ಸ್ವರೂಪ: ವಾಣಿಜ್ಯ ರಂಗದ ಪತ್ರ ವ್ಯವಹಾರವು ಒಂದು ಸಂವಾದವಿದ್ದಂತೆ, ಕ್ರಿಯೆ-ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ಸರಣಿ ಇದ್ದಂತೆ. ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಕೇವಲ ಏಕಪಾರ್ಶ್ವವ್ಯವಹಾರವಲ್ಲ, ಉಭಯಕುಶಲೋಪರಿ ವ್ಯವಹಾರ. ಆದ್ದರಿಂದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಹಂತದಲ್ಲಿಯೂ ‘ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರ’ ವಿಶೇಷ ಪಾತ್ರ ವಹಿಸುತ್ತದೆ. ಯಾರಾದರೊಬ್ಬರು ಒಂದು ವಿಚಾರವನ್ನು ತಿಳಿಸಿದಾಗ, ಒಂದು ಸಂಗತಿಯನ್ನು ಕೇಳಿದಾಗ, ಪ್ರಶ್ನಿಸಿದಾಗ, ಪ್ರತಿಭಟಿಸಿದಾಗ ಒಟ್ಟಾರೆ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸಿದಾಗ ಅದಕ್ಕೆ ಸೂಕ್ತವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು. ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರಗಳನ್ನು ಬರೆಯಬೇಕಾದದ್ದು ಅನಿವಾರ್ಯ. ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಭಾವಾತ್ಮಕವಾಗಿರಬಹುದು ಇಲ್ಲವೇ ನಿಷೇಧಾತ್ಮಕವಾಗಿರಬಹುದು; ಎರಡೂ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಕಾಲದಲ್ಲಿ ಸಮಂಜಸವಾಗಿ ಸೌಜನ್ಯಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸುವುದು ಅಗತ್ಯ. ದೋಷ ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿದಾಗ ಆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆದಕ್ಷತೆ ವ್ಯಕ್ತವಾಗುತ್ತದೆ. ಉತ್ತರಿಸದಿದ್ದರೆ ಅಶ್ರದ್ಧೆ ನಿರ್ಲಕ್ಷ್ಯಗಳನ್ನು ತೋರಿಸಿದಂತಾಗುತ್ತದೆ. ಅತಿಯಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿದರೆ ಅತಿವಿನಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಜೊತೆಗೆ ಕಾಲಹರಣವಾಗುತ್ತದೆ, ವೃಥಾಶ್ರಮವಾಗುತ್ತದೆ. ತೀರಾ ಮೊಟಕಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿದ್ದರೆ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಶ್ರದ್ಧೆ ಸಾಲದು, ಅಥವಾ ಉತ್ತರಿಸಲು ಬಾರದು ಎಂಬ ಭಾವನೆ ಮೂಡುತ್ತದೆ. ಆದ ಕಾರಣ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ, ಶ್ರದ್ಧೆಯಿಂದ ತಪ್ಪದೆ ಸಕಾಲದಲ್ಲಿ ಹಿತಮಿತವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು. ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಘನತೆ, ಗೌರವ, ದಕ್ಷತೆ, ಶಿಸ್ತು ಮತ್ತು ಸಂಯಮಗಳಿಗೆ ಸಾಕ್ಷಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳ ಸಂದರ್ಭಗಳು

೧. ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರವೊಂದನ್ನು ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಗ್ರಾಹಕ ಬರೆದಾಗ ಅವನು ಸರಕು ಆದೇಶ ಕಳಿಸಲಿ ಬಿಡಲಿ, ಆತನ ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರಕ್ಕೆ ಉತ್ತರ ಕೊಡಬೇಕಾದದ್ದು ವಾಣಿಜ್ಯ ಧರ್ಮ, ಸೌಜನ್ಯತೆಯ ಲಕ್ಷಣ, ಪ್ರತಿ ವಿಚಾರಣಾ ಪತ್ರದ ಉತ್ತರವೂ ಆದೇಶ ಪತ್ರವನ್ನು ದೊರಕಿಸಿಕೊಡುವ ಸಂದರ್ಭವನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ.

೨. ಆದೇಶ ಪತ್ರಗಳು ಬಂದಾಗ ಗ್ರಾಹಕನಿಗೆ ಆದೇಶಾನುಸಾರ ಬಿಕರಿದಾರ ಸರಕುಗಳನ್ನು ಕಳಿಸಲಿ ಕಳಿಸದಿರಲಿ, ಅಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಪೂರೈಸಲಿ ಅಥವಾ ಕ್ರಯಾದೇಶವನ್ನೇ ತಿರಸ್ಕರಿಸಲಿ, ಮೊದಲು ಆದೇಶ ತಲುಪಿದ್ದಕ್ಕೆ ಉತ್ತರಿಸಿ ಮುಂದೆ ತಾವು ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ಕ್ರಮದ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿಸಬೇಕಾದದ್ದು ಮಾನವತೆಯ ಲಕ್ಷಣ. ಜೊತೆಗೆ ಗ್ರಾಹಕರಲ್ಲಿರುವ ಆತಂಕ ನಿವಾರಣೆಯೂ ಆಗುತ್ತದೆ.

೩. ಉದರಿ ಸೌಲಭ್ಯಗಳನ್ನು ಕೇಳಿ ಗ್ರಾಹಕರೊಬ್ಬರು ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದನ್ನು ಕೇಳಿದಾಗ ಉದರಿ ಸೌಲಭ್ಯ ನೀಡಲಿ ಬಿಡಲಿ ಮೊದಲು ಉತ್ತರ ಕೊಡಬೇಕಾದದ್ದು ಸೌಜನ್ಯತೆಯ ಲಕ್ಷಣ.

೪. ಗ್ರಾಹಕರ ಅರ್ಹತೆ, ಆರ್ಥಿಕಾನುಕೂಲತೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪರಾಮರ್ಶನ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆದಾಗ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವ್ಯಾಪಾರಿಗಳು ಅವಕ್ಕೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವುದು ಕರ್ತವ್ಯವೂ ಹೌದು, ಮಾನವ ಧರ್ಮವೂ ಹೌದು. ಸತ್ಯವನ್ನು ನವಿರಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕಷ್ಟೇ! ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಅಭಿಪ್ರಾಯ ನೀಡಿಕೆ ಮುಖ್ಯ, ಉತ್ತರ ಸಂದರ್ಭ, ಸಂಗತಿ, ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಮನೋಧರ್ಮ ಮುಂತಾದವುಗಳಿಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಇರಬೇಕು.

೫. ವ್ಯಾಪಾರ-ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿ ಏರುಪೇರುಗಳೂ ಅವ್ಯವಸ್ಥೆಗೂ ಅನನುಕೂಲಗಳೂ ಉಂಟಾಗುತ್ತವೆ. ಆದರಿಂದ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಲೋಪದೋಷವುಂಟಾಗುವುದು ಸಹಜ, ಇಂಥ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಕಷ್ಟ-ನಷ್ಟಗಳಿಗೆ ಒಳಗಾದ ಗ್ರಾಹಕರು ಆಕ್ಷೇಪಣೆ-ಪ್ರತಿಭಟನೆಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿದರೆ ಅವರಿಗೆ ತಕ್ಕ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಉತ್ತರಿಸುವ, ಸಮಾಧಾನ ಹೇಳುವ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಅನಿವಾರ್ಯವಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

೬. ಬ್ಯಾಂಕು ವ್ಯವಹಾರಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಗ್ರಾಹಕರು ಆಕ್ಷೇಪಿಸಿದಾಗ, ಬಗೆಬಗೆಯ ಸೂಚನೆ ಸಲಹೆಗಳನ್ನು ನೀಡಿದಾಗ, ಅನುಕೂಲಗಳನ್ನು ಕೇಳಿದಾಗ ಬ್ಯಾಂಕು ತಕ್ಷಣ ಉತ್ತರಿಸಬೇಕು.

ಮೇಲ್ಕಂಡ ಸಂದರ್ಭಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಿದರೆ ಒಂದಂಶ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ; ಪತ್ರವೊಂದಕ್ಕೆ ಬರೆಯುವ ಉತ್ತರ ಪತ್ರವನ್ನೇ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರವೆಂದು ಕರೆಯುವುದುಂಟು. ಒಂದು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಕ್ರಿಯೆಗೆ ಪ್ರತಿಯಾಗಿ ವ್ಯಕ್ತವಾಗುವ ಪ್ರತಿಕ್ರಿಯೆಯ ಪತ್ರ ರೂಪವೇ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರ.

ಬಿಕರಿದಾರರು ತಾವಾಗಿಯೇ ಬರೆಯುವ ನೀಡಿಕೆ ಪತ್ರ, ವ್ಯವಹಾರೋಜ್ಜೀವನ ಪತ್ರ, ಮಾರಾಟ ಪತ್ರಗಳಿಗಿಂತ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳು ಭಿನ್ನವಾದವು. ಬಹುತೇಕವಾಗಿ ಗ್ರಾಹಕ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸುವ ಪತ್ರಗಳು ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳು. ನೀಡಿಕೆ ಪತ್ರ, ವ್ಯವಹಾರೋಜ್ಜೀವನ ಪತ್ರ, ಮಾರಾಟ ಪತ್ರ ಮುಂತಾದವು ವಿಕ್ರಯ ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಮಾರಾಟದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ, ಗ್ರಾಹಕ ಅಥವಾ ಗ್ರಾಹಕ ಸಂಸ್ಥೆ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರ ಬರೆಯುವಂತೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಖರೀದಿದಾರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳೂ ಬರೆಯುತ್ತವೆ; ಬಿಕರಿದಾರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳೂ ಬರೆಯುತ್ತವೆ; ಇಬ್ಬರ ದೃಷ್ಟಿಕೋನ, ವಿಷಯವನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವ ರೀತಿನೀತಿಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳಿರುತ್ತವೆ. ಈ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳು ವಾಣಿಜ್ಯ ರಂಗದಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಮುನ್ನಡೆಸುವ ಮೀಟುಗೋಲುಗಳಾಗಿವೆ. ಪ್ರತ್ಯುತ್ತರ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ವಿವಿಧ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರಗಳ ನಿರೂಪಣೆಯ ಮಾದರಿ ಪತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಕಾಣಬಹುದಾಗಿದೆ.