ಸ್ವರೂಪ: ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರ ರಚನೆ ಸುಲಭದ ಕಾರ್ಯವಲ್ಲ; ಅದು ಸೃಜನಾತ್ಮಕ ಕಲೆಯೂ ಹೌದು, ಅಭ್ಯಾಸದ ಪೂರ್ಣ ವಿದ್ಯೆಯೂ ಹೌದು. ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರ ರಚನೆಗೆ ತನ್ನದೇ ಆದ ಒಂದು ಪರಂಪರೆ ಇದೆ; ಸಾಂಪ್ರದಾಯಿಕ ಲಕ್ಷಣಗಳಿವೆ. ಈ ಲಕ್ಷಣಗಳು ಕಾಲದಿಂದ ಕಾಲಕ್ಕೆ ಪರಿಷ್ಕಾರವಾಗುತ್ತವೆ; ತಿದ್ದುಪಾಟು, ಸುಧಾರಣೆಗಳಿಗೆ ಒಳಗಾಗುತ್ತದೆ. ಆಗಾಗ ನೂತನಾಂಶಗಳೂ ಸೇರುತ್ತವೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ  ಸ್ವರೂಪ ಪರಿಚಯಕ್ಕೆ ಅದರ ಸಾಮಾನ್ಯ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನೂ ವಿವಿಧಾಂಗಗಳ ಪರಿಚಯವನ್ನೂ ಭಾಷಾಸ್ವರೂಪದ ಸಂಗತಿಗಳನ್ನೂ ಅರಿಯುವುದು ಅಗತ್ಯ. ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಕಂಡು ಬರಬೇಕಾದ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವನ್ನು ಹೀಗೆ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡಬಹುದು: ೧. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ ೨. ಸರಳತೆ, ೩. ಸ್ವಂತಿಕೆ, ೪. ಶೀಘ್ರು ಉತ್ತರ, ೫. ಪರಹಿತ ದೃಷ್ಟಿ, ೬. ಆತ್ಮಾವಲೋಕನ ದೃಷ್ಟಿ ೭. ವಿನಯವಂತಿಕೆ ೮. ಅರ್ಥ ಸ್ಪಷ್ಟತೆ, ೯. ಆತ್ಮೀಯತೆ ೧೦. ಪರಿಪೂರ್ಣತೆ ೧೧. ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆ ೧೨. ಪೂರ್ವಸಿದ್ಧತೆ ಮತ್ತು ಪರಿಷ್ಕರಣ ೧೩. ಕ್ರಮಬದ್ಧ ನಿರೂಪಣೆ.

ಇವುಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲವು ಸಾಮಾನ್ಯ ಬರಹಗಳಲ್ಲಿ ಕಂಡುಬರುವ ಅಂಶಗಳಾದರೆ ಕೆಲವು ವಾಣಿಜ್ಯಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಎದ್ದು ಕಾಣುವ ಅಂಶಗಳಾಗಿವೆ. ಸಕಾಲಿಕ ಉತ್ತರ ನೀಡಿಕೆ. ಆತ್ಮಾವಲೋಕನ ದೃಷ್ಟಿ, ಪ್ರಮಾಣಿಕತೆ, ಪೂರ್ವಸಿದ್ಧತೆ ಮತ್ತು ಪರಿಷ್ಕರಣ ಮುಂತಾದ ಅಂಶಗಳು ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರ ರಚನಾಕಾರರಲ್ಲಿ ಕಂಡು ಬರಬೇಕಾದ ಗುಣಗಳಾಗಿವೆ’ ಅವುಗಳ ಪರಿಣಾಮವನ್ನು ಉತ್ತಮ ಪತ್ರರಚಕರಿಬ್ಬರ ಸಂಗಮವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಸನ್ನಿವೇಶಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ, ವ್ಯಕ್ತಿಯಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳಾದಂತೆ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಪತ್ರರಚನೆಯಲ್ಲಿಯೂ ಬದಲಾವಣೆಗಳಾಗುತ್ತವೆ. ಇಷ್ಟಾದರೂ ಮೂಲಭೂತಗುಣಗಳು ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸ್ವಭಾವದಲ್ಲಿ ಕಂಡುಬರುವಂತೆ ಪತ್ರದಲ್ಲೂ ಮೂಲಭೂತ ಲಕ್ಷಣಗಳಿದ್ದೇ ಇರುತ್ತದೆ.

ವ್ಯವಹಾರ ಕೇವಲ ಹಣ, ಸರಕುಗಳ ಮೇಲೆ ನಿಂತಿಲ್ಲ; ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ನಡುವಣ ವಿಶ್ವಾಸ, ಬಾಂಧವ್ಯ, ಸಂಸ್ಕೃತಿಯನ್ನು ಅವಲಂಭಿಸಿದೆ. ಅದು ಸಜೀವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಮಧ್ಯದ ವ್ಯವಹಾರ ಎಂಬುದನ್ನು ಯಾವಾಗಲೂ ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಟ್ಟಿರಬೇಕು; ವಾಣಿಜ್ಯ ಕೇವಲ ಸರಕುಗಳ ಯಾಂತ್ರಿಕ ಉತ್ಪಾದನೆ, ಸಾಗಾಣಿಕೆ, ಮಾರುವುದು ಕೊಳ್ಳುವುದು, ಲಾಭಸಂಪಾದನೆ ಮಾಡುವುದಷ್ಟೇ ಅಲ್ಲ.

. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ: ಯಾವುದನ್ನೇ ಆಗಲಿ ಚೊಕ್ಕವಾಗಿ ಹೇಳುವುದರ ಜೊತೆಗೆ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿ ಹೇಳುವುದೂ ಅತಿ ಮುಖ್ಯ. ‘ಬಾಯಿಯಲ್ಲಿ ಬಾಲಮುರಾರಿ ಬ್ರಹ್ಮಾಂಡವನ್ನೇ ತೋರಿಸಿದಂತೆ’ ಅಲ್ಪದಲ್ಲಿ ಕಲ್ಪವಿದ್ದಂತೆ ‘ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆಯ ಗುಣವಿರಬೇಕು. ಇದರಿಂದ ಕಾಲದ ಉಳಿತಾಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಅನವಶ್ಯಕ ಸಂಗತಿಗಳ ತಾಕಲಾಟ ನಿಲ್ಲುತ್ತದೆ. ಇಲ್ಲದ ವಿಚಾರಗಳಿಗೆ ಎಡೆನೀಡುವುದನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಿದಂತಾಗುತ್ತದೆ. ಅನುಮಾನಗಳಿಗೆ ಎಡೆಯೂ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ ಎಂದರೆ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಬಿಟ್ಟುಬಿಡುವುದು. ಕೆಲವನ್ನು ಮಾತ್ರ ಹೇಳುವುದು ಎಂದರ್ಥವಲ್ಲ. ಅಗತ್ಯವಾದ ವಿಷಯವನ್ನು ಚಿಕ್ಕವಾಕ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಸರಳವಾಗಿ ಹೇಳುವುದು, ಕನಿಷ್ಟ ಪ್ರಮಾಣದ ಸೂಕ್ತ. ಪದಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಎಂದರ್ಥ. ‘ನುಡಿದರೆ ಮುತ್ತಿನ ಹಾರದಂತಿರಬೇಕು’ ಎಂಬ ಬಸವಣ್ಣನವರ ಮಾತು ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಅನ್ವಯಿಸಬೇಕು. ಪತ್ರ ತುಂಬ ದೀರ್ಘವಾಗಿರಬಾರದು. ದೀರ್ಘಪತ್ರದಿಂದ ಕಾಲಹರಣ. ಲೇಖನ ಸಾಮಾಗ್ರಿಗಳ ವ್ಯಯ ಮತ್ತು ಮನಃಕ್ಲೇಶಗಳು ಸಂಭವಿಸುತ್ತವೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಮಿತವ್ಯಯ ಮತ್ತು ಜಾಣ್ಮೆ ಎದ್ದು ಕಾಣಬೇಕು. ಆದರೂ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಹೇಳುವುದು ಸುಲಭದ ಕಾರ್ಯವಲ್ಲ. ಒಬ್ಬ ಪ್ರಸಿದ್ಧ ವ್ಯಕ್ತಿ ಒಮ್ಮೆ ಹೀಗೆ ಹೇಳಿದನಂತೆ: ‘ನನಗೆ ಚಿಕ್ಕ ಪತ್ರ ಬರೆಯಲು ಬಿಡುವಿಲ್ಲದಿರುವುದರಿಂದ ದೊಡ್ಡ ಪತ್ರ ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದೇನೆ! ಇದರರ್ಥ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಬರೆಯಲು ಚಿಂತನೆ, ಜಾಣ್ಮೆ, ಕಾಲಾವಕಾಶ, ಪ್ರತಿಭೆಗಳ ಅಗತ್ಯವಿದೆ ಎಂದು ವಾಣಿಜ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರದ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ ಅತ್ಯಗತ್ಯವಾಗಿ ಕಂಡುಬರಬೇಕಾದ ಗುಣ.

‘ನಿನ್ನೆ ನಿಮ್ಮ ಕಾಗದ ಬಂತು. ನಮ್ಮ ಕಚೇರಿಯ ಆಳು ಅದನ್ನು ನನ್ನ ಕೈಗೆ ಕೊಟ್ಟನು. ನಾನು ಲಕೋಟೆಯನ್ನು ಹರಿದು ಒಳಗಿನ ಪತ್ರವನ್ನು ತೆಗೆದು ಓದಿನೋಡಿದಾಗ ನನಗಂತು ಕೂಡಲೇ ಬಹಳ ಅಂದ್ರೆ ಬಹಳ ಬಹುಶಃ ಇದುವರೆಗೆ ಇಷ್ಟು ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಎಂದೂ ಆಗಿರಲಿಲ್ಲ-ಅಷ್ಟೊಂದು ಬೇಸರ ಆಯಿತು. ಏಕೆಂದರೆ ನಾವು ನಿಮಗೆ ಎಷ್ಟೇ ರಿಯಾಯಿತಿ ತೋರಿಸಿದರೂ ನೀವು ಹೀಗೆ ಮಾಡಿದಿರಲ್ಲಾ ಎಂದು ಬಹಳ, ಹೇಳಲಾಗದಷ್ಟು, ಮನನೋಯುವಷ್ಟು ಬೇಸರವಾಯಿತು. ಇನ್ನು ಮುಂದಾದರೂ ಇಂದಿಲ್ಲ ನಾಳೆ ನಿಮಗೆ ಸದ್ಭುದ್ದಿ ಬಂದು ನೀವು ಸರಕು ಆದೇಶ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ನಾವು ಜಾತಕ ಪಕ್ಷಿಯಂತೆ ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತೇವೆ’. ಇಂಥ ನೀರಸವಾದ ಸುದೀರ್ಘವಾದ ಪದಗಳ ಜಾತ್ರೆಯ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವ ಬದಲು ಸಂಗ್ರಹವಾಗಿ ಹೀಗೆ ಬರೆದರೆ ಸಾಕಿತ್ತು.

‘ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರ ತಲುಪಿತು. ವಂದನೆಗಳು. ನಿಮಗೆ ನಾವು ಹಲವಾರು ವಿಶೇಷ ರಿಯಾಯಿತಿಗಳನ್ನು ತೋರಿಸಿದ್ದೇವು. ಆದರೂ ಸಹ ನೀವು ಸರಕು ಆದೇಶವನ್ನು ಕಳುಹಿಸಿಲ್ಲ. ಪರವಾಗಿಲ್ಲ.

ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆಯನ್ನು ಮೂರು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಧಿಸಬಹುದು. ೧. ಸರಿಯಾದ ಪದ ಬಳಕೆ ೨. ಸರಳ ವಾಕ್ಯ ರಚನೆ, ೩. ಪದಗಳ ದುಂದು ಬಳಕೆಯನ್ನು ತಪ್ಪಿಸುವುದು.

. ಸರಳತೆ: ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ಗುಣಗಳಲ್ಲಿ ಇದು ಮುಖ್ಯವಾದುದು. ಸರಳತೆ ಎಂಬುದು ನಿರಾಡಂಬರ ಶೈಲಿಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಕಾಣುತ್ತೇವೆ. ಹಿಂದಿನ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ರಾಜಮಹಾರಾಜರ ಬಿರುದಾವಳಿಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಆಸ್ಥಾನ ಪಂಡಿತರ ಸ್ತುತಿಗಳಲ್ಲಿಯೂ ವಂದಿಮಾಗಧರ ಹೊಗಳಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಕವಿ, ವಾದಿ, ವಾಗ್ಮಿಗಳ ವಾಗ್ವಿಲಾಸಗಳಲ್ಲಿ ಅತಿಶಯೋಕ್ತಿ, ಉತ್ಪ್ರೇಕ್ಷೆ, ಅನಂತಗುಣವಾಚಕ ಪದಗಳೂ ದೀರ್ಘ ಸಮಾಸಗಳೂ ಬಳಕೆಯಾಗುತ್ತಿದ್ದುದನ್ನು ಕಂಡಿದ್ದೇವೆ. ರಾಜರ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಅಲಂಕಾರಿಕ ಶೈಲಿ ಅವರ ಘನತೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಇರಬೇಕು ಎಂದು ಭಾವಿಸಲಾಗಿತ್ತು. ಆ ಕಾಲದ ಚಂಪೂ ಕಾವ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಹಾಗೂ ಪಂಡಿತರ ಬರೆಹಗಳಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ಆದರೆ ಈಗ  ಆ ಕಾಲ ಮುಗಿದಿದೆ. ಬಸವಣ್ಣನವರ ಕಾಲದಂತೆ ಈಗ ಸರಳತೆಯ ಕಾಲ. ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೂ ತಿಳಿಯಬೇಕು. ಸುಲಭವಾಗಿ ಅರ್ಥವಾಗಬೇಕು ಎಂಬುದು  ಈಗಿನ ಧ್ಯೇಯ. ಆದ್ದರಿಂದ ಪುಟ್ಟ ಪದಗಳು, ಚಿಕ್ಕ ವಾಕ್ಯಗಳು, ಕ್ರಮವಾಗಿ ಏಣಿ ಮೆಟ್ಟಿಲು ಹತ್ತಿದಂತೆ ವಿಷಯ ಪ್ರವೇಷ, ಸುಂದರ ತೋಟದಲ್ಲಿ ಅಡ್ಡಾಡಿದಂತೆ, ಪತ್ರ ಓದಿದ ಮೇಲೆ ಆಹ್ಲಾದಕರ ಅನುಭವ ಆಗುವಂತಿರಬೇಕು.

. ಸ್ವಂತಿಕೆ: ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರ ವ್ಯಾಪಾರಿಯ ಪ್ರತಿನಿಧಿ. ಪತ್ರವನ್ನು ಮಾರಾಟಗಾರ ತಾನೇ ಬರೆಯಲಿ ಅಥವಾ ಹೇಳಿ ಬರೆಸಿರಲಿ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಬರೆದವನ ಆತ್ಮ ಅಡಗಿರುತ್ತದೆ. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಲೇಖಕನ ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆ, ತನ್ನತನ ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿತವಾಗಬೇಕು. ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರದ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದುದು ಸೂಕ್ತವಾದರೂ ಯಾಂತ್ರಿಕ ಅನುಸರಣೆ ಮಕ್ಕಳು ಕಾಡಿ ಬರೆದಂತೆ ‘ಮಕ್ಕೀಕಾ ಮಕ್ಕಿ’ ಪದ್ಧಥಿಯ ಬರೆವಣಿಗೆ ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ಲಕ್ಷಣವಾಗಲಾರದು. ಅನ್ಯರ ಬರೆಹದಿಂದ ಸ್ಫೂರ್ತಿ ಪಡೆದರೂ ಹಾಸ್ಯಾಸ್ಪದ ಅನುಕರಣೆ ಇರಬಾರದು. ಪ್ರತಿಭಾವಂತ ಲೇಖಕ ತನ್ನ ಸ್ವಂತಿಕೆಯನ್ನು ಹತ್ತಾರು ಬಗೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟ ಪಡಿಸಬಲ್ಲ; ಆತ್ಮೀಯವಾದ ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿ ದಿನಬಳಕೆಯ ಮಾತುಗಳನ್ನು ನವೀನಾರ್ಥದಲ್ಲಿ ಬಳಸಬಲ್ಲ; ನವಪದ ಸೃಷ್ಟಿ ಮಾಡಬಲ್ಲ. ಪತ್ರದ ಆದಿ, ಅಂತ್ಯ, ತಿರುಳುಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸುವಲ್ಲಿ ತನ್ನದೇ ಆದ ಕ್ರಮವನ್ನು ಅನುಸರಿಸುತ್ತಾನೆ. ಓದುಗನ ಮನಸ್ಸು ತಲ್ಲೀನವಾಗುವಂತೆ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸುತ್ತಾನೆ. ಸಮಸ್ಯೆಗೆ ಉತ್ತರ ಸಿಗುವ ಭಾವನೆ ಓದುಗನಿಗೆ ಬರುವಂತೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಮುಗಿಸುತ್ತಾನೆ; ಕ್ರಮಕ್ರಮವಾಗಿ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಿ (ಗೈಡ್) ಯಾತ್ರಾ ಸ್ಥಳ ದರ್ಶನ ಮಾಡಿಸುವಂತೆ ವಿಷಯ ನಿರೂಪಣೆ ಮಾಡುತ್ತಾನೆ. ಆದ ಕಾರಣ ಪ್ರತಿಭಶಾಲಿ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಒಕ್ಕಣೆ, ಪದ ಪ್ರಯೋಗ, ವಾಕ್ಯರಚನೆ ಮುಂತಾದವುಗಳಲ್ಲಿ ಲೇಖಕ ಸ್ವಂತಿಕ ಮೆರೆಯಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ. ಸ್ವಂತಿಕೆಯಿಲ್ಲದ ಪತ್ರ ಆಕರ್ಷಕ ಹಾಗು ಶ್ರೇಷ್ಠ ಪತ್ರವಾಗಲಾರದು.

. ಶೀಘ್ರ ಉತ್ತರ: ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ವ್ಯವಹಾರವೆಂದರೆ ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ಬಂದ ಪತ್ರಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ತಾವು ಕಳಿಸಬೇಕಾದ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಕೂಡಲೆ ರವಾನಿಸುವುದು. ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರ ಒಂದು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆ ಇದ್ದಂತೆ. ಅತ್ತಿಂದ ದೂರವಾಣಿಯಲ್ಲಿ ಮಾತನಾಡಿದಾಗ ಇತ್ತಿಂದ ದೂರವಾಣಿಯಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ ಎರಡೂ ಕಡೆಯಿಂದ ಸಂಭಾಷಣೆ ಸಾಗಿ ವಿಚಾರ ವಿನಿಮಯ ಸುಸೂತ್ರವಾಗಿ ನಡೆಯುತ್ತದೆ. ದೂರವಾಣಿಯಲ್ಲಿ ಮಾತನಾಡುವವರಾಗಲಿ ಉತ್ತರಿಸುವವರಾಗಲಿ ಪೋನು ಕೆಳಗಿಟ್ಟರೆ ಮುಗಿಯಿತು! ಅಲ್ಲಿಗೆ ವ್ಯವಹಾರ ಬಂದ್! ಹಾಗೆಯೇ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವವರೂ ಉತ್ತರಿಸುವವರೂ ನಿರಂತರವಾಗಿ ಸ್ಪಂದಿಸುತ್ತಿರಬೇಕು. ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು ಎಂದ ಮಾತ್ರಕ್ಕೆ ಅವಸರದಲ್ಲಿ ತಪ್ಪಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಕಿಲ್ಲ; ಅಸಮರ್ಪಕ ಉತ್ತರ ನೀಡಬೇಕಿಲ್ಲ; ‘ಆತುರದ ಅಡುಗೆಯೂ ಬೇಡ, ನಿಧಾನ ದ್ರೋಹವೂ ಬೇಡ’! ಚಿಂತನೆ, ತಾಳ್ಮೆಗಳಿಗಿರಲಿ. ಸಾವಧಾನವಾಗಿ ಬರೆಹ ಸಾಗಲಿ. ಅನವಶ್ಯಕವಾದ ಕಾಲವಿಳಂಬ ಬೇಡ; ಬರೆದರಾಯ್ತು ಎಂಬ ನಿರ್ಲಕ್ಷ್ಯ ಬೇಡ. ಸಣ್ಣ ವಿಷಯ ಎಂಬ ಮನೋಭಾವ ಬೇಡ; ವ್ಯಕ್ತಿ ಚಿಕ್ಕವನಾಗಿರಲಿ ದೊಡ್ಡವನಾಗಿರಲಿ, ಅವನೊಡನೆ ವ್ಯವಹಾರ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿರಲಿ ದೊಡ್ಡದಾಗಿರಲಿ ಭೇದಭಾವವಿಲ್ಲದೆ ಸಕಾಲಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕಾದದ್ದು ಮುಖ್ಯ.

. ಪರಹಿತ ದೃಷ್ಟಿ: ‘ತನ್ನಂತೆ ಪರರ ಬಗೆದೊಡೆ ಕೈಲಾಸ ಬಿನ್ನಾಣವಕ್ಕು’ ಎಂದಿದ್ದಾನೆ ಸರ್ವಜ್ಞ. ‘ಇವ ನಮ್ಮವ ಇವ ನಮ್ಮವ ಎನಿಸಯ್ಯಾ’ ಎಂದಿದ್ದಾರೆ ಬಸವಣ್ಣನವರು. ಲೋಕದ ಸಾಧು ಸಜ್ಜನರು, ಮಹಾತ್ಮರು ಅವರ ಹಿತಕ್ಕೆ ಆದ್ಯ ಗಮನವಿತ್ತಿದ್ದಾರೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರ ರಚನೆಯಲ್ಲಿಯೂ ಇದು ನೆನಪಿಡಬೇಕಾದ ದೃಷ್ಟಿಯಾಗಿದೆ. ಇದನ್ನು ‘ಪರಹಿತ ದೃಷ್ಟಿ’ ಎನ್ನಬಹುದು; ಕೆಲವರು ತ್ವಂದೃಷ್ಟಿ ಎಂದು ಕರೆದಿದ್ದಾರೆ. ಪತ್ರಕರ್ತ ಯಾರನ್ನು ಕುರಿತು ಪತ್ರ ಬರೆಯುತ್ತಿದ್ದಾನೋ ಅವರನ್ನು ನಿರ್ಲಕ್ಷಿಸಬಾರದು; ಅವರ ಅಭಿಪ್ರಾಯಗಳಿಗೆ ಮನ್ನಣೆ ಸಿಗಬೇಕು; ಅವರ ಬಗ್ಗೆ ಲಕ್ಷ್ಯವಿರಬೇಕು. ಹೀಗೆ ‘ಪರಹಿತ ದೃಷ್ಟಿ’ ಇರಬೇಕಾದರೆ ‘ಅಹಂ ದೃಷ್ಟಿ’ ಇರಬಾರದು. ನಾನು, ನಾವು ಎಂಬ ಸರ್ವನಾಮಗಳನ್ನು ಅದರ ವಿವಿಧ ರೂಪಗಳನ್ನು ಸಮಯೋಚಿತವಾಗಿ ಅಲ್ಪ ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಬಳಸಬೇಕು; ಅಹಂಕಾರದ ಪ್ರತೀಕವಾಗದಂತೆ, ಪ್ರತಿಷ್ಠೆಯ ಪ್ರಯೋಗವಾಗದಂತೆ ಎಚ್ಚರವಹಿಸಬೇಕು. ಹಾಗೆಯೇ ನೀವು ಅಥವಾ ತಾವು ಎಂಬ ಸರ್ವನಾಮಗಳನ್ನು ಅವುಗಳ ಇತರ ರೂಪಗಳನ್ನು ಬಳಸುವಾಗ ನಮ್ಮ ಪತ್ರವನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವವರನ್ನು ಕುರಿತು ನಾವು ತಕ್ಕ ಮಾನ್ಯತೆ, ನೀಡುವುದರ ಪ್ರತೀಕವಾಗಬೇಕು. ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ನಾವು-ನೀವು ಪದಪ್ರಯೋಗಗಳ ಔಚಿತ್ಯಪೂಣ್ ಬಳಕೆಯಿಂದ ‘ಸ್ವಹಿತ-ಪರಹಿತ ದೃಷ್ಟಿ’ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತವಾಗಬೇಕು. ಅನ್ಯರ ಆತ್ಮಾಭಿಮಾನಕ್ಕೆ ಕುಂದುಂಟಾಗಬಾರದು. ನಮ್ಮ ನೆನಪು ಉಳಿದವರ ಮನದಲ್ಲಿ ಆಹ್ಲಾದಕರವಾಗಿರಬೇಕೆಂಬ ಭಾವನೆ ನಮ್ಮಲ್ಲಿರಬೇಕು.

ಪತ್ರವನ್ನು ಓದುಗನ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ, ಗ್ರಾಹಕನ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಅಥವಾ ಸರಕುಗಳ ಮಾರಾಟ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಘನತೆ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಬರೆಯುವಾಗ ಮೈಯೆಲ್ಲಾ ಕಣ್ಣಾಗಿರಬೇಕು; ಪತ್ರ ಬರೆಯುವ ಉದ್ದೇಶವೂ ನೆರವೇರಬೇಕು. ಪತ್ರ ಸ್ವೀಕಾರಿಗಳ ಅಭೀಷ್ಟವೂ ಈಡೇರಬೇಕು. ವಸೂಲು ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಾಗ, ವಿಚಾರಣಾಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸುವಾಗ, ಬಾಕಿಯನ್ನು ದೀರ್ಘಕಾಲ ಉಳಿಸಿಕೊಂಡಿರುವವರಿಗೆ ಬರೆಯುವಾಗ ಸೂಕ್ತ ಧೋರಣೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಹೀಗೆ ಬರೆಯುವಾಗಲೆಲ್ಲಾ ಯಾರಿಗೂ ಮನನೋಯದಂತೆ ಅವರವರ ಅಪೇಕ್ಷಾನುಸಾರ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು. ಈ ಬಗೆಯ ಪರರಹಿತದೃಷ್ಟಿ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ಮುಖ್ಯಗುಣಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದು.

. ಆತ್ಮಾವಲೋಕನ ದೃಷ್ಟಿ: ಬೇರೊಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಹಿತ, ಘನತೆ, ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಲಕ್ಷ್ಯದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಂಡು ‘ಪರಹಿತದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ’ ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯಬೇಕು ಎಂಬ ಸಂಗತಿಯಷ್ಟೇ ಮುಖ್ಯವಾದ ಸಂಗತಿಯೆಂದರೆ ‘ಆತ್ಮಾವಲೋಕನ ದೃಷ್ಟಿ’.

ನಾವು ಬರೆದ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ ರೂಪವಾಗಿ ಅನ್ಯರಿಂದ ನಮಗೆ ಅಥವಾ ತಾವಾಗಿಯೇ ಅನ್ಯರು ಬರೆದ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನಮ್ಮನ್ನು ಕುರಿತು ನಿಂದೆ, ದೋಷಾರೋಪಣೆಗಳಿದ್ದರೆ, ನಮ್ಮ ವ್ಯವಹಾರದ ಬಗ್ಗೆ ದೂರು ಆಕ್ಷೇಪಣೆಗಳಿದ್ದಲ್ಲಿ ಅವನ್ನು ಶಾಂತವಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಬೇಕು. ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಚಿಂತಿಸಬೇಕು. ಸರಿಯಾಗಿ ಅರ್ಥೈಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ದೂರು ಪತ್ರಗಳು ಬಂದಾಗ ಅವುಗಳನ್ನು ಆಲಕ್ಷ್ಯ ಮಾಡಬಾರದು; ಆಕ್ಷೇಪಣೆಗಳನ್ನು ಹಾಸ್ಯ ಮಾಡುವುದು, ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಹಾನಿಕರ, ಆತ್ಮಘಾತಕ ಸಂಗತಿ. ‘ಬೈದವರು ಬಾಳೋಕೆ ಹೇಳಿದರು, ಹೊಗಳಿದವರು ಹಾಳಾಗೋಕೆ ಹೊಗಳಿದರು’ ಎಂಬ ಗಾದೆಯನ್ನು ನೆನಪಿಡಬೇಕು. ಆಕ್ಷೇಪಣೆಗಳನ್ನು ಶಾಂತಚಿತ್ತದಿಂದ ಉದಾರ ಮನೋಭಾವನೆಯಿಂದ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು; ಅವನ್ನು ರಚನಾತ್ಮಕ ಸಲಹೆಗಳ ಪತ್ರಗಳೆಂದು ತಿಳಿಯಬೇಕು. ಪತ್ರ ಬರೆದವರನ್ನು ಶತ್ರುಗಳೆಂದು ಭಾವಿಸಬಾರದು; ಗುಣಕ್ಕೆ ಮತ್ಸರವಿರಬಾರದು; ‘ನಾವು ಸದಾ ಸರಿಯಾಗಿಯೇ ಇರುತ್ತೇವೆ. ತಪ್ಪು ಮಾಡುವುದೇ ಇಲ್ಲ’ ಎನ್ನುವ ವ್ಯಕ್ತಿ ಈ ಲೋಕದಲ್ಲಿತೇ ಇಲ್ಲ. ‘ನಡೆವರೆಡಹದೆ ಕುಳಿತವರೆಡಹುವರೆ’! ಆದ ಕಾರಣ, ಆಕ್ಷೇಪಣಾ ಪತ್ರಗಳು ಬಂದಾಗ ಆತ್ಮಾವಲೋಕನ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು; ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ತಪ್ಪೆಂದು ಒಪ್ಪಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ‘ತಪ್ಪಿತಸ್ಥ ತಪ್ಪನ್ನು ತಿದ್ದಿಕೊಳ್ಳದಿದ್ದರೆ ಇನ್ನೊಂದು ತಪ್ಪು ಮಾಡಿದಂತೆ’ ಎಂಬುದು ಚೀನಾದೇಶದ ದಾರ್ಶನಿಕನೊಬ್ಬನ ಮಾತು. ಆದ್ದರಿಂದ ದೋಷ ಕಂಡಾಗ ವಿಷಾದವನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಬೇಕು; ದೋಷವನ್ನು ಎತ್ತಿ ತೋರಿಸಬೇಕು. ತಪ್ಪನ್ನು ಕಂಡಾಗ ಒಪ್ಪನ್ನು ತಿಳಿಯಬೇಕು; ಒಪ್ಪನ್ನು ತಿಳಿಸಿದಾಗ ತಡಮಾಡದೇ ಸಕಾಲದಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು. ದ್ವೇಷ, ಉದಾಸೀನ ಭಾವತೋರದೆ ಸಕಾಲದಲ್ಲಿ ತಪ್ಪು ತೋರಿಸಿದ್ದಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದವರಿಗೆ ಕೃತಜ್ಞತೆ ಸಲ್ಲಿಸಿ, ಅಭಿವಂದಿಸಿ ಗುಣಗ್ರಾಹಿಗಳಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿ. ‘ಸದಾ ನೀವು ಇದೇ ರೀತಿ ಮಾರ್ಗದರ್ಶಕರಾಗಿರಿ’ ಎಂದು ಪ್ರಾರ್ಥಿಸಬೇಕು. ಕೇವಲ ಇನ್ನೊಬ್ಬರ ಮುಂದೆ ತಪ್ಪನ್ನು ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡರೆ ಸಾಲದು. ಅದು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಪುನರಾವರ್ತನೆಯಾಗದಂತೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಹೀಗಾಗ ಬೇಕಾದಲ್ಲಿ ಪದೇ ಪದೇ ನಮ್ಮ ಇತಿಮಿತಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಲಕ್ಷ್ಯವಿರಬೇಕು. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಕಾರ್ಯದಲ್ಲಿಯೂ ನಮಗೆ ಆತ್ಮಾವಲೋಕನ ದೃಷ್ಟಿಯಿರಬೇಕು.

. ವಿನಯವಂತಿಕೆ: ಪತ್ರರಚಕನಲ್ಲಿ ಇರಬೇಕಾದ ಅವಶ್ಯಕ ಗುಣವೆಂದರೆ ವಿನಯವಂತಿಕೆ. ‘ವಿದ್ಯಾದದಾತಿ ವಿನಯಂ’ ಎಂಬ ನುಡಿ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ತಿಳಿದಿದೆ. ವಿನಯವೆಂಬುದು ನಡೆತೆಯಲ್ಲೂ ವ್ಯಕ್ತವಾಗಬೇಕಾದ ಗುಣ, ಅಂತೆಯೇ ಬರೆಹದಲ್ಲೂ ಕಾಣಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಗುಣ. ಉದ್ದಟತನ ಅಹಂಭಾವ, ಉದಾಸೀನ ಮುಂತಾದವುಗಳಿಂದ ಕೂಡಿದ ಪತ್ರ ಭಾವೀ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಕಂಟಕಪ್ರಾಯವಾದುದು.

ಸೌಜನ್ಯವೆಂಬುದು ಗಳಿಸಿ ಬಳಸಿ ಬೆಳೆಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಗುಣ, ಅದೊಂದು ಕಲೆ. ವ್ಯವಹಾರ ಹಾಳಾಗಬಾರದು, ಸ್ನೇಹಕ್ಕೆ ಧಕ್ಕೆಯೊದಗಬಾರದು; ಆ ರೀತಿ ನಯವಾಗಿ ವರ್ತಿಸುವ ವಿಧಾನವೇ ವಿನಯವಂತಿಕೆ.

ವಿನಯವಂತಿಕೆಯಿಂದ ಕೂಡಿದ ವ್ಯಕ್ತಿ ಆವೇಶದಲ್ಲಿ ಪತ್ರ ಬರೆಯಲಾರನು; ಕ್ರೋಧಾವಿಷ್ಟನಾಗಿ ಉದ್ಗರಿಸಲಾರನು; ಕ್ರೋಧ ಆವರಿಸಿದಾಗ ಪತ್ರ ಬರೆಯದಿರುವುದೇ ಒಳ್ಳೆಯದು. ಪತ್ರ ಯಾವಾಗಲೂ ವಸ್ತು ನಿಷ್ಠವಾಗಿರಬೇಕು; ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಸ್ಥಾನಮಾನ, ಪದವಿ, ಹೆಸರು ಮೊದಲಾದವುಗಳನ್ನು ಅಲಕ್ಷಿಸಬಾರದು. ‘ಅಯ್ಯೋ ಎಂದರೆ ಸ್ವರ್ಗ ಎಲವೋ ಎಂದರೆ ನರಕ’ ಎಂದಿದ್ದಾರೆ ಬಸವೇಶ್ವರರು. ಮಾತುಗಳ ಬಳಕೆಯಲ್ಲಿ ವಿನಯಗುಣ ಕಾಣಬೇಕಾದರೆ ಸಾಧು ಶಬ್ದಗಳ ಬಳಕೆ ಅಗತ್ಯ.

ದಯವಿಟ್ಟು, ಕೃತಜ್ಞತೆಗಳು, ವಂದನೆಗಳು, ಅಭಾರಿಗಳಾಗಿದ್ದೇವೆ. ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ಪ್ರಶಂಶನೀಯವಾದುದು, ಸಂತೋಷವಾಗಿದೆ ಇತ್ಯಾದಿ ಮಾತುಗಳನ್ನು ಔಚಿತ್ಯಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬಳಸಬೇಕು. ಅನಿವಾರ್ಯವಾಗಿ ವಿಷಾದದ ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸುವಾಗಲೂ ಸೌಮ್ಯ ಭಾಷೆಯನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು.

‘ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆ ಅಗ್ನಿ ಅನಾಹುತಕ್ಕೆ ಈಡಾದುದನ್ನು ತಿಳಿದು ಬಹಳ ಸಂಕಟವಾಯಿತು. ನಿಮಗೆ ಇಂಥ ದುರ್ದೆಶೆ ಬರಬಾರದಿತ್ತು’ ಇಂಥ ಸಾಂತ್ವನ ನುಡಿಗಳನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಅಗತ್ಯ. ‘ನಿಮ್ಮ ನಷ್ಟಕ್ಕೆ ನಾವೇನೂ ಹೊಣೆಯಲ್ಲ, ನಿಮ್ಮ ಹಣೆಬರಹ, ನಾವೇನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ನಿಮ್ಮ ಮೂರ್ಖತನ’ ಇತ್ಯಾದಿ ಮಾತುಗಳನ್ನು ಬಳಸಬಾರದು.

. ಅರ್ಥಸ್ಪಷ್ಟತೆ: ನಾವು ಬರೆಯುವ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಿಷಯ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿರಬೇಕು; ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ಅಥವಾ ಓದುಗನಿಗೆ ತಕ್ಷಣವೇ ತಿಳಿಯುವಂತಿರಬೇಕು, ಇದಕ್ಕೆ ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳನ್ನು ಸಮಯೋಚಿತವಾಗಿ ಬಳಸುವುದೂ ಮುಖ್ಯ; ಖಚಿತಾರ್ಥದ ಪದಗಳನ್ನು ಪ್ರಯೋಗಿಸುವುದೂ ಮುಖ್ಯ; ಜೊತೆಗೆ ವಾಕ್ಯಗಳು ಸರಳವಾಗಿರಬೇಕು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ‘ನಿಮಗೆ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಸ್ವಲ್ಪಕಾಲದಲ್ಲಿ ಕಳಿಸಿಕೊಡುತ್ತೇನೆ. ಆದಷ್ಟು ಶೀಘ್ರವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿದ್ದೇವೆ. ಈಚಿನ ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮಿಂದ ಆದೇಶವೇ ಬಂದಿಲ್ಲ. ಬಹಳ ಕಾಲದಿಂದ ನೀವು ನಮ್ಮ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಿಲ್ಲ. ನಿಮ್ಮ ದರಪಟ್ಟಿ ಹೆಚ್ಚು ಕಡಿಮೆ ಒಪ್ಪಿಗೆಯಾಗಿದೆ. ನೀವು ಎರಡು ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ಮಾಡಿದ್ದೀರಿ’. ಹೀಗೆ ಖಚಿತ ಕಲ್ಪನೆ ನೀಡದ ಪದಪ್ರಯೋಗಗಳನ್ನು ಮಾಡಬಾರದು. ಈ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಹೀಗೆ ಬರೆಯಬೇಕು. ‘ನಿಮಗೆ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಈ ತಿಂಗಳ ೧೫ನೆಯ ದಿನಾಂಕದೊಳಗೆ ಕಳಿಸುತ್ತೇನೆ. ನಿಮ್ಮ ಪತ್ರ ತಲುಪಿದೆ. ಏಳು ದಿನಗಳಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಿಸಿದ್ದೇವೆ. ಕಳೆದ ಎರಡು ತಿಂಗಳಿಂದ ನಿಮ್ಮಿಂದ ಸರಕು ಆದೇಶ ಬಂದಿಲ್ಲ. ನೀವು ಕಳಿಸಿದ ದರಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಆರು, ಏಳನೆಯ ಐಟಂಗಳನ್ನು ಬಿಟ್ಟು ಉಳಿದೆಲ್ಲವನ್ನೂ ಒಪ್ಪಿದ್ದೇವೆ. ಚೆಕ್ಕಿನಲ್ಲಿ ದಿನಾಂಕ ತಪ್ಪಾಗಿದೆ.’

ನಾವು ಹೇಳುವ ವಿಷಯ ನಮಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದೆಯೇ? ತೃಪ್ತಿದಾಯಕವಾಗಿದೆಯೇ? ಎಂಬುದನ್ನು ಚಿಂತಿಸಬೇಕು, ನಮ್ಮ ಆಲೋಚನೆಗಳು ಸರಳವಿಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ ಉಳಿದವರಿಗೆ ಸರಳವಾಗಿ ತಿಳಿಸಲು ಹೇಗೆ ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ? ನಾವು ಬರೆದ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ನಾವೇ ಮೊದಲ ಓದುಗರೂ ವಿಮರ್ಶಕರೂ ಆದಾಗ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಅರ್ಥಸ್ಪಷ್ಟತೆ ಬರಲು ಶಕ್ಯ, ಬರೆದುದನ್ನೂ ಅಳಿಸದೊಂದು ಅಗ್ಗಳಿಕೆ ಮಹಾಕವಿಗಳಿಗೆ ಸಲ್ಲುತ್ತದೆಯೇ ವಿನಾ ಸಾಮಾನ್ಯರಿಗಲ್ಲ.

. ಆತ್ಮೀಯತೆ: ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರವು ‘ಸೃಜನಾತ್ಮಕ ಚೈತನ್ಯದ ಸುಂದರ ಅಭಿವ್ಯಕ್ತಿಯಾಗಿರಬೇಕು. ಶಬ್ದಗಳಿಗೆ ಜೀವ ತುಂಬಿದಾಗ ಓದುಗನಿಗೆ ರೋಮಾಂಚನವಾಗುತ್ತದೆ. ಸ್ನೇಹದ ಭಾವದಲ್ಲಿ ಪ್ರೀತಿಯ ನುಡಿಗಳಲ್ಲಿ ವಿಶ್ವಾಸ ಮೂಡಿಸುವಂತೆ ಮಾತುಗಳನ್ನು ಬಳಸಬೇಕು. ಎರಡು ಆತ್ಮಗಳ ಸಂಭಾಷಣೆಯಂತಿರಬೇಕು ಪತ್ರ; ನಮ್ಮ ಭಾವನೆ ಅವರಿಗೆ ತಿಳಿಯಲಿ, ಅವರ ಭಾವನೆ ನಮಗೆ ತಿಳಿಯಲಿ ಎಂಬಂತಿರಬೇಕು. ಗ್ರಾಹಕ ಮಾರಾಟಗಾರರ ನಡುವಣ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರ ಸ್ನೇಹಿತರ ಸರಸಸಂವಾದದಂತಿರಬೇಕು. ಇಂಥ ಆತ್ಮೀಯತೆಯ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಶಬ್ದ ಚಮತ್ಕಾರವಿರಬಾರದು. ಉದ್ದಂಡತನವಿರಬಾರದು, ಆಡಂಬರದ ಭಾವ ಪ್ರದರ್ಶನವಿರಬಾರದು. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಗೌರವ ಸಂಬೋಧನೆ ಮಾತ್ರ ಆತ್ಮೀಯವಾಗಿದ್ದರೆ ಸಾಲದು, ಪತ್ರದ ಧಾಟಿ ಸಹ ಆತ್ಮೀಯವಾಗಿರಬೇಕು. ಓದಿದವರ ಗುಣಗಳನ್ನು ನಾವು ಗುರುತಿಸಿರಬೇಕು. ಆತ್ಮೀಯವಾಗಿ ಎಂದ ಮಾತ್ರಕ್ಕೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಪತ್ರವಾಗಬೇಕಿಲ್ಲ; ಸುಖದುಃಖಗಳ ಆಲಾಪ-ಪ್ರಲಾಪವಾಗಬೇಕಿಲ್ಲ. ಸರಳವಾಗಿ, ಆಶಾಭಾವ ಹಾಗು ಮೃದುನುಡಿಗಳ ಮೂಲಕ ವಿಶ್ವಾಸ ಮೂಡುವಂತೆ ವಿಷಯ ಪ್ರಸ್ತಾಪ ಮಾಡಬೇಕು. ಆತ್ಮೀಯತೆಯ ಗುಣ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಮೂಡಬೇಕಾಧರೆ ಮೊದಲು ಅದು ವ್ಯಕ್ತಿಯಲ್ಲಿರಬೇಕು, ಮತ್ತು ತಾನು ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಕುರಿತು ಆತ್ಮೀಯತೆಯಿಂದ ವರ್ತಿಸಬೇಕು ಎಂದು ಕೊಳ್ಳುತ್ತಾನೋ ಆ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಗೌರವ ಪ್ರೀತಿ ವಿಶ್ವಾಸಗಳಿರಬೇಕು. ಆಗ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಆತ್ಮೀಯತೆಯನ್ನು ಕಾಣಲು ಸಾಧ್ಯ.

೧೦. ಪರಿಪೂರ್ಣತೆ: ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರ, ಸಮಗ್ರತೆಯಿಂದ ಕೂಡಿರಬೇಕು ಎಂಬುದು ಒಂದು ದೃಷ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ‘ಆದರ್ಶವೆನ್ನಬಹುದು’. ಆದರೂ ಸಹ ಪ್ರತಿ ಪತ್ರ ರಚಕನು ಸಾಧಿಸಬೇಕಾದ ಬಹುಮಟ್ಟಿಗೆ ಸಾಧಿಸಬಹುದಾದ ಗುರಿ ಅದು ಎಂದರೆ ತಪ್ಪಲ್ಲ. ಯಾವುದೇ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ವೀಕ್ಷಿಸಿದರೂ ದೋಷವಿಲ್ಲದಂಥ ಸರ್ವಾಂಗ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಪತ್ರ ಸಾಕಷ್ಟು ಪರಿಪೂರ್ಣವಾಗಿರಬೇಕು ಎಂಬಂಶವನ್ನು ಮರೆಯಬಾರದು. ಅಪರಿಪೂರ್ಣಪತ್ರ ಉತ್ತಮ ವ್ಯವಹಾರ ಪತ್ರವಲ್ಲ. ಪತ್ರದ ವಿವಿಧಾಂಗಗಳು ಇವೆಯೇ ಎಂಬುದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ನಮ್ಮ ಗುರಿ ಸಾಧನೆ, ಉದ್ದೇಶ ನಿರೂಪಣೆ ಸಾರ್ಥಕವಾಗಿ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಮೂಡಿದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು.

ಪರಿಪೂರ್ಣತೆ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆಗೆ ಪೂರಕಾಂಶವೇ ಹೊರತು ವಿರುದ್ದಾಂಶವಲ್ಲ. ತಿಳಿಸಬೇಕಾದ ಅಂಶಗಳೆಲ್ಲಾ ನಮೂದಿತವಾಗಿವೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಒಂದೊಂದು ಅಂಶಕ್ಕೂ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿಗಳಿವೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು. ಎಷ್ಟೋ ಜನ ಚೆಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಬರೆದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಪೂರ್ಣಗಮನವನ್ನೇ ನೀಡುವುದಿಲ್ಲ. ಬ್ಯಾಂಕಿನವರು ಚೆಕ್ಕುಗಳನ್ನು ಹಿಂದಿರುಗಿಸುವಾಗ (ನಗದು ಹಣ ನೀಡದೆ) ಬಳಸುವ ಪತ್ರದ ನಮೂನೆಯನ್ನು ಕಂಡರೆ, ಅಲ್ಲಿ ಅವರು ಸೂಚಿಸುವ ಕಾರಣಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಿದರೆ ಸಾಕು. ಅಗತ್ಯಾಂಶಗಳ ಪೂರೈಕೆಯಲ್ಲಿ ಲೋಪ ಎಷ್ಟರಮಟ್ಟಿಗೆ ಇರುತ್ತದೆ ಎಂಬುದು ವೇದ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.

ಅಡಕಪತ್ರಗಳನ್ನು ಮುಖ್ಯ ಪತ್ರದೊಡನೆ ಸೇರಿಸದಿರುವುದು, ಅಳತೆ, ತೂಕ, ದರ, ವಸ್ತು ವೈವಿಧ್ಯಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸುವಾಗ ಗ್ರಾಹಕರ ಕೋರಿಕೆಗೆ ತಕ್ಕಷ್ಟು ವಿವರಗಳಿವೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು, ಇವೆಲ್ಲಾ ಪತ್ರದ ಸಂಪೂರ್ಣತೆಗೆ ಗಮನಕೊಡಬೇಕಾದ ಅವಶ್ಯಕತೆಯನ್ನು ಎತ್ತಿ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.

ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಪರಿಪೂರ್ಣತೆಯ ಅಂಶ ಹೇಗಿರುತ್ತದೆಂದರೆ ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ಪತ್ರ ತಲುಪಿದಾಗ ಅವನಿಗೆ ಎಲ್ಲ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೂ ಉತ್ತರ ಸಿಕ್ಕಿರುತ್ತದೆ. ಮತ್ತೆ ವಿವರಗಳಿಗೆ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವ ಪ್ರಮೇಯವೇ ಬರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದ್ದರಿಂದ ಪತ್ರಕರ್ತನು ಪತ್ರ ಬರೆಯುವ ಮೊದಲು ಯಾವ ಯಾವ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ತಿಳಿದಿರಬೇಕು; ಅವು ನಮೂದಿತವಾಹಿಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪತ್ರ ಬರೆದಾದ ಮೇಲೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಸಂಸ್ಥೆಯ ವ್ಯವಹಾರ ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಶ್ರೇಷ್ಠ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ನಡೆಯುತ್ತಿದೆ ಎನ್ನುವುದಕ್ಕೆ ‘ಸಂಪೂರ್ಣತೆ’ ಎಂಬ ಗುಣವೇ ಸಾಕ್ಷಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.

೧೧. ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆ: ಯಾವುದೇ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆ ಸಣ್ಣದಿರಬಹುದು. ದೊಡ್ಡದಿರಬಹುದು; ವ್ಯವಹಾರ ಅಲ್ಲವಾಗಿರಬಹುದು, ಹೆಚ್ಚಾಗಿರಬಹುದು, ಅದು ಬಡ ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಶ್ರೀಯುತ ಸಂಸ್ಥೆಯಾಗಿರಬಹುದು; ಸರ್ಕಾರಿ, ಸಾರ್ವಜನಿಕ, ವಾಣಿಜ್ಯ, ಖಾಸಗಿ ಹೀಗೆ ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯಾಗಿದ್ದರೂ, ಎಲ್ಲಾ ಕಡೆಯೂ ಎಷ್ಟು ಕಾಣಬೇಕಾದ ಮೊದಲ ಗುಣವೆಂದರೆ ‘ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆ’

‘ವ್ಯಾಪಾರಂ ದ್ರೋಹ ಚಿಂತನಂ’ ಎಂಬ ಮಾತಿದೆ ನಿಜ. ಆದರೆ ನ್ಯಾಯವಾಗಿ ಧರ್ಮ, ಸತ್ಯಗಳಿಂದ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾಡುವವನು ವಚನ ಭ್ರಷ್ಟನಾಗಬೇಕಿಲ್ಲ; ಧರ್ಮಲಂಡನಾಗಬೇಕಿಲ್ಲ, ಅಸಂಸ್ಕೃತ-ಅನಾಗರಿಕನಾಗಬೇಕಿಲ್ಲ, ಮೋಸಗಾರನಾಗಬೇಕಿಲ್ಲ, ಸಾಚಾ ಆಗಿ ಇರಬಲ್ಲ, ಸಜ್ಜನನಾಗಿರಬಲ್ಲ, ಹಿತೈಷಿಯೂ ಆಗಿರಬಲ್ಲ.

ಯಾವುದೇ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಾಗಲಿ ನ್ಯಾಯದ ಗಳಿಕೆಗೆ ಯಾರ ಆಕ್ಷೇಪಣೆಯೂ ಇಲ್ಲ. ನಿಯತ್ತಿನ ಲಾಭಕ್ಕೆ ಅಡ್ಡಿಯಿಲ್ಲ. ವಸ್ತುಗಳ ಗುಣಮಟ್ಟ ಧಾರಣೆ, ಸಾಗಾಣಿಕೆ ಮುಂತಾದವುಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲನೆ ಮಾಡುವುದು ಮತ್ತು ಗುಣಮಟ್ಟವನ್ನು ಕಾಯ್ದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಮುಖ್ಯ. ಪತ್ರಗಳು ಸುಳ್ಳು ಭರವಸೆ ನೀಡಬಾರದು; ಮುಗ್ಧ ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ವಂಚಿಸಲು ಯತ್ನಿಸಬಾರದು, ತನ್ನ ಸರಕುಗಳ ಬಗ್ಗೆಯಾಗಲಿ ಇನ್ನೊಬ್ಬರ ಪದಾರ್ಥಗಳ ಬಗ್ಗೆಯಾಗಲಿ ಪ್ರತ್ಯಕ್ಷವಾದುದನ್ನು ಪ್ರಮಾಣಿಸುವ ದೃಷ್ಟಿ ಇರಬೇಕು. ಅನುಭವಜನ್ಯ ವಿಚಾರಗಳಿಗೆ ಜನ ಬೆಲೆ ನೀಡುತ್ತಾರೆಯೇ ಹೊರತು ವದಂತಿ, ಉತ್ಪ್ರೇಕ್ಷೆಯ ಜಾಹಿರಾತುಗಳಿಗೆ ಮನಗೊಡುವುದಿಲ್ಲ, ಅತಿಯಾಸೆಯಿಂದ ವರ್ತಿಸುವುದಿಲ್ಲ, ಅವಕಾಶದ ದುರ್ಲಾಭ ಪಡೆದು ಅತಿಯಾದ ಲಾಭಕ್ಕೆ ಕೈಯೊಡ್ಡುವುದಿಲ್ಲ, ಆದಷ್ಟೂ ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆಯೆಂಬುದು ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಎದ್ದು ಕಾಣಬೇಕು; ಒಕ್ಕಣೆಯಲ್ಲಿ ನಡೆಸುವ ವ್ಯಾಪಾರದಲ್ಲಿ ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ತಲುಪುವ ವಸ್ತುಗಳ ಗುಣಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಕಂಡು ಬರಬೇಕಾದ ಗುಣವೇ ಪ್ರಾಮಾಣಿಕತೆ.

೧೨. ಪೂರ್ವಸಿದ್ದತೆ ಮತ್ತು ಪರಿಷ್ಕರಣ: ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರವು ಸಾಕಷ್ಟು ಪೂರ್ವಸಿದ್ಧತೆಯಿಂದ ರಚಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ ಹಾಗೂ ಪರಿಷ್ಕರಣಕ್ಕೆ ಒಳಗಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಪತ್ರರಚನೆಯ ಪ್ರಾರಂಭವನ್ನು ದಿಢೀರನೇ ಮಾಡಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಗ್ರಾಹಕನೊಬ್ಬ ಮಾರಾಟಗಾರರಿಂದ ಪತ್ರ ಪಡೆದ ತಕ್ಷಣ ಲೆಕ್ಕಣಿಕೆ ಇದೆ, ಹಾಳೆ ಇದೆ ಎಂದು ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ನೀಡಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಕೇಳಿರುವ-ಹೇಳಿರುವ ಸಂಗತಿಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು, ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ‘ಇನ್ನು ಒಂದು ತಿಂಗಳೊಳಗಾಗಿ ೫೦೦೦೦ ಸಿದ್ಧ ಉಡುಪುಗಳನ್ನು ಕಳಿಸಿಕೊಡುವಿರಾ?’ ನಾವು ಕೆಳಗೆ ನಮೂದಿಸಿದ ದರದಲ್ಲಿ ಒದಗಿಸುವಿರಾ?’ ಎಂದು ಒಬ್ಬ ಮಾರಾಟಗಾರ ಕೇಳಿದರೆ ತಕ್ಷಣ ಉತ್ತರಿಸಲಾಗದು. ‘ಕಾರ‍್ಯಾಗಾರದ ತಾಯಾರಿಕಾ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳೆಷ್ಟು? ಅದಕ್ಕೆ ಬೇಕಾದ ಕಚ್ಚಾಮಾಲು, ಶ್ರಮಿಕವರ್ಗ ಹಾಗೂ ಬಂಡವಾಳಗಳಿವಯೇ? ಅವರು ಹೇಳಿದ ದರದಲ್ಲಿ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾಡಿದರೆ ತಮಗೆ ಗಿಟ್ಟುತ್ತದೆಯೇ? ಅಥವಾ ಇನ್ನಾವ ದರದಲ್ಲಿ ನೀಡಬಹುದು? ಎಂದು ಯೋಚಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಮೊದಲು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು; ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಹಾಕಬೇಕಾದ ಷರತ್ತುಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಹೀಗೆ ವಿವರಗಳ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯಾದ ಮೇಲೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ನಿರೂಪಿಸಬೇಕು? ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲೇ ಸಾಧ್ಯವೇ? ಅಥವಾ ಸಮಾಲೋಚನೆಗೆ ಮಾರಾಟಗಾರರನ್ನೇ ಕಳಿಸಬೇಕೇ? ಅಥವಾ ತಮ್ಮ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯನ್ನು ಕಳಿಸಬಹುದೇ? ಇತ್ಯಾದಿ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು.

ಪತ್ರ ಬರೆದ ಕೂಡಲೇ ಪತ್ರದ ಕಾರ್ಯಮುಗಿಯಿತು ಎಂದರ್ಥವಲ್ಲ; ಕಾರ್ಯವೊಂದು ಸಾಧನೆಯಾದಾಗ ಮುಕ್ತಾಯ ಸಮಾರಂಭವಿದ್ದಂತೆ. ಪತ್ರಲೇಖನ ಮುಗಿದ ಮೇಲೆ ಉಳಿದ ಕಾರ್ಯ ಎಂದರೆ ಪರಿಶೀಲನೆ ಅಥವಾ ಪರಿಷ್ಕರಣ, ಪತ್ರವನ್ನು ಎಂತಹ ಅನುಭವಿಗಳೇ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿರಲಿ, ನಿರೂಪಿತವಾದ ಸಂಗತಿಗಳು ಎಷ್ಟೇ ಸ್ಪಷ್ಟವಿರಲಿ, ತಿಳಿದೋ ತಿಳಿಯದೆಯೋ ಲೋಪದೋಷಗಳು ಸಂಭವಿಸಬಹುದಾದ ಸಾಧ್ಯತೆಗಳಿರುತ್ತವೆ. ಅದರಲ್ಲೂ ಒಬ್ಬರ ಕೈವಾಡವಿಲ್ಲದೆ ಹಲವರ ಕೈದಾಟುವಾಗ ಪತ್ರದ ಯಾವ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ದೋಷ ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ ಎಂದು ಹೇಳಲಾಗದು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದರಲ್ಲಿ ಒಂದು ಪತ್ರದ ಕರಡನ್ನು ಒಬ್ಬರು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದರೆ ಅದನ್ನು ವಿಭಾಗಾಧಿಕಾರಿಗಳು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತಾರೆ, ವರಿಷ್ಠಾಧಿಕಾರಿಗಳು ಅದನ್ನು ಓದಿ ಅಂಗೀಕಾರವೀಯುತ್ತಾರೆ, ಇಲ್ಲವೇ ಸೇರ್ಪಡೆ ಅಥವಾ ತಿದ್ದುಪಡಿ ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ. ಅನಂತರ ಬೆರಳಚ್ಚಿನಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಸಿದ್ಧವಾಗುತ್ತದೆ. ಅನಂತರ ಸಹಿಯಾಗಿ ಬಟವಾಡೆ ವಿಭಾಗದಿಂದ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟವರಿಗೆ ತಲುಪುತ್ತದೆ. ಪತ್ರ ಲೇಖನ ಮುಗಿದ ಮೇಲೆ ಅಥವಾ ಬೆರಳಚ್ಚಿನಿಂದ ಮೂಡಿ ಬಂದ ಮೇಲೆ ಅಕ್ಷರಲೋಪ,  ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆ ದೋಷಗಳು ಸಂಭವಿಸಿದ್ದರೆ ಅವನ ಗಮನಿಸಿ ತಿದ್ದಬೇಕು; ಟೈಪಿಗೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಾಗ ಪದಗಳ ಪ್ರಯೋಗವನ್ನು ವಾಕ್ಯರಚನೆಯನ್ನೂ ಗಮನಿಸಬೇಕು; ಪತ್ರದಲ್ಲಿರುವ ವಾಕ್ಯಗಳನ್ನು ಸರಳಗೊಳಿಸಬೇಕೇ? ಪದಗಳನ್ನು ಬದಲಿಸಬೇಕೇ? ಎಂಬುದನ್ನು ಪುನರ್ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಚಿಂತಿಸಿ ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ; ಬಿಟ್ಟು ಹೋದ ಅಂಶಗಳಿದ್ದರೆ, ಹೊಸದಾಗಿ ಹೊಳೆದ ಅಂಶಗಳಿದ್ದರೆ ಉಚಿತವಾಗದ ಕಡೆ ಅವನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕು ಅಗತ್ಯ ಬಿದ್ದರೆ ಮತ್ತೆ ಬೇರೆ ಪತ್ರವನ್ನೇ ಲಿಖಿಸುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹಿತದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಬಿಡಬೇಕಾದ ಸಂಗತಿ, ಬದಲಿಸಬೇಕಾದ ವಿವರ ಮೊದಲಾದವನ್ನು ಮೇಲಧಿಕಾರಿಗಳು ನೀಡಿದ ಸೂಚನೆಯನುಸಾರ ಅಳವಡಿಸಬೇಕು. ಅನಂತರ ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದಿ ಅವೆಲ್ಲಾ ಒಳಪಟ್ಟಿಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಬೇಕು. ಈ ಮೊದಲು ನಡೆದ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತುತ ಪತ್ರ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಮೂಡಿದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಯೋಚಿಸಬೇಕು. ಗ್ರಾಹಕ ಬರೆದ ಪತ್ರಾನುಸಾರ ಸವಾಂಶಗಳಿಗೂ ಉತ್ತರ ನೀಡಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂಬುದರತ್ತ ಗಮನಹರಿಸಬೇಕು. ಹೀಗೆ ಅಮೂಲಾಗ್ರವಾಗಿ ನಾನಾ ದೃಷ್ಟಿಗಳಿಂದ ಪತ್ರ ಪರಿಷ್ಕಾರವಾಗಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ; ಇದು ಮಹತ್ವ ಪೂರ್ಣವಾದ ಕಾರ್ಯವೂ ಹೌದು ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿಡಬೇಕು; ಇದು ಕೊನೆಯ ಹಂತದ ಕಾರ್ಯವಾದರೂ ಕನಿಷ್ಟ ಮಟ್ಟದ ಕಾರ್ಯವಲ್ಲ; ಒಂದು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ‘ಕಳಶಪ್ರಾಯ’ ವಾದ ಕಾರ್ಯವೆನ್ನಬಹುದು. ಪರಿಷ್ಕರಣ ಕಾರ್ಯ ಕರಡಚ್ಚು ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಬೆರಳಚ್ಚು ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಅಂಚೆ ರವಾನೆ ಹಂತದಲ್ಲಿ ವಿಭಿನ್ನ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಗುತ್ತದೆ.

೧೩. ಕ್ರಮಬದ್ಧ ನಿರೂಪಣೆ: ಸುಸಂಗತಗುಣ ಅಥವಾ ವಾಕ್ಯಗುಣ ಪತ್ರರಚನೆಯಲ್ಲಿ ಕಂಡುಬರಬೇಕಾದ ಲಕ್ಷಣವಾಗಿದೆ. ಮುಖ್ಯವಾಗಿ ಒಕ್ಕಣೆಯ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳಾವುವು ಎಂಬುದು ಎಷ್ಟು ಮುಖ್ಯವೋ, ಅವುಗಳನ್ನು ಯಾವ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ನಿರೂಪಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದೂ ಅಷ್ಟೇ ಮುಖ್ಯ, ಕ್ರಮಬದ್ಧತೆ ಎಂಬುದು ಕೇವಲ ವಿಷಯ ನಿರೂಪಣೆಗೆ ಸೀಮಿತವಲ್ಲ, ಪದಗಳಿಗೂ ವಾಕ್ಯಗಳಿಗೂ ಅನ್ವಯಿಸತಕ್ಕ ಸಂಗತಿಯಾಗಿದೆ.

ಒಂದೊಂದು ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಒಂದೊಂದು ವಾಕ್ಯವೃಂದವಿರಬೇಕು; ಮೊದಲು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಿದ ವಿಷಯಕ್ಕೂ ಮುಂದೆ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವ ವಿಷಯಕ್ಕೂ ಕೊಂಡಿಗಳಂತೆ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಪಡೆದಿರಬೇಕು; ಪದಗಳು ವಿಷಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಬಳಕೆಯಾಗಬೇಕು; ಪತ್ರದ ಉದ್ದ, ವಿಷಯಗಳ ವ್ಯಾಪ್ತಿಗೆ ಅನುಸಾರವಾಗಿರಬೇಕು; ಸಾಲು-ಪುಟಗಳ ಲೆಕ್ಕ ಮುಖ್ಯವಲ್ಲ, ಒಕ್ಕಣೆಯ ವಿಷಯವನ್ನು ಅನೇಕ ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ನಿರೂಪಿಸುವುದರಿಂದ ಕ್ರಮಬದ್ಧತೆ ಎದ್ದು ಕಾಣುತ್ತದೆ. ಒಂದು, ಎರಡು, ಮೂರು ಎಂದು ಕ್ರಮಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಹಾಕಿಯೂ ವಿಷಯ ನಿರೂಪಣೆ ಮಾಡುವುದುಂಟು. ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದುತ್ತಿದ್ದರೆ ಕುತೂಹಲ ಮೂಡುವಂತೆ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಮೋಡ ಚೆದುರುವಂತೆ ವಿಷಯ ಪ್ರತಿಪಾದನೆಯಿರಬೇಕು. ಅಡಕಪತ್ರಗಳನ್ನು, ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಿದ ಕ್ರಮಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಜೋಡಿಸಿರಬೇಕು. ಪತ್ರ ಹಲವಾರು ಪುಟಗಳಷ್ಟು ದೀರ್ಘವಾಗಿದ್ದರೆ ಪುಟಸಂಖ್ಯೆಗಳ ಜೊತೆಗೆ ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟೂ ಪ್ರತಿ ಪುಟದ ಅಂತ್ಯಕ್ಕೆ ಒಂದು ಅಂಶ ಮುಗಿಸುವಂತೆ ಯತ್ನಿಸಬೇಕು. ಅಂಕಿ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ರೂಪಿಸಬೇಕು. ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ದಾಸ್ತಾನು ಮಳಿಗೆಯಲ್ಲಿ ರಾಶಿಒಟ್ಟಿದಂತೆ, ಸಂತೆಯಲ್ಲಿ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಗುಡ್ಡೆ ಹಾಕಿದಂತೆ ಒಟ್ಟಿರಬಾರದು; ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ನಿರ್ಮಾಣ ಮಾಡಿದ ಸುಂದರ ಕಟ್ಟಡದಂತೆ, ಸುಂದರ ಹೂವಿನ ತೋಟದ ವಿನ್ಯಾಸದಂತೆ ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾದ ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾದ ಹಂತ ಹಂತದ ನಿರೂಪಣೆಯಿರಬೇಕು.

ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆ ಭಾಗದ ಪ್ರಾರಂಭವು, ಗಣ್ಯವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಆಗಮಿಸಿದಾಗ ಕುಶಾಲ ತೋಪುಗಳನ್ನು ಹಾರಿಸಿದಂತೆ ಇರಬೇಕು; ಸ್ಪರ್ಧೆಗಳಲ್ಲಿ ಆಟಗಾರರು ಆಟವನ್ನು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಲು ಬೀಸುವ ಬಾವುಟ, ಊದುವ ಸಿಳ್ಳೆ, ಹಾರಿಸುವ ತುಪಾಕಿ ಸದ್ದು, ಬಾಯಲ್ಲಿ ಸಾರುವ ಉದ್ಗಾರ ನುಡಿಯಂತೆ ಮನಸೆಳೆವ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗಿರಬೇಕು; ಬಿಟ್ಟ ಬಾಣದಂತೆ, ನೇರದಾರಿಯಂತೆ, ವಿಷಯ ಪ್ರವೇಶವಾಗುವಂತೆ ವಿಷಯ ನಿರೂಪಣೆ ಇರಬೇಕು; ಪ್ರಾರಂಭದ ಮಾತುಗಳು ಆತ್ಮೀಯತೆಯಿಂದ ವಿಚಾರಮಂದಿರಕ್ಕೆ ಕರೆದೊಯ್ಯುವಂತಿರಬೇಕು; ಪ್ರಾರಂಭದ ಮಾತುಗಳು ಆತ್ಮೀಯತೆಯಿಂದ ವಿಚಾರಮಂದಿರಕ್ಕೆ ಕರೆದೊಯ್ಯುವಂತಿರಬೇಕು; ಸವಕಲು ನಾಣ್ಯದಂಥ ಮಾತುಗಳು ಇರಬಾರದು; ವಿಷಯದ ಮಧ್ಯದಿಂದ ಅಥವಾ ವಿಷಯಾಂತ್ಯದಿಂದ ಪತ್ರದ ಪ್ರಾರಂಭವಿರಕೂಡದು; ಒಳ್ಳೆಯ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿದ ಪತ್ರ ಬೀರುವ ಪ್ರಭಾವ ಅಷ್ಟಿಷ್ಟಲ್ಲ; ಪ್ರಾರಂಭದ ನಂತರ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳೊಡನೆ ವಿವಿಧ ವಾಕ್ಯವೃಂದಗಳ ವಿನ್ಯಾಸ, ನಿದರ್ಶನಗಳೊಂದಿಗೆ ಒಕ್ಕಣೆ ಸಾಗಬೇಕು; ವಿಷಯ ನಿರೂಪಣೆ ಸುಂದರ ಉದ್ಯಾನವನದಲ್ಲಿ ಸಂಚರಿಸುವ ರೀತಿಯ ಅನುಭವವುಂಟು ಮಾಡಬೇಕು; ದಟ್ಟಾರಣ್ಯದಲ್ಲಿ ದಾರಿತಪ್ಪಿ ತಿರುಗಾಡಿದಂತೆ ಆಗಬಾರದು; ಅರ್ಥವಾಗಲಿಲ್ಲ ಎಂದು ತಲೆ ಕೆರೆದುಕೊಳ್ಳುವಂತಿರಬಾರದು, ವಿವರಣೆ ಅತಿಯಾಗಿ ಮುಂದೇನು ಹೇಳಿದೆ ಎಂದು ಹಾರಿಸಿ ಓದುವಂತಾಗಬಾರದು, ತಲ್ಲೀನ ಚಿತ್ತರಾಗಿ ಓದುವಂತಿರಬೇಕು, ಪ್ರತಿಸಂಗತಿಯೂ ಚಿಕ್ಕದೇ ಇರಲಿ ದೊಡ್ಡದೇ ಇರಲಿ, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿರಲಿ ವಿಶೇಷವಾಗಿರಲಿ ಹಿತ-ಮಿತವಾಗಿರಬೇಕು.

ಪತ್ರದ ಒಕ್ಕಣೆಯ ಕೊನೆಯ ಭಾಗ ಮೊದಲೆರಡು ಭಾಗಗಳಷ್ಟೇ ಮಹತ್ವ ಪೂರ್ಣವಾದುದು. ನಡುನೀರಿನಲ್ಲಿ ಕೈಬಿಟ್ಟಂತೆ ಪತ್ರ ನಿರೀಕ್ಷಿತವಾಗಿ ಮುಕ್ತಾಯವಾಗಬಾರದು; ಕೊನೆಯ ವಾಕ್ಯದ ವೇಳೆಗೆ ಓದುಗನಿಗೆ ಸಮಸ್ಯೆ ಉಳಿದಿರಬೇಕು. ಚಿಂತೆಯುಂಟಾಗಬಾರದು. ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಅಸ್ಪಷ್ಟತೆ ಇರಬಾರದು, ಸ್ಪಷ್ಟತೆಗೋಸ್ಕರ ಮತ್ತೊಂದು ಪತ್ರವನ್ನು ಬರೆಯುವಂತಾಗಬಾರದು, ಕೊನೆಯ ವಾಕ್ಯವನ್ನು ಓದಿದರೆ ಏಣಿಯ ಮೆಟ್ಟಿಲುಗಳಿಂದ ಇಳಿಯುವಂತೆ ಇರಬೇಕು, ಆದರೆ ಎತ್ತರದ ನೆಗತದಿಂದ ಬಿದ್ದಂತೆ, ಜಾರಿದಂತೆ, ಹಳ್ಳಕ್ಕೆ ಧುಮುಕಿದಂತರಬಾರದು. ಇಷ್ಟೆಲ್ಲಾ ಎಚ್ಚರವಹಿಸಿ ಸೃಜನಾತ್ಮಕ ವಿಚಾರಗಳಿಂದ ಒಕ್ಕಣೆ ಬರೆಯಬೇಕಾಗಿರುವುದರಿಂದ ಪತ್ರಲೇಖನವನ್ನು ಕೆಲವರು ‘ಕಲೆ’ ಎಂದು ಭಾವಿಸುವುದು ಅರ್ಥಪೂರ್ಣವಾಗಿದೆ; ಸಮರ್ಪಕ ಒಕ್ಕಣೆ ಶ್ರೇಷ್ಠ ಪ್ರಬಂಧ ವಾಚನದ ಅನುಭವವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ ಎಂಬುದು ಸುಳ್ಳಲ್ಲ.