಡಬಹುದು.

ಒಕ್ಕಣೆಯ ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗ: ವ್ಯವಹಾರ ಹೊಸದಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತಿದ್ದರೆ ಮೊದಲು ಪರಿಚಯವಿರುತ್ತದೆ. ಮುಂದುವರಿದ ವ್ಯವಹಾರವಾಗಿದ್ದರೆ ಹಿಂದಿನ ಪತ್ರದ ಪ್ರಸ್ತಾಪ ಪತ್ರದ ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗದಲ್ಲಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರಾರಂಭ ವಾಕ್ಯವನ್ನು ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆಯ ತುದಿಯ ಕೆಳಭಾಗದಿಂದ, ಎಡಗಡೆ ಅಂಚಿನಿಂದ ಸುಮಾರು ಒಂದಗಲದಷ್ಟು ಜಾಗಬಿಟ್ಟು ಬರೆಯಬೇಕು. ಪ್ರತಿ ವಾಕ್ಯವೃಂದದ ಪ್ರಾರಂಭ ವಾಕ್ಯವೂ ಈ ವಾಕ್ಯದ ನೇರಕ್ಕೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಬೇಕು. ಉಳಿದ ಸಾಲುಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಂಚಿನಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವಂತಿರಬೇಕು. ಪತ್ರದ ವಿಷಯವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವಾಗ ಸೂಕ್ತ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ವಿಷಯವನ್ನು ವಾಕ್ಯವೃಂದಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ಆತ್ಮೀಯ ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿ ಚಿಕ್ಕ ಚೊಕ್ಕ ವಾಕ್ಯಗಳಿಂದ ಪತ್ರವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬೇಕು. ಪತ್ರದ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿಯೇ ಸುದೀರ್ಘವಾಕ್ಯದ ಬಳಕೆ ಉಚಿತವಲ್ಲ. ವಿಷಾದ, ತಿರಸ್ಕಾರ, ಕ್ರೋಧ, ಆವೇಶ, ಬೇಸರ ಮೊದಲಾದ ಭಾವನೆಗಳನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುವ ವಾಕ್ಯಗಳಿಂದ ಪತ್ರವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭ ಮಾಡಬಾರದು. ವಿಷಯಾನುಸಾರ ವಿನಯಪೂರ್ವಕ ನಿರೂಪಣೆ ಮಾಡಬೇಕಾದದ್ದು ಸೌಜನ್ಯದ ಲಕ್ಷಣವಾಗುತ್ತದೆ.

ಉದಾ: ‘ನಿಮ್ಮ ಕಾಗದ ಬಂದಿದೆ. ನಮ್ಮ ಉತ್ತರ ಹೀಗಿದೆ: ೨೦.೮.೮೭ರ ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಇದು ಉತ್ತರ; ನಾವು ಕೇಳಿದ್ದಕ್ಕೆ ಪ್ರತಿಯಾಗಿ ನಾವು ತಿಳಿಸುವುದೇನೆಂದರೆ; ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರ ತಡವಾಗಿ ಬಂದಿದೆ. ನಾವು ತಡವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸುತ್ತೇವೆ’… ಇತ್ಯಾದಿಯಾಗಿ ಬರೆಯಬಾರದು. ಆದರೆ ಈ ವಿಷಯವನ್ನು ಹೀಗೆ ಬರೆಯಬಹುದಲ್ಲವೇ? ಉದಾ: ‘ನಮ್ಮ ಮೇಲೆ ವಿಶ್ವಾಸವಿಟ್ಟು ನೀವು ಉತ್ತರಿಸಿದ ದಿನಾಂಕ ೨ನೇಯ ಅಕ್ಟೋಬರ್ ೧೯೮೭ರ ಪತ್ರ ತಲುಪಿತು. ವಂದನೆಗಳು. ನೀವು ಆಪೇಕ್ಷಿಸಿದ ಬೇಡಿಕೆಯನ್ನು ಸಂತೋಷದಿಂದ ಅಂಗೀಕರಿಸಿದ್ದೇವೆ. ‘ಗ್ರಾಹಕನ ಮನಸ್ಸನ್ನು ಹಿಡಿದು ನಿಲ್ಲಿಸುವಂಥ ಮುಂದೆ ಓದಲು ಪ್ರಚೋದನೆಯುಂಟು ಮಾಡುವಂಥ ಸೂತ್ರ ಪ್ರಾಯವಾದ ವಾಕ್ಯಗಳಿರಬೇಕು ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗದಲ್ಲಿ.

ಒಕ್ಕಣೆಯ ಮಧ್ಯಭಾಗ: ಇಲ್ಲಿ ವಿಷಯವನ್ನು ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಪ್ರತಿಪಾದಿಸಬೇಕು. ಅಗತ್ಯಾಂಶಗಳು ಬಿಟ್ಟು ಹೋಗದಂತೆ ಎಚ್ಚರವಹಿಸಬೇಕು. ಸೂಕ್ತ ಪದ ಬಳಕೆಯಿಂದ ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸಬೇಕು. ಗ್ರಾಹಕನ ವಿಚಾರಣೆಗೆ ತಕ್ಕ ಉತ್ತರವಿರಬೇಕು; ವಿಷಯದ ಪುನರುಕ್ತಿಯಿರಬಾರದು; ಉದ್ದುದ್ದ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಾರದು. ಒಂದೊಂದು ವಾಕ್ಯವೃಂದದಲ್ಲಿ ಒಂದೊಂದು ವಿಚಾರವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಬೇಕು. ಒಂದೇ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಿದರೆ ಪತ್ರ ಸುದೀರ್ಘವೂ ಆಗುತ್ತದೆ; ಜೊತೆಗೆ ಅದನ್ನು ಯಾವ ಕಡತದಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಬೇಕು ಎಂಬ ಸಮಸ್ಯೆಯೂ ಒದಗುತ್ತದೆ. ವಿಚಾರಣೆ, ಆದೇಶ, ವಸೂಲು ಮುಂತಾದ ವಿವರಗಳೆಲ್ಲವೂ ಒಂದೇ ಪತ್ರದಲ್ಲಿದ್ದರೆ ಯಾರು ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು? ಈ ಪತ್ರವನ್ನು ಯಾವ ಫೈಲಿನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಬೇಕು ಎಂಬ ಸಮಸ್ಯೆ ಬರುವುದು ಸಹಜ. ಆದ್ದರಿಂದ ಒಂದು ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಒಂದು ಪತ್ರ ಬರೆದರೆ ಒಳ್ಳೆಯದು. ಅನೇಕ ವಿಷಯಗಳಿದ್ದರೆ ಒಂದೊಂದು ವಿಷಯವನ್ನು ಒಂದೊಂದು ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಬರೆದು ಆ ಎಲ್ಲ ಪತ್ರಗಳನ್ನೂ ಬೇಕಾದರೆ ಒಂದೇ ಲಕೋಟೆಯಲ್ಲಿ ಕಳಿಸಬಹುದು. ವಿಷಯ ಅನೇಕ ಪುಟಗಳಲ್ಲಿ ಮುಂದುವರಿದಾಗ ಪುಟ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಮೂದಿಸಬೇಕು. ವಿಷಯ ಮುಂದಿನ ಪುಟದಲ್ಲಿ ಮುಂದುವರಿದಾಗ ಪು.ತಿ.ನೋ. ಎಂದು ಬರೆದು ಹಿಂದಿನ ಪುಟದ ಕೊನೆಯ ಪದವನ್ನು ಮುಂದಿನ ಪುಟದಲ್ಲಿ ಪ್ರಾರಂಭದ ಪದವನ್ನಾಗಿ ಮತ್ತೆ ಬರೆಯುವುದೂ ಉಂಟು. ಇದು ಅಪೇಕ್ಷಣಿಯ ವಿಧಾನವಲ್ಲ.

ಒಕ್ಕಣೆಯ ಅಂತ್ಯ ಭಾಗ: ಇದು ಕೇವಲ ಯಾಂತ್ರಿಕ ಮುಕ್ತಾಯವಲ್ಲ. ಒಕ್ಕಣೆಯ ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗದಷ್ಟೇ ಮಹತ್ವ ಪೂರ್ಣವಾದದ್ದು ಒಕ್ಕಣೆಯ ಅಂತ್ಯಭಾಗ. ಗ್ರಾಹಕನನ್ನು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಸೆಳೆಯುವಂಥ ಭರವಸೆ ಮೂಡಿಸುವಂಥ ಮುಕ್ತಾಯ ಅದಾಗಿರಬೇಕು. ಉದಾ: ‘ಇನ್ನು ಮುಂದೆಯೂ ಈ ರೀತಿ ಪ್ರೋತ್ಸಾಹಿಸುವಿರಿ ಎಂದು ನಂಬಿದ್ದೇವೆ. ನಿಮ್ಮ ಸಹಕಾರ ಸದಾ ನಮಗಿರಲಿ, ಸದಾ ನಿಮ್ಮ ಬೇಡಿಕೆಯನ್ನು ಮೊದಲ ಪ್ರಾಶಸ್ತ್ಯ ನೀಡಿ ಪೂರೈಸುತ್ತೇವೆ’, ‘ನಿಮ್ಮ ಅನುಕೂಲಕ್ಕಾಗಿ ಆದೇಶ ಪತ್ರ ಇಟ್ಟಿದ್ದೇವೆ. ನಮ್ಮ ಮಾರಾಟ ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಶೀಘ್ರದಲ್ಲಿಯೇ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಭೇಟಿ ಮಾಡುವರು, ಇನ್ನೂ ಹೆಚ್ಚಿನ ಮಾಹಿತಿ ನೀಡಲು ನಾವು ಸಿದ್ಧರಿದ್ದೇವೆ’ ಎಂಬ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ವಾಕ್ಯರಚನೆಯಿರಬೇಕು. ಕೆಲವರು, ಕೆಲವು ವಾಕ್ಯಗಳ ಕಡೆ ಗಮನ ಸೆಳೆಯಲು ಬಣ್ಣದ ಶಾಯಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಳಗೆರೆ ಎಳೆಯುವರು. ಪದೇ ಪದೇ ಹೀಗೆ ಗೆರೆ ಎಳೆದರೆ ಪತ್ರದ ಅಂದ ಕೆಡುತ್ತದೆ.

೧೦. ಔಪಚಾರಿಕ ಮುಕ್ತಾಯ: ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆಯಂತೆ ಔಪಚಾರಿಕ ಮುಕ್ತಾಯ ಸೌಜನ್ಯದ ಪ್ರತೀಕವಾಗಿದೆ. ಅಧಿಕಾರಯುತ ಆದೇಶ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಕಾಣಲಾರೆವು. ವ್ಯಕ್ತಿಮಟ್ಟದ ಆಡಳಿತ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಇದನ್ನು ಬಳಸುವರು. ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆಗೂ  ಔಪಚಾರಿಕ ಸಮಾಪ್ತಿಗೂ ನಿಕಟವಾದ ಸಂಬಂಧವಿದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ತಮ್ಮ ವಿಧೇಯ, ಇಂತಿ ನಮಸ್ಕಾರಗಳು, ವಂದನೆಗಳೊಡನೆ, ನಿಮ್ಮ ನಂಬುಗೆಯ, ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ, ನಿಮ್ಮ ಹಿತೈಷಿ, ತಮ್ಮ ಶ್ರೇಯೋಭಿಲಾಷಿ,ತಮ್ಮ ಸೇವಾಕಾಂಕ್ಷಿ ಎಂಬ ಮುಂತಾದ ಪ್ರಯೋಗಗಳಿವೆ. ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ವಿಧೇಯ, ನಂಬುಗೆಯ, ವಿಶ್ವಾಸಿ ಎಂಬ ಪದಗಳನ್ನು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಗೌರವಪೂರ್ವಕ ಮುಕ್ತಾಯದ ನುಡಿಯನ್ನೂ ಪತ್ರಕರ್ತನ ಸಹಿಯನ್ನೂ ಪತ್ರದ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬಲಗಡೆ ಬರೆಯುವರು. ಇತ್ತೀಚೆಗೆ ಕೆಲವರು ಪತ್ರದ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಎಡಗಡೆ ಬರೆಯುತ್ತಿರುವುದೂ ಉಂಟು; ಆದರೆ ಬಲಭಾಗದ ಕೆಳಗಡೆ ಬರೆಯುವುದೇ ಹೆಚ್ಚು ರೂಢಿಯಲ್ಲಿದೆ ಮತ್ತು ಅದು ಸೂಕ್ತವೂ ಹೌದು.

ಉದಾ:
೧) ಇತಿ ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ,
ಸಲೀಸಪ್ಪ

೨) ಇತಿ ನಿಮ್ಮ ನಂಬುಗೆಯ,
ಸೋಮಣ್ಣ.

೧೧. ಸಹಿ : ಗೌರವ ಪೂರ್ವಕ ಮುಕ್ತಾಯದ ನುಡಿಯ ಕೆಳಗೆ ಪತ್ರಕರ್ತರ ಸಹಿ ಮತ್ತು ಪದನಾಮಗಳಿರುತ್ತವೆ. ಸಹಿ ಅಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದ್ದರೆ ಆವರಣ ಚಿಹ್ನೆಯೊಲಗೆ ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಬರೆಯಬೇಕು.

ಉದಾ: (ಎನ್.ಕೃಷ್ಣಮೂರ್ತಿ)

ಪತ್ರಕರ್ತರ ಸಹಿ ಅರ್ಥವಾಗದ ಕಾರಣ, ಪೂರ್ಣ ಹೆಸರನ್ನು ಟೈಪಿಸುತ್ತಾರೆ ಇಲ್ಲವೇ ಅಚ್ಚಿಸುತ್ತಾರೆ, ಸಹಿ ಮಾತ್ರ ಸ್ವಹಸ್ತಾಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿಯೇ ಇರಬೇಕು, ವ್ಯಕ್ತಿ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಸಹಿಯೊಂದಿದ್ದರೆ ಸಾಕು. ಆದರೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಪಾಲುದಾರರು ಪತ್ರ ಬರೆದಾಗ ಆವರಣ ಚಿಹ್ನೆಯೊಳಗೆ ಪಾಲುದಾರ ಎಂಬುದನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರನ್ನು ಬರೆಯಬೇಕು.

ಉದಾ:
ಸಾಲಪ್ಪ
(ಪಾಲುದಾರ)
ತಿಲಕ್ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿ

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅಧಿಕಾರವರ್ಗದವರು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಹಿ ಹಾಕಿದ್ದರೆ ಅವರ ಹುದ್ದೆಯ ಹೆಸರು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರುಗಳೆರಡೂ ನಮೂದಿತವಾಗಿರಬೇಕು.

ಉದಾ:
ಗೋಪಾಲಯ್ಯ
(ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ)
ರಾಮನಾರಾಯಣ ರೇಷ್ಮೆ ಬಿತ್ತನೆ ಕೋಠಿ
ಬಿಡದಿ.

ಪ್ರತಿ ಸಾಲಿನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಅಲ್ಪ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣ ವಿರಾಮ ಚಿಹ್ನೆಯನ್ನೂ ಬಳಸಬೇಕು. ಇತ್ತೀಚೆಗೆ ಹೀಗೆ ಬಳಸುತ್ತಿಲ್ಲ. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ, ನೀವು, ನಿಮ್ಮಿಂದ ಎಂಬ ಸರ್ವನಾಮಗಳ ಬಳಕೆ ಇದ್ದರೆ, ಗೌರವ ಪೂರ್ವ ಮುಕ್ತಾಯದಲ್ಲಿಯೂ ನಿಮ್ಮ ಎಂಬ ಪದವನ್ನೇ ಬಳಸಬೇಕು.

ಉದಾ:
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ
ರಾಮಣ್ಣ
ಪ್ರಧಾನ ನಿರ್ವಾಹಕ
ಗುರುಬಸಪ್ಪ ಆಯಿಲ್ ಕಂಪನಿ (ಪ್ರೈ) ಲಿಮಿಟೆಡ್

ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ, ತಾವು, ತಮ್ಮಿಂದ ಎಂಬ ಸರ್ವನಾಮಗಳ ಬಳಕೆಯಿದ್ದರೆ ಗೌರವ ಪೂರ್ವಕ ಮುಕ್ತಾಯದಲ್ಲಿಯೂ ‘ತಮ್ಮ’ ಎಂಬ ಪದವನ್ನೇ ಬಳಸಬೇಕು.

ಉದಾ:
ತಮ್ಮ ಸೇವಾಕಾಂಕ್ಷಿಗಳು
ಪೀತಾಂಬರಯ್ಯ
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ
ವಿಕ್ರಮ ಶಾಖೆ, ಕೊಳ್ಳೆಗಾಲ ರೇಷ್ಮೆ ಸಂಸ್ಥೆ.

೧೨. ಪದನಾಮ: ಪತ್ರಕರ್ತರು ಸಹಿ ಮಾಡಿದ ಮೇಲೆ ಅವರ ಪದನಾಮದಿಂದ ಕೂಡಿದ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿಳಾಸವಿರುವ ಮೊಹರನ್ನು ಒತ್ತುತ್ತಾರೆ.

ಉದಾ:
ತಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸಿ,
ನಿರಂಜನ
ನಿರ್ದೇಶಕರು
ಶಿಕ್ಷಣ ಮಂಡಲಿ
ಬೆಂಗಳೂರು.

ಕೆಲವರು ಅರ್ಥವಾಗದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಹಿ ಮಾಡುವುದುಂಟು. ಉನ್ನತ ಹುದ್ದೆಗಳಲ್ಲಿರುವವರು, ಅತಿಜವಾಬ್ದಾರಿ ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿರುವವರು ತಮ್ಮ ಸಹಿಯನ್ನು ಇತರರು ಸುಲಭವಾಗಿ ಅನುಕರಣ ಮಾಡದಿರಲಿ ಎಂಬುದು ಅದರ ಹಿಂದೆ ಇರುವ ಉದ್ದೇಶ.

ನೂರಾರು, ಸಾವಿರಾರು ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕಾದಾಗ, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಹಿಮುದ್ರೆಯನ್ನು (ಫ್ಯಾಕ್‌ಸಿಲ್) ಒತ್ತುತ್ತಾರೆ.

ಉದಾ: ಅಂಕಪಟ್ಟಿಗಳಿಗೆ ಪರೀಕ್ಷಾ ನಿಯಂತ್ರಣಾಧಿಕಾರಿಗಳ ಸಹಿಮುದ್ರೆ, ಪರೀಕ್ಷಾ ಪ್ರವೇಶಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಆಯಾ ಕಾಲೇಜುಗಳ ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರ ಸಹಿಮುದ್ರೆಗಳ ಬಳಕೆಯಾಗುವುದನ್ನು ಗಮನಿಸಬಹುದು. ವಾಣಿಜ್ಯ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಸ್ವತಃ ರುಜು ಮಾಡುವುದು ಕ್ಷೇಮಕರ, ಇದರಿಂದ ಪತ್ರ ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರಿಗೆ ಆತ್ಮೀಯತೆಯ ಅರಿವಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿ ತಾತ್ಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಅಧಿಕಾರದಲ್ಲಿರುವವರು ‘ಪರವಾಗಿ’ ಎಂಬ ಪದವನ್ನು ಬಳಸಿ ಸಹಿ ಹಾಕುತ್ತಾರೆ. ಆಗ ಬೇರೊಬ್ಬ ಖಾಯಂ ವ್ಯಕ್ತಿ ಇದ್ದಾರೆ ಎಂಬುದು ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ. ಆಯಾ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ರಜೆಯಲ್ಲಿದ್ದರೆ, ಸ್ಥಾನ ಖಾಲಿಯಿದ್ದರೆ, ತಾತ್ಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಬದಲಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡಿದ್ದರೆ, ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಹಿ ಹಾಕುವಾಗ ‘ಪರವಾಗಿ’ ಎಂದು ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ.

ಉದಾ:
ನಿಮ್ಮ ವಿಶ್ವಾಸದ,
ಚರಕ ಆಯುರ್ವೇದ ಜಾಲಪ್ಪನವರ ಪರವಾಗಿ,
ನಾಗಾಶಾಸ್ತ್ರಿ
ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ,
ಲವಕುಶ ಊದುಬತ್ತಿ ಸಂಸ್ಥೆ
ಚನ್ನಪಟ್ಟಣ.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಉನ್ನತ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಪರವಾಗಿ ಕಳಿಸುವಾಗ ‘ಅಪ್ಪಣೆ ಮೇರೆಗೆ’ ಆದೇಶಾನುಸಾರ ‘ಆದೇಶದಂತೆ’ ಎಂಬ ಮಾತುಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ.

೧೩. ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳು: ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯಾವಹಾರಿಕ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ಎಡಗಡೆ ಪತ್ರ ಟೈಪಿಸಿದವರ ಹಾಗು ಪತ್ರಕರ್ತರ ಹೆಸರಿನ ಆದಿಯ ಅಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಲಿಖಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಅಥವಾ ಟೈಪಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಇದನ್ನು ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳು (ಆದಿಯ ಅಕ್ಷರಗಳು) ಎನ್ನುವರು. ಕಚೇರಿಯವರಿಗೆ ಅವು ಯಾರ ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳು ಎಂಬುದು ತಕ್ಷಣ ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದರಿಂದ ಮೂರರವರೆಗೆ ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳಿರುತ್ತವೆ.

ಉದಾ:
ನೀ. (ನೀಲಮ್ಮ)
ರಾಗೌ. (ರಾಮೇಗೌಡ)
ರಾನಾಅ. (ರಾಜನಾರಾಯಣ ಅಯ್ಯಂಗಾರ್)

ಟೈಪಿಗರ ಮತ್ತು ಪತ್ರ ರಚಕರಿಬ್ಬರ ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದರಿಂದ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ತಪ್ಪಾಗಿದ್ದರೆ ಬರೆದವರು/ಬರೆಸಿದವರು ತಪ್ಪು ಮಾಡಿದ್ದಾರೆಯೋ? ಇಲ್ಲ ಟೈಪಿಗರು ತಪ್ಪು ಮಾಡಿದ್ದಾರೆಯೋ ಎಂಬುದನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಪತ್ತೆ ಹಚ್ಚಬಹುದು. ಟೈಪಿಗ ತಪ್ಪು ಮಾಡಿದರೆ ಎಚ್ಚರಿಸಬಹುದು. ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಎದುರಾಗುವ ತಕರಾರುಗಳಿಗೆ ಆದ್ಯಕ್ಷರುಗಳು ಪರಿಹಾರವನ್ನೊದಗಿಸುತ್ತವೆ.

ಉದಾ:
೧) ಎಸ್‌ಜೆ/ಪಿಟಿ.ಎಸ್.ಜವರಯ್ಯ ಟೈಪಿಗ, ಪಿ.ತಾಂಬೂಲಪ್ಪ ಪತ್ರರಚಕ
೨) ಕೆ/ಸೀ.ಕಸ್ತೂರಿ ಟೈಪಿಗಳು. ಸೀತಮ್ಮ ಪತ್ರಕರ್ತೆ

ಪ್ರತಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿಯೂ ಹತ್ತಾರು ಟೈಪಿಗರು ಇರುವಲ್ಲಿ ತಪ್ಪು ಯಾರು ಮಾಡಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ತಿಳಿಯಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಆದ್ದರಿಂದ ಟೈಪಿಗರ ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳನ್ನು ತಪ್ಪದೆ ನಮೂದಿಸಬೇಕು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹಣಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಅಂಕಿ-ಸಂಖ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ದೊಡ್ಡ ದೋಷಗಳೇ ಸಂಭವಿಸಬಹುದು.

ಉದಾ: ೫೦೦೦ (ಐವತ್ತು ಸಾವಿರ ರೂಪಾಯಿಗಳು) ರೂ.ಗಳನ್ನು ಡ್ರಾಪ್ಟಿನ ಮೂಲಕ ಕಳುಹಿಸಲಾಗಿದೆ. ಇಲ್ಲಿ ಅಂಕಿಯಲ್ಲಿ ಐದು ಸಾವಿರ ಎಂದೂ ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಐವತ್ತು ಸಾವಿರ ರೂಪಾಯಿಗಳು ಎಂದು ಟೈಪಿಸಲಾಗಿದೆ. ಬಾಹ್ಯವಾಗಿ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿದವರು ಹೊಣೆಗಾರರಾದರೂ ಪತ್ರದಲ್ಲಾದ ತಪ್ಪಿಗೆ ಉತ್ತರವಾದಿಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಹೀಗೆ ಮಾಡುವುದರಿಂದ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರೂ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಕರ್ತವ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ.

೧೪. ಅಡಕ ಪತ್ರಗಳು: ಪ್ರಧಾನ ಪತ್ರದ ಜೊತೆಯಲ್ಲಿ ಅದಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪ್ರಮಾಣ ಪತ್ರ, ದಾಖಲೆ, ರುಜುವಾತು ಪತ್ರ, ಆದೇಶ ಪತ್ರದ ನಮೂನೆ, ದಸ್ತೈವೇಜು, ಸಾಕ್ಷ್ಯಚಿತ್ರ, ಪ್ರಕಟಣೆಗಳು, ಬಿಲ್ಲು, ನಕಲು ಪ್ರತಿ, ಡ್ರಾಪ್ಟು, ಚೆಕ್ಕು ಮೊದಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನೂ ಅಚ್ಚಿನ ಬರಹಗಳನ್ನೂ ಕಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ದಾರ, ಗುಂಡುಸೂಜಿ, ಒತ್ತು ಸೂಜಿ, ಬಾಗು ಸೂಜಿ (ಸ್ಟೆಪ್ಲರ್) ಮುಂತಾದವುಗಳಿಂದ ಒಂದು ಗೂಡಿಸುತ್ತಾರೆ. ಈ ಬಗೆಯ ಪತ್ರಗಳ ಒಟ್ಟು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಕೆಲವರು ಪತ್ರದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಮೇಲ್ಗಡೆ ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ. ಅಡಕ ಪತ್ರಗಳು ಎಂಬ ಪದ ವಿವರಣ ಚಿಹ್ನೆಯೊಡನೆ ಪ್ರಕಟವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅದರ ಮುಂದೆ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಮಾತ್ರ ತುಂಬಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಇದು ಪತ್ರದ ಕೆಳಗಡೆ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿಯೂ ನಮೂದಿತವಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾ:

ಉದಾ: ೧) ಅಡಕ ಪತ್ರಗಳು: ೨. ೧) ಬೆಲೆ ಪಟ್ಟಿ ೨) ಆದೇಶ ಪತ್ರದ ನಮೂನೆ, ೨) ಲಗತ್ತುಗಳು: ೪. ೩) ಜೊತೆ ಪತ್ರಗಳು : ೧ ಡ್ರಾಪ್ಟು

ಅಡಕ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಲಗತ್ತುಗಳು, ಜೊತೆ ಪತ್ರಗಳು, ಒಳಪತ್ರಗಳು ಎಂದೂ ಕರೆಯುವರು. ಲಗತ್ತು ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಕ್ರಮಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಕೊಟ್ಟು ಆ ಪ್ರಕಾರವೇ ಜೋಡಿಸಿ ಬಂಧಿಸಿರಬೇಕು. ಮುಖ್ಯ ಪತ್ರವನ್ನು ಲಕೋಟೆಗೆ ಹಾಕುವಾಗ ಅಡಕ ಪತ್ರಗಳೆಲ್ಲ ಇವೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.

೧೫. ಪ್ರತಿಗಳು: ದೊಡ್ಡ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ‘ಏಕಪ್ರತಿ’ ಎಂಬ ಮಾತೇ ಇಲ್ಲ ಎಂದರೂ ಸಲ್ಲುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಪತ್ರದ ವಿಚಾರವನ್ನು ಅನೇಕರಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕಾದಾಗ ಅದರ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ತೆಗೆದು, ಸಂಬಂಧಿಸಿದವರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸುತ್ತಾರೆ. ಎರಡು ಪ್ರತಿಗಳಿಂದ ನೂರಾರು ಪ್ರತಿಗಳವರೆಗೆ, ಕೈ ಬರೆಹ ಪ್ರತಿಯಿಂದ ಅಚ್ಚಿನ ಪ್ರತಿಯವರೆಗೆ ಪತ್ರಗಳ ಪ್ರತಿಗಳ ಅವಶ್ಯಕತೆ ಬೀಳುತ್ತದೆ. ಸಂಸ್ಥೆ-ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಅಗತ್ಯ ಪ್ರತಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಚಿಕ್ಕಪುಟ್ಟ ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಬೆರಳಚ್ಚು ಯಂತ್ರಗಳಿಂದ ಪಡೆಯುವ ಪ್ರತಿಗಳೇ ಸಾಕಾಗುತ್ತದೆ. ವಿಶೇಷ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಕಲ್ಲಚ್ಚುಯಂತ್ರ, ಜೆರಾಕ್ಸ್ ಮುದ್ರಣಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ತೆಗೆಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ ತನ್ನ ಕೇಂದ್ರದ ಹಾಗು ನಾನಾ ಶಾಖಾಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ಸುತ್ತೋಲೆ ಕಳಿಸುವಾಗ ಅನಿವಾರ್ಯವಾಗಿ ಕಲ್ಲಚ್ಚು ಪ್ರತಿ/ಮುದ್ರಣ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ನೂರಾರು ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಟೈಪಿಸುವುದರಿಂದ ಶ್ರಮ, ವೇಳೆ, ಹಣ-ವ್ಯರ್ಥವಾಗುತ್ತವೆ. ಪ್ರತಿಗಳು ಎಷ್ಟು ಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಮೇಲಾಧಿಕಾರಿಗಳು ನಿರ್ಧರಿಸುವರು. ಪ್ರತಿಗಳೆಲ್ಲಾ ಒಂದೇ ರೀತಿ ಇದ್ದು, ಕೇವಲ ಪ್ರತಿ ಎಂಬಲ್ಲಿ… ಅವರಿಗೆ ಎಂದು ನಮೂದಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಸಂಬಂಧಿಸಿದವರ ಹೆಸರು ಬರೆದರೆ ಸಾಕು, ಪ್ರತಿಗಳು ಕಡಿಮೆ ಸಂಖ್ಯೆಯಲ್ಲಿದ್ದರೆ ಅವರ ಹೆಸರನ್ನೂ ಟೈಪು ಮಾಡಿ ಅವರ ಹೆಸರಿನ ಮುಂದೆ ಚಿ ಗುರುತು ಹಾಕಿ ತಲುಪಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಉದಾ: ಪ್ರತಿಗಳು: ೧. ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರು ೨. ವಿಭಾಗದ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ೩. ಲೆಕ್ಕ ವಿಭಾಗದ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು, ೪, ಸರ್ವ ಪ್ರತಿ ಕಡತ ೫. ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳು ೬. ಕೋಆರ್ಡಿನೇಟರ್

೧೬. ವಿಶೇಷ ಸೂಚನೆ: ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆದು ಮುಗಿಸಿದ ಮೇಲೆ ಕೆಲವು ವಿಷಯಗಳು ನೆನಪಾದಾಗ ಅಥವಾ ಕಾರಣಾಂತರಗಳಿಂದ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಾಗ ಕೆಲವು ವಿಷಯಗಳು ಬಿಟ್ಟು ಹೋದಾಗ, ಅನಿವಾರ್ಯವಾಗಿ ಅದೇ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ತಿಳಿಸಬೇಕಾದಾಗ ಆ ವಿಷಯವನ್ನು ಪತ್ರದ ಕೆಳಭಾಗದಲ್ಲಿ ವಿವರಣ ಚಿಹ್ನೆಯೊಡನೆ ಮ.ಮಾ. (ಮರೆತ ಮಾತು) ಎಂದು ಬರೆದು ನಮೂದಿಸುವರು. ಹೀಗೆ ಸೇರ್ಪಡೆ ಮಾಡುವ ವಿಷಯವನ್ನು ವಿ.ಸೂ.(ವಿಶೇಷ ಸೂಚನೆ), ತಾ.ಕ. (ತಾಜಾ ಕಲಾಮು), ಪ.ಲೇ. (ಪಶ್ಚಾತ್ ಲೇಖನ) ಪ.ಪ್ರ. (ಪಶ್ಚಾತ್ ಪ್ರಕರಣ) ಅ.ಬ. (ಅನಂತರ ಬರೆದದ್ದು) ಆ.ಬ.(ಆಮೇಲೆ ಬರೆದದ್ದು), ಆ.ಸೇ.(ಆಮೇಲೆ ಸೇರಿದ್ದು), ಆ.ವಿ. (ಅಧಿಕ ವಿಚಾರ) ಉ.ಲೇ.(ಉತ್ತರ ಲೇಖನ) ಎಂದು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಬರೆದು ಅನಂತರ ಸೇರಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಪತ್ರಕರ್ತ ಅಂತ್ಯದಲ್ಲಿ ಹೀಗೆ ಸೇರಿಸುವುದು ಸತ್ ಸಂಪ್ರದಾಯದ ಲಕ್ಷಣವಲ್ಲ. ಪತ್ರಕರ್ತ ಸರಿಯಾಗಿ ಆಲೋಚಿಸದೇ ಪತ್ರ ಬರೆದಿದ್ದಾನೆ ಎಂಬುದು ಇದರಿಂದ ಖಚಿತವಾಗುತ್ತದೆ. ಪತ್ರದ ಕರಡನ್ನು ಮೊದಲು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿ ಆಮೇಲೆ ಶುದ್ಧಪ್ರತಿ (ಸುಂದರ ಪ್ರತಿ) ತಯಾರಿಸಿ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿ ಸಿದ್ಧವಾದ ಮೇಲೆ ಇನ್ನೊಬ್ಬರು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಅನಂತರ ಟೈಪಿಗೋ ಅಚ್ಚಿಗೋ ಕಳಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು. ಆಗ ಈ ಬಗೆಯ ದೋಷಗಳು ಸಂಭವಿಸುವುದಿಲ್ಲ.

ಉದಾ: ವಿ.ಸೂ: ‘ನೀವು ಮಾರಾಟಕ್ಕಿಟ್ಟಿರುವ ಪದಾರ್ಥಗಳನ್ನು ಕೊಂಡುಕೊಂಡರೆ ಎಷ್ಟು ರಿಯಾಯಿತಿ ನೀಡುತ್ತೀರಿ?’

೨.ಮ.ಮಾ: ಹಣವನ್ನು ಚೆಕ್ಕಿನ ಮೂಲಕ ಕಳಿಸಬೇಕೋ? ಡ್ರಾಪ್ಟಿನ ಮೂಲಕ ಕಳಿಸಬೇಕೋ? ಇತ್ಯಾದಿ.

ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ವಿ.ಸೂ.ಅನ್ನು ಉದ್ದೇಶ ಪೂರ್ವಕವಾಗಿ ಬರೆಯುವುದುಂಟು. ಉದಾ: ವಿ.ಸೂ.‘ಸರಕುಗಳು ಸ್ವಲ್ಪವೇ ಇವೆ. ಕೊನೆಯ ದಿನ. ಗಮಿಸಿ ರಿಯಾಯಿತಿ ಅವಧಿ’… ಇತ್ಯಾದಿ ನಮೂದಿಸಿ ಗ್ರಾಹಕರ ಮನಸೆಳೆವ ತಂತ್ರವನ್ನಾಗಿ ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತಿದ್ದಾರೆ. ಇದು ಸದಭಿರುಚಿಯಲ್ಲ. ವಿ.ಸೂ. ವಾಕ್ಯಗಳಿಗೆ ಸಹಿ/ಆದ್ಯಕ್ಷರಗಳನ್ನು ಹಾಕಬೇಕು. ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಯಾರು ಯಾರೋ ಏನೇನೋ ಸೇರಿಸುವ ಸಾಧ್ಯಗಳಿರುತ್ತವೆ. ‘ವಿ.ಸೂ.’ ಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದೆರಡು ವಾಕ್ಯಗಳಲ್ಲಿರುತ್ತವೆಯೇ ಹೊರತು ವಾಕ್ಯವೃಂದಗಳೇ ಆಗಿರುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಡಬೇಕು.

ಹೊರವಿಳಾಸ: ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆದ ಮಾತ್ರಕ್ಕೆ ಪತ್ರಕರ್ತನ ಎಲ್ಲ ಕೆಲಸಗಳೂ ಮುಗಿದಂತಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಪತ್ರ ಬರೆದ ಮೇಲೂ ಲಕ್ಷಿಸಬೇಕಾದ ಹಲವಾರು ಸಂಗತಿಗಳಿವೆ. ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಹೊರವಿಳಾಸ ಅಥವಾ ಲಕೋಟೆ (ಕವರ್, ಎನ್‌ವಲಪ್) ವಿಳಾಸ ಬರೆಯುವ ಕೆಲಸ ತುಂಬ ಮುಖ್ಯವಾದುದು. ಲಕೋಟೆ ಮೇಲೆ ಅಥವಾ ಅಂತರ್ದೇಶಿಯ ಪತ್ರಗಳ ಮೇಲೆ ವಿಳಾಸ ಬರೆಯುವಾಗ ಮೊದಲು ಗಮನಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಪತ್ರದ ಒಳವಿಳಾಸ ಮತ್ತು ಲಕೋಟೆ ಮೇಲೆ ಬರೆಯುವ ವಿಳಾಸ ಒಂದೇ ಆಗಿರಬೇಕು ಎಂಬುದು. ಹತ್ತಾರು ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಬರೆದು ಲಕೋಟೆಗಳಿಗೆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಹಾಕುವಾಗ ಆಯಾ ಪತ್ರಗಳು ಆಯಾ ಲಕೋಟೆಗಳಿಗೆ ಸೇರಿದವೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು. ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಪತ್ರಗಳು ಲಕೋಟೆಗಳೂ ಅದಲು ಬದಲಾಗುವ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳಿರುತ್ತವೆ. ವಿಳಾಸವನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ, ತಪ್ಪಿಲ್ಲದೆ, ಚಿತ್ತಿಲ್ಲದೆ, ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಕು. ವಿಳಾಸಗಳ ಅಂಚುಗಳು ಓರೆಯಾಗಿ, ಮೆಟ್ಟಿಲು ಮೆಟ್ಟಿಲಾಗಿ ಇರುವಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಆಕರ್ಷಕ ವಿನ್ಯಾಸವಿಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ನೋಡಲು ಬೇಸರವುಂಟಾಗುತ್ತದೆ.

ಉದಾ:

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೊರವಿಳಾಸದಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪದನಾಮವನ್ನು ಬಳಸುವುದು ವಾಡಿಕೆ. ಆದರೆ ಪತ್ರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಸ್ವರೂಪದ್ದೋ, ರಹಸ್ಯ ವಿಷಯದ್ದೋ ಆಗಿದ್ದಲ್ಲಿ, ನೇರವಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತಿಗೇ ತಲುಪಿಸಬೇಕಾದಾಗ, ವ್ಯಕ್ತಿ ಹೆಸರನ್ನು ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕಾಲೇಜಿನ ಪ್ರಾಂಶುಪಾಲರೊಬ್ಬರಿಗೆ ವಿಶ್ವವಿದ್ಯಾಲಯ ಅಥವಾ ಪದವಿ ಪೂರ್ವ ಶಿಕ್ಷಣ ಮಂಡಲಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಪರೀಕ್ಷೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ/ಕಳುಹಿಸುವಾಗ ಅವರ ಪದನಾಮದೊಂದಿಗೆ ವ್ಯಕ್ತಿ ನಾಮವನ್ನೂ ಬರೆಯಲಾಗುವುದು. ಗೋಪ್ಯತೆಯನ್ನು ಕಾಪಾಡುವ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಈ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯನ್ನು ವಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಉದಾ:

ಎರಡನೆಯ ನಿದರ್ಶನವನ್ನು ಗಮನಿಸಿ: ಬೃಹತ್ ವ್ಯಾಪಾರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ರಹಸ್ಯ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕಾದ ಪದನಾಮದೊಂದಿಗೆ ವ್ಯಕ್ತಿ ಹೆಸರನ್ನೂ ಬಳಸುವರು. ಇಂಥ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಆ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟವರೇ ಗಮನಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಲಕೋಟೆ: ಲಕೋಟೆಯ ಉದ್ದಗಲಗಳು ಪತ್ರದ ಉದ್ದಗಲಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿರಬೇಕು. ಲಕೋಟೆಯನ್ನು ಹಗುರವಾಗಿ ಮಡಚಬೇಕು; ಲಕೋಟೆ ಕಣ್ಣು ಕೋರೈಸುವ ಹೊಳಪಿನ ಕಾಗದದಿಂದ ಕೂಡಿರಬಾರದು; ಶಾಯಿಯಲ್ಲಿ ಬರೆದರೆ ಅಕ್ಷರಗಳು ಕಾಣಿಸದಂತಹ ರೀತಿಯ ಕಾಗದವನ್ನು ಬಳಸಬಾರದು. ಉದಾ: ನೀಲಿ ಬಣ್ಣದ ಲಕೋಟೆ.

ಲಕೋಟೆಯನ್ನು ಅಂಟು ತಾಗಿಸಿ ಮುಚ್ಚುವಾಗ ಒಳಗಿರುವ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಧಕ್ಕೆಯಾಗಬಾರದು; ಅಂಟಬಾರದು; ಹೊರಗೆ ಅಸಹ್ಯವಾಗು ಕಾಣುವಂತೆ ಅಂಟನ್ನು ಮೆತ್ತಬಾರದು; ಅಂಟು ಮತ್ತು ಮಡಿಕೆಗಳೆರಡೂ ಕಲಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಸೇರಿದಂತಿರಬೇಕು.

ಇಂದ ವಿಳಾಸ: ಅನೇಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ತಮ್ಮ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಲಾಂಛನಗಳನ್ನು ಲಕೋಟೆ ಮೇಲೆ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಇದನ್ನು ನೋಡಿದಕ್ಷಣ ಪತ್ರ ಎಲ್ಲಿಂದ, ಯಾರಿಂದ ಬಂದಿದೆ ಎಂಬುದು ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ. ಜೊತೆಗೆ ವಿಳಾಸದಾರರಿಗೆ ತಲುಪದಿದ್ದರೆ ಪತ್ರ ಹಿಂದಕ್ಕೆ ಬರಲೂ ಈ ವಿಳಾಸ ನೆರವಾಗುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ‘ಇಂದ’ ವಿಳಾಸವನ್ನು ಲಕೋಟೆಯ ಮುಂಭಾಗದ ಮೇಲ್ಭಾಗದ ಎಡ ಮೂಲೆಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಕೆಳಭಾಗದ ಎಡಮೂಲೆಯಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯ ವಿಳಾಸ ಲಕೊಟೆಯ ಬಹುಭಾಗವನ್ನು ಅಕ್ರಮಿಸದಂತೆ ಸಣ್ಣಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಹಾಕಿಸಬೇಕು. ಕೆಲವು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು, ಕಛೇರಿಗಳು (ಎಲ್.ಐ.ಸಿ, ಬ್ಯಾಂಕು, ಬಿಡಿಎ ಮುಂತಾದವು) ಒಳ-ಹೊರವಿಳಾಸಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯತ್ಯಾಸವಾಗದಿರಲು, ಒಳವಿಳಾಸವೇ ಹೊರಗೆ ಕಾಣುವಂತೆ ಪಾರದರ್ಶಕ ತೆಳು ಕಾಗದವನ್ನು ಭಾಗಶಃ ಅಂಟಿಸಿದ ಲಕೋಟೆಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ. ಹೊರ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಕೈಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇಲ್ಲವೇ ಟೈಪಿಸುತ್ತಾರೆ. ಖಾಯಂ ಗ್ರಾಹಕರ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಕಲ್ಲಚ್ಚಿನಿಂದ ಪ್ರತಿ ಮಾಡಿಸಿ ಅಥವಾ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿಸಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದೂ ಉಂಟು. ಅಗತ್ಯಬಿದ್ದಾಗ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಕತ್ತರಿಸಿ ಲಕೋಟೆಗೆ ಹಚ್ಚುತ್ತಾರೆ. ಇದರಿಂದ ಶ್ರಮ ಹಾಗು ಕಾಲದ ಉಳಿತಾಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಜೊತೆಗೆ ಅವಸರದಲ್ಲಿ ಬರೆಯುವಾಗ ಸಂಭವಿಸಬಹುದಾದ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ತಡೆಗಟ್ಟಿದಂತಾಗುತ್ತದೆ.

ಇತರ ವಿವರಗಳು : ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲೆ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವಾಗ ಒಂದು ಭಾಷೆಯನ್ನೂ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಾಗ ಮತ್ತೊಂದು ಭಾಷೆಯನ್ನೂ ಬಳಸುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಿರಬಹುದು. ಆದರೆ ಸರ್ವೇಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪತ್ರದ ಭಾಷೆ ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲಿನ ವಿಳಾಸದ ಭಾಷೆ ಒಂದೇ ಆಗಿರುತ್ತದೆ. ಲಕೋಟೆಯ ಮೇಲೆ ‘ಇಂದ’ ‘ಗೆ’ ವಿಳಾಸಗಳ ಜೊತೆಗೆ ಮುಂಘಾದ ಎಡಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಂಚೆ ದಾಖಲೆ ಪಡೆದಿದೆ. ಗೋಪ್ಯ, ಅಚ್ಚಾದ, ಸಾಹಿತ್ಯ, ಕನ್ನಡ ಅಧ್ಯಾಪಕರ ಹುದ್ದೆಗೆ ಅರ್ಜಿ ಎಂಬ ಮುಂತಾದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವದೂ ಪ್ರಕಟಿಸುವುದೂ ಉಂಟು. ಕೆಲವರು ಲಕೋಟೆಯ ಹಿಂಭಾಗದಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ವಿಳಾಸಗಳನ್ನು ಮುದ್ರಿಸುತ್ತಾರೆ ಅಥವಾ ಮೊಹರು ಒತ್ತಿರುತ್ತಾರೆ.