ವರದಿ ಮಾಡುವುದು ಆಧುನಿಕ ಪ್ರಸಾರ ಮಾಧ್ಯಮಗಳ ಮಹತ್ವಪೂರ್ಣ ಸಾಧನಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ವರದಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು ಒಂದು ಬಗೆಯ ಲೇಖನ ಕಲೆಯಾಗಿದೆ. ವರದಿ ನಿಜಕ್ಕೂ ಸೃಜನಾತ್ಮಕ ಬರಹವೆಂದರೆ ತಪ್ಪಲ್ಲ. ಉತ್ತಮ ವರದಿಯನ್ನು ಓದಿದರೆ ಶ್ರೇಷ್ಠ ಪ್ರಬಂದವಾಚನದ ಅನುಭವವಾಗುತ್ತದೆ. ಆದಕಾರಣ, ವರದಿ ವ್ಯಾವಹಾರಿಕ ಸಾಧನವೂ ಹೌದು; ಸಾಹಿತ್ಯಕ ಮಾದರಿಯೂ ಹೌದು.

ವರದಿ ಎಂದರೆ ‘ಒಂದು ಕಲಾಪದ ವಿವರಣೆಯನ್ನು ಹಾಜರಿ ಇಲ್ಲದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಮುಟ್ಟಿಸುವುದು’ ಎಂದು ಹೇಳಬಹುದು.

ವರದಿಗೆ ಸಾಮಾನ್ಯಾರ್ಥದಲ್ಲಿ ಸುದ್ದಿ, ವಾರ್ತೆ, ಸಮಾಚಾರ, ಸಂಗತಿ, ವರ್ತಮಾನ, ಬೇರೆ ಸ್ಥಳಗಳಲ್ಲಿ ಜರುಗಿದ ವಿದ್ಯಮಾನದ ನಿರೂಪಣೆ ಎಂಬ ಮುಂತಾದ ಅರ್ಥಗಳಿವೆ. ಆದರೆ ವಾಣಿಜ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ‘ವರದಿ’ ಎಂಬ ಪದ ವಿಶಿಷ್ಟಾರ್ಥದಲ್ಲಿ ಬಳಕೆಯಾಗುತ್ತದೆ. ವರದಿಯು ‘ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಹಲವು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ತಮ್ಮನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅಧ್ಯಯನ ಮಾಡಿ ನೀಡುವ ಮಾಹಿತಿ ಮತ್ತು ಅಭಿಪ್ರಾಯ’ವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಸಮಿತಿ ಸದಸ್ಯರು ಸಂದರ್ಶನ, ದಾಖಲೆ, ಪರಿಶೀಲನೆ, ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ಭೇಟಿ, ಘಟನೆಗಳ ಸ್ವಯಂ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮೊದಲಾದ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಿದ ನಂತರ ವರದಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಆದ್ದರಿಂದ ವರದಿಯ ಲಕ್ಷಣಗಳನ್ನು ಹೀಗೆ ಕ್ರೋಢಿಕರಿಸಬಹುದು. ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಒಬ್ಬ ಉನ್ನತಾಧಿಕಾರಿದ ವ್ಯಕ್ತಿ ನೀಡಿದ ಆದೇಶಾನುಸಾರ ವರದಿ ಸಿದ್ಧವಾಗುತ್ತದೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ವರದಿಕಾರ ವರದಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಯಾವುದಾದರೂ ಸಮಸ್ಯೆ ಅಥವಾ ವಾಣಿಜ್ಯ ಸ್ಥಿತಿಗತಿಗಳ ಅರಿವನ್ನು ಪಡೆಯಲು ಅಥವಾ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಇನ್ನಾವುದೇ ವಿಚಾರದ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಪರಿಣತನಾದ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಹಲವು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅಧ್ಯಯನ ಮಾಡಿ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಪತ್ರರೂಪದ ಅಥವಾ ಗ್ರಂಥರೂಪದ ಬರಹವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸುವವರು ಸಾರ್ವಜನಿಕ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಾಗಿರಬಹುದು; ವಿಶಿಷ್ಟ ಕ್ಷೇತ್ರದ ತಜ್ಞರಾಗಿರಬಹುದು, ವಿಭಾಗಾಧಿಕಾರಿ ಅಥವಾ ಶಾಖಾಧಿಕಾರಿ ಆಗಿರಬಹುದ, ಸಂಶೋಧಕರಾಗಿರಬಹುದು, ಪಂಡಿತರಾಗಿರಬಹುದು, ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಸಮಸ್ಯೆಗೆ ಪರಿಹಾರ ನೀಡುವಲ್ಲಿ ನೆರವಾಗುವ ಅರ್ಹತೆ ಪಡೆದವರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ.

ವರದಿಯನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲು ಸಮಿತಿ ನೇಮಕವಾದಾ ಸಮಿತಿಯಲ್ಲಿ ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ಅರ್ಹತೆಯುಳ್ಳ ತಜ್ಞರಿರುವುದಿಲ್ಲ, ಭಿನ್ನ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ತಜ್ಞರಾದವರು ಇರುತ್ತಾರೆ. ಸಮಸ್ಯೆಯ ವಿವಿಧಾಂಗಗಳ ಅಧ್ಯಯನಕ್ಕೆ ವಿಭಿನ್ನ ವಿಚಾರಗಳ ತಜ್ಞರು ಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಕಾಲಾವಧಿ ಹೆಚ್ಚಿಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ, ಒಟ್ಟು ಕಾರ್ಯ ಪ್ರಮಾಣ ಅಧಿಕವಾಗಿದ್ದಾಗ ಒಂದೇ ಬಗೆಯ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಣೆ ಇದ್ದಾಗ ಸಮಾನ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯಮವೊಂದನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದರ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿ ನೀಡಲು ಸಮಿತಿಯನ್ನು ನೇಮಕ ಮಾಡಿದರೆ, ಆ ಸಮಿತಿಯಲ್ಲಿ ಜನಾಭಿಪ್ರಾಯ ಸಂಗ್ರಿಹಿಸಲು, ಆರ್ಥಿಕ ಅನುಕೂಲ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಅರಿಯಲು, ಭೌಗೋಳಿಕ ಸನ್ನಿವೇಶಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಲು, ಮಾರುಕಟ್ಟೆಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ತಿಳಿಯಲು ನಾನಾ ಬಗೆಯ ತಜ್ಞರು ಆ ಸಮಿತಿಯಲ್ಲಿರುತ್ತಾರೆ.

ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ವರದಿ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಹಲವು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕನುಸಾರವಾಗಿ ಅಧ್ಯಯನ ನಡೆಸಿ, ಮಾಹಿತಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿ ವರ್ಗೀಕರಿಸಿ, ವಿವರಗಳನ್ನು ನೀಡಿ, ವಿಮರ್ಶೆಯ ಮೂಲಕ ಶಿಫಾರಸ್ಸುಗಳನ್ನೂ ಸಮಸ್ಯೆಗೆ ಪರಿಹಾರವನ್ನೂ ಸೂಚಿಸುವ ತಜ್ಞರ ಅಥವಾ ಕೈಕೆಳಗಿನ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ನೀಡುವ ಪತ್ರರೂಪದ ಲೇಖನ ಅಥವಾ ಗ್ರಂಥರೂಪದ ಪ್ರಬಂಧವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ವರದಿಯ ಮಹತ್ವ

ಆಧುನಿಕ ವಾಣಿಜ್ಯೇತರ ಹಾಗೂ ವಾಣಿಜ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ವರದಿಯ ಪಾತ್ರ ಮಹತ್ತರವಾದುದು. ಉದಾರಹಣೆಗೆ, ಪತ್ರಿಕಾಕ್ಷೇತ್ರವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡರೆ, ರಾಜಕೀಯ ವಿದ್ಯಮಾನಗಳನ್ನು ಕುರಿತು ಕೆಲವು ಪತ್ರಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಬಂದ ವರದಿಗಳು ಸಂಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಅಲ್ಲಾಡಿಸಿವೆ, ಸರ್ಕಾರಗಳನ್ನು ಎಚ್ಚರಿಸಿವೆ; ಅಕ್ರಮ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಶಿಕ್ಷೆಯಾಗುವಂತೆ ಮಾಡಿ ಸಾರ್ವಜನಿಕರ ಹಿತವನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಿವೆ. ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ಅನ್ಯಾಯವಾಗಿ ವರ್ತಿಸಿದಾಗ ಅವರು ಕಣ್ತೆರೆಯುವಂತೆ ಪತ್ರಿಕಾ ವರದಿಗಳು ಪ್ರಭಾವ ಬೀರಿವೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಂತೂ ಯಾವುದೇ ಉದ್ಯಮ ಪ್ರಾರಂಭಿಸುವಾಗ ಘಟನೆ, ಅನಾಹುತ, ಆಕಸ್ಮಿಕ ಅನ್ಯಾಯಗಳು ಜರುಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ಸತ್ಯಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಲು, ಜಟಿಲ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಉಂಟಾದಾಗ ಪರಿಹಾರ ಮಾರ್ಗ ಅರಿಯುವಲ್ಲಿ ವರದಿಗಳು ಉತ್ತಮ ಮಾಧ್ಯಮವಾಗಿವೆ. ವಿಶೇಷ ತಜ್ಞರ ಪ್ರಸಿದ್ಧ ವರದಿಗಳು ಇತಿಹಾಸವನ್ನೇ ನಿರ್ಮಿಸಿವೆ. ಉದಾಹರಣೆಗಾಗಿ ಗೋಕಾಕರ ವರದಿಯನ್ನು ಗಮನಿಸಬಹುದು. ವೆತನ ಪರಿಷ್ಕರಣ ಸಮಿತಿ ವರದಿಗಳು ರಾಜ್ಯದ ಅಥವಾ ರಾಷ್ಟ್ರದ ಆರ್ಥಿಕ ಸ್ಥಿತಿಗತಿಗಳ ಮೇಲೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಬೆಳಕು ಚೆಲ್ಲುತ್ತದೆ. ಬ್ಯಾಂಕುಗಳ ಅನೇಕ ಯೋಜನೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ವರದಿಗಳು ಗ್ರಾಮೀಣ ಜನಜೀನವದ ಆರ್ಥಿಕ ಬದುಕಿನ ಬಗ್ಗೆ ಅನೇಕ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಬೆಳಕಿಗೆ ತರುತ್ತದೆ. ಹೀಗೆ ವರದಿಗಳು ನಾನಾ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಮಹತ್ವ ಪೂರ್ಣ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಪಡೆದಿವೆ.

ವರದಿಯ ಸಂದರ್ಭಗಳು

ವರದಿಗಳನ್ನು ಯಾವ ಯಾವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ  ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತಾರೆ ಎಂಬ ಬಗ್ಗೆ ಖಚಿತ ನಿಯಮಗಳೇನೂ ಇಲ್ಲ. ಅಗತ್ಯ ಬಿದ್ದಾಗಲೆಲ್ಲಾ ವರದಿ ನೀಡಲು ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟವರಿಗೆ  ಆದೇಶ ನೀಡಬಹುದು. ಆದರೂ ಸಹ ವರದಿ ನೀಡಬುದಾದ ಕೆಲವು ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಂದರ್ಭಗಳನ್ನು ನಾವು ಗುರುತಿಸಬಹುದಾಗಿದೆ. ಯಾವುದೇ ಸಂದರ್ಭವಾದರೂ ವರದಿ ನೀಡಲು ಏಕವ್ಯಕ್ತಿಯಾದರೂ ನೇಮಕಗೊಳ್ಳಬಹುದು. ಹಲವು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಾದರೂ ನೇಮಕಗೊಳ್ಳಬಹುದು. ಒಂದೇ ರೀತಿಯ ಸಂದರ್ಭಕ್ಕೆ ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ಏಕವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ನೇಮಿಸಿದರೆ ಇನ್ನೊಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ಸಮಿತಿಯನ್ನು ನೇಮಿಸಿದ ನಿದರ್ಶನಗಳಿವೆ.

ಸಾಧಾರಣವಾಗಿ ಕಂಪನಿಯ ಅಧಿಕಾರಿಗಳು ತಮ್ಮ ಅಧೀನ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಅಥವಾ ಅಧೀನ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ವಿದ್ಯಮಾನದ ಬಗ್ಗೆ ಅಥವಾ ತಮ್ಮ ಅಧೀನ ಶಾಖೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಇಲ್ಲವೇ ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿಯ ಆದೇಶಾನುಸಾರ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಾದ ಸಂದರ್ಭ ಒದಗಿ ಬಂದೇ ಬರುತ್ತದೆ.

ಕಂಪನಿ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗೆ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಭೆ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ಸಭೆ ಮೊದಲಾದವುಗಳ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿ ನೀಡುವ ಮತ್ತು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆ ಹೊರುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಿದ್ದೇ ಇರುತ್ತವೆ. ಶಾಖಾ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿರುವ ಮುಖ್ಯ ಲೆಕ್ಕಿಗರು ಹಾಗೂ ಶಾಖಾ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ತಮ್ಮ ಕಾರ‍್ಯಾಲಯದ ಕಾರ್ಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಮೇಲಾಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ನಿಯತಕಾಲಿಕ ವರದಿಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ವಾಣಿಜ್ಯ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ  ನಿತ್ಯ ಜೀವನೋಪಯೋಗಿ ವಸ್ತುಗಳ ಮಾರಾಟದ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೆ ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಲು ತಜ್ಞರಿಂದ ಸಲಹಾರೂಪದ ವರದಿಗಳನ್ನು ಪಡೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಾರ‍್ಯಾಲಯಕ್ಕೆ ಇರುವ ಕಟ್ಟಡ ಸಾಲದಾದಾಗ ಬೇರೆ ಕಟ್ಟಡಕ್ಕೆ ಬದಲಾಯಿಸಲು ಅಥವಾ ಸ್ವಂತ ಕಟ್ಟಡವನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸ್ಥಳ ಆಯ್ಕೆ, ಕಟ್ಟ ವಿನ್ಯಾಸ, ಖರ್ಚಿನ ವಿವರ ಮೊದಲಾದ ವಿಚಾರಗಳಲ್ಲಿ ಸಲಹೆ ನೀಡಲು, ಮಾಹಿತಿ ಕೊಡಲು ಕಟ್ಟಡ ಉಪಸಮಿತಿಗಳಿಂದ ವರದಿ ಪಡೆಯುತ್ತವೆ. ಕಂಪನಿಗಳಿಗಾಗಿ ಆಸ್ತಿ ಮಾಡುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ತನ್ನ ಲಾಭಾಂಶದ ಸದ್ವಿನಿಯೋಗವಾಗಲು ಆಡಳಿತವರ್ಗ ವರದಿಯನ್ನು ಅಪೇಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಾರ‍್ಯಾಲಯವನ್ನು ಪುನರ್‌ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಮಾಡುವ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಇನ್ನೊಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ತನ್ನಲ್ಲಿ ಲೀನವಾಗಲು ಇಚ್ಛಿಸಿದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ಥಿತಿಗತಿ ಅರಿಯಲು ಅಥವಾ ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ತಾನೇ ಇನ್ನೊಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ವಿಲೀನವಾಗಲು ನಿರ್ಧರಿಸಿದಾದ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಇರುವ ಸಾಧ್ಯಾಸಾಧ್ಯತೆ (ಸಾಧಕ-ಬಾಧಕ), ಆಗುಹೋಗುಗಳ ಪರಿಣಾಮಗಳನ್ನು ಆಸ್ತಿಪಾಸ್ತಿ, ಕಟ್ಟಡ ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳಿಗೆ ಆಕಸ್ಮಿಕಗಳಿಂದ ಹಾನಿಯುಂಟಾದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸತ್ಯಾಸತ್ಯತೆಯನ್ನು ತಿಳಿದು ಪರಿಹಾರವನ್ನು ಸೂಚಿಸಲು ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸುವುದಕ್ಕಾಗಿ ಸಮಿತಿಯನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುವುದು.

ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ತನ್ನ ವ್ಯಾಪಾರದಲ್ಲಿ ನಷ್ಟವುಂಟಾದಾಗ, ವ್ಯವಹಾರದ ವ್ಯಾಪ್ತಿ ಮೊಟಕಾದಾಗ, ತನ್ನ ಲಾಭಾಂಶಕ್ಕೆ ಧಕ್ಕೆ ಬಂದಾಗ, ಉತ್ಪಾದನೆ ತಗ್ಗಿದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಕಾರಣಗಳನ್ನು ತಿಳಿಯಲು ಮತ್ತು ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಪರಿಹಾರ ಕಂಡುಕೊಂಡು ಅಭಿವೃದ್ಧಿ ಸ್ಥಿತಿಗೆ ತರಲು ಅನುಸರಿಸಬೇಕಾದ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಅರಿಯಲು ವರದಿಗಾಗಿ ಏಕವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಸಮಿತಿಯನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆ ರಚಿಸುತ್ತದೆ.

ಅಧಿಕ ಬಂಡವಾಳದ ಬೃಹತ್ ಉದ್ಯಮಗಳಾದ ಸೈಕಲ್, ಸಿಮೆಂಟ್, ಕಬ್ಬಿಣ, ಸಕ್ಕರೆ, ಕಾಗದ, ಸಿಹಿವಸ್ತುಗಳು, ನಿತ್ಯೋಪಯೋಗಿ ಪದಾರ್ಥಗಳು, ಯಂತ್ರೋಪಕರಣಗಳು ಮೊದಲಾದವುಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಕಾರ್ಖಾನೆಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಬೇಕೆಂದಿದ್ದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ಥಳ, ಕಟ್ಟಡ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ, ಯಂತ್ರ, ಸಾಧನ, ಕಾರ್ಯವಿಧಾನ, ಸಥಳೀಯ ಅನುಕೂಲ, ಬಂಡವಾಳ ಸಂಗ್ರಹ ಇತ್ಯಾದಿ ವಿಚಾರಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ಪಡೆಯಲು ವರದಿಗಾಗಿ ಸಮಿತಿಗಳನ್ನು ನೇಮಿಸಲಾಗುವುದು.

ಸರಕಾರಕ್ಕೆ ಅದರ ಅಧೀನ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಮೇಲೆ ಅಥವಾ ಸಾರ್ವಜನಿಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ಮೇಲೆ ದುರುಪಯೋಗದ ಅಥವಾ ಅವ್ಯವಹಾರದ ದೂರುಗಳು ಬಂದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸಮಿತಿಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ವರದಿ ಬಂದ ನಂತರ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸೂಕ್ತ ಕ್ರಮ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುವುದು.

ವಾಣಿಜ್ಯೇತರ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿ ಸರ್ಕಾರ ಸುಧಾರಣೆಗಳನ್ನು ಜಾರಿಗೆ ತರುವಲ್ಲಿ, ಗೋಲಿಬಾರ್ ಮೊದಲಾದ ಘಟನೆಗಳು ಜರುಗಿದಾಗ, ವಏತನ ಪರಿಷ್ಕರಣವಾಗಬೇಕಾದಾಗ, ಸರ್ಕಾರದ ಆಡಳಿತಾಂಗದಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆಗಳನ್ನು ತರಬೇಕಾದಾಗ, ಉದಾರಹಣೆಗೆ: ಹೊಸಜಿಲ್ಲೆಗಳ ನಿರ್ಮಾಣ ಹಾಗೂ ಈಗಿರುವ ಜಿಲ್ಲೆಗಳ ಪುನರ್ವ್ಯವಸ್ಥೆಗೆ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಸರ್ಕಾರ ಸಮಿತಿಗಳನ್ನು ನೇಮಿಸಿದೆ. ಶಿಕ್ಷಣ ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ನೂತನ ಯೋಜನೆ ಸುಧಾರಣೆಗಳನ್ನು ಜಾರಿಗೆ ತರುವಾಗ ಇನ್ನೂ ಅನೇಕ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಆಯೋಗಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಆಯೋಗಗಳು ವಿಚಾರಣೆ ನಡೆಸಿ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತವೆ.

ಆದ್ದರಿಂದ, ವರದಿಗಾರರು ಕೇವಲ ಮಾಹಿತಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಸಮಿತಿಯಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ ವಿಚಾರಣಾ ಸಮಿತಿಯಾಗಿಯೂ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ. ಈ ಬಗ್ಗೆ ಸಮಿತಿಗಳಿಗೆ ಕೆಲವು ನಿರ್ದೇಶನಗಳನ್ನು ಅಧಿಕಾರಿಗಳನ್ನೂ ನೀಡಲಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಸಾರ್ವಜನಿಕರ ಗಮನ ಸೆಳೆದ ಸಂಗತಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ, ಜನಸಾಮಾನ್ಯರ ಕಷ್ಟಸುಖಗಳ ಬಗ್ಗೆ, ಚುನಾವಣೆ ಕಾಲದಲ್ಲಿ ಜನರ ಒಲವೆತ್ತ ಇದೆ ಎಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ, ಬರಗಾಲ ಹಾಗೂ ಪ್ರವಾಹಕಾಲದಲ್ಲಿ ದೇಶದ ಸ್ಥಿತಿಗತಿ ಜನಸಾಮಾನ್ಯರ ಬವಣೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪತ್ರಿಕೆಗಳು ತಮ್ಮ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳ ಮೂಲಕ ಅಥವಾ ಇತರರ ಮೂಲಕ ವರದಿಗಳನ್ನು ಪಡೆದು ಪತ್ರಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಿಸುತ್ತವೆ. ಸರ್ಕಾರವೂ ತನ್ನದೇ ಆದ ಸಮಿತಿ ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಮೂಲಕ ವರದಿಗಳನ್ನು ಪಡೆಯುತ್ತದೆ. ಉದಾ: ಬರಸಮೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ಕುರಿತು ಸರ್ಕಾರದಿಂದ ನೇಮಕಗೊಂಡ ವ್ಯಕ್ತಿಗೂ  ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತಾರೆ, ಪತ್ರಿಕೆಗಳೂ ವರದಿ ಮಾಡುತ್ತವೆ, ರಾಜಕೀಯ ಪಕ್ಷಗಳೂ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತವೆ. ಹೀಗೆ ವರದಿಗಳ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಅಸಂಖ್ಯಾತವಾಗಿವೆ.

ಉತ್ತಮ ವರದಿಯ ಲಕ್ಷಣಗಳು

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವರದಿಗಳು ದೋಷರಹಿತವಾಗಿ, ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ, ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟಾಗಿ ಇರುತ್ತವೆ. ಏಕೆಂದರೆ ವರದಿಗಳನ್ನು ವರದಿಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿರುವುದಿಲ್ಲ. ತಜ್ಞರು ರಚಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಸಾಧಾರಪೂರ್ವಕ ಸ್ವವಿಮರ್ಶೆಯಿಂದ, ಸಆವಧಾನವಾಗಿ, ಸಮಾಲೋಚನೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿ ರಚಿಸಿರುತ್ತಾರೆ. ಬರೆವಣಿಗೆಯಲ್ಲಿ-ಶೈಲಿಯಲ್ಲಿ ಏಕವ್ಯಕ್ತಿ ಪ್ರಭಾವ ಕಂಡು ಬಂದರೂ ವರದಿಗಳು ಏಕವ್ಯಕ್ತಿಯ ಪರಿಶ್ರಮವಾಗಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಹತ್ತಾರು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ವೈವಿಧ್ಯಮವಾಗಿರುವತೆ, ಉತ್ತಮ ವರದಿಯ  ಲಕ್ಷಣಗಳೂ ವೈವಿಧ್ಯಮವಾಗಿರುತ್ತವೆ.

ವರದಿಯ ಗಾತ್ರ ಇಷ್ಟೇ ಪುಟಗಳಲ್ಲಿರಬೇಕೆಂಬ ನಿಯಮವಿಲ್ಲ. ಕೆಲವು ಪುಟಗಳಿಂದ ಹಿಡಿದು ನೂರಾರು ಪುಟಗಳವರಗೆ ಇರಬಹುದು. ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಅನವಶ್ಯಕ ವಿವರಣೆಗಳಿರಬಾರದು; ನಿರೂಪಣೆಯಲ್ಲಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತತೆ, ಸರಳತೆಗಳಿರಬೇಕು; ವಿಷಯಗಳು ತರ್ಕಬದ್ಧವಾಗಿರಬೇಕು. ವರದಿಯನ್ನು ಓದಿದರೆ ಶ್ರೇಷ್ಠ ಸಾಹಿತ್ಯದ ಗದ್ಯ ಕೃತಿಯನ್ನು ಓದಿದ ಅನುಭವವಾಗಬೇಕು. ಹಾಗೆಂದ ಮಾತ್ರಕ್ಕೆ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಭಾಷಾ ಪಾಂಡಿತ್ಯದ ಪ್ರದರ್ಶನವಿರಬೇಕೆಂದಲ್ಲ.

ವರದಿಯ ಭಾಷೆ ಸುಲಭವಾಗಿರಬೇಕು; ಪದಗಳಲ್ಲಿಯೂ ವಾಕ್ಯಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಅರ್ಥ ಸಂದಿಗ್ಧತೆ ಕಾಣಬಾರದು. ತಾಂತ್ರಿಕ ನಿರೂಪಣೆಯಿದ್ದಲ್ಲಿ ಆದಷ್ಟೂ ಕ್ಲಿಷ್ಟತೆ ಇಲ್ಲದ ಹಾಗೆ ನೋಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು; ವ್ಯಾಕರಣ ಶುದ್ಧಿಯಿಂದ ಕೂಡದ ಸರಳ ಪದಗಳ ಬಳಕೆಯಿರಬೇಕು. ಜನ ಸಾಮಾನ್ಯರ ರೂಢಿಯ ಮಾತುಗಳೂ ಶಬ್ದಗಳೂ ಔಚಿತ್ಯ ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬಳಕೆಯಾಗಿರಬೇಕು.

‘ಹಸ್ತ ಪತ್ರಿ’ ಕರಡು ಪ್ರತಿಯ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಪರಿಷ್ಕೃತ ಪ್ರತಿಯಾಗಿರಬೇಕು. ಹಾಗಿದ್ದರೆ ‘ಶುದ್ಧ ಪ್ರತಿ’ಯ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಲಿಪಿದೋಷಗಳು. ಲೇಖನ ಚಿಹ್ನೆಗಳ ತಪ್ಪು ಬಳಕೆ, ವಿಷಯದ ವರ್ಗೀಕರಣ ಹಾಗೂ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಅಸಂಬದ್ಧತೆಗಳು ಕಂಡುಬರುವುದಿಲ್ಲ.

ಈಗಾಗಲೇ ಈ ಬಗೆಯ ವರದಿಗಳನ್ನು ಬೇರೆಯವರು ಬೇರೆ ಕಡೆಗಳಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಿದ್ದರೆ ಅವುಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ, ಅವುಗಳಲ್ಲಿನ ಉತ್ತಮಾಂಶಗಳನ್ನು ಔಚಿತ್ಯಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಬಳಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ಅಂಕಿ ಅಂಶ, ನಕ್ಷೆ, ರೇಖಾಚಿತ್ರ ಮೊದಲಾದವುಗಳಲ್ಲಿ ಆದಷ್ಟೂ ಇತ್ತೀಚಿನವನ್ನು ಹಾಗೂ ಸುಧಾರಿಸಿದವನ್ನು ಬಳಸಿರಬೇಕು. ಉತ್ತಮ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಆಕರವಾಗಿ ಬಹು ಹಿಂದಿ ಕಾಲದ ಜನಗಣತಿಯ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಬಳಸಿರುವುದಿಲ್ಲ.

ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ವರದಿಯನ್ನು ನೀಡಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಪೂರ್ಣವರದಿ ಕೊಟ್ಟಾಗ ಅವೆರಡಕ್ಕೂ ವಿರೋಧಾಭಾಸ ಕಂಡು ಬರಬಾರದು. ಗೊತ್ತಾದ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ವರದಿ ಪ್ರಕಟವಾಗಬೇಕು; ಅವಧೊ ಸಾಲದಿದ್ದರೆ ವರದಿಕಾರರ ಸೂಚನೆಯಂತೆ ವಿಸ್ತರಿಸಬಹುದು; ಅವಧಿ ಸಾಲದೆಂದು ಅವಸರದಲ್ಲಿ ಒಂದು ವರದಿಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬಾರದು. ಅವಸರದ ಅಡಿಗೆ ರುಚಿಯಿರದು, ಅವಸರದ ವರದಿ ಸಮರ್ಪಕವಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಉತ್ತಮ ವರದಿ ಸಾವಧಾನವಾಗಿ ಸಿದ್ಧವಾಗುತ್ತದೆ; ಪರಿಶೀಲನೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತವೆ.

ಉತ್ತಮ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಎದ್ದು ಕಾಣುವ ಅಂಶವೆಂದರೆ ಅಚ್ಚುಕಟ್ಟುತನ ಹಾಗೂ ಅರ್ಥಪೂರ್ಣ ವರ್ಗೀಕರಣ. ಪಠ್ಯಭಾಗದಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಅಧ್ಯಾಯಗಳ ವಿಂಗಡಣೆ, ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಅನುಬಂಧಗಳು, ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ವಿಷಯ ಸೂಚಿ, ಅನುಬಂಧದಲ್ಲಿ ಪದಸೂಚಿ, ಪೂರಕ ಸಾಹಿತ್ಯ ಹೀಗೆ ಕ್ರಮಬದ್ದವಾಗಿ ಕಣ್ಣಿಗೆ ಕಟ್ಟುವಂತೆ, ಓದಲು ಸುಲಭವಾಗುವಂತೆ, ವಿಷಯ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಯುವಂತೆ ನಿರೂಪಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವಿಷಯ ತಜ್ಞರೇ ವರದಿಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವವರಾದರೂ ಭಾಷಾತಜ್ಞರ ನೆರವನ್ನೂ ಆಯಾ ವಿಭಾಗಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ತಾಂತ್ರಿಕ ತಜ್ಞರ ನೆರವನ್ನೂ ಪಡೆದು ರಚಿಸಿದ ವರದಿಗಳು ಉತ್ತಮಮಟ್ಟದಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಅನೇಕ ವೇಳೆ ವಿವಿಧ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳ ತಜ್ಞರಿಂದ ಅಭಿಪ್ರಾಯ ಪಡೆಯದೆ ಸಾಮಾನ್ಯರಿಂದ ಮಾಹಿತಿ ಪಡೆದು ವರದಿ ರಚಿಸಿದಾಗ ಅದರಲ್ಲಿ ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಮಟ್ಟದ ಕೊರತೆಯನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು.

ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಒಳಗೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಮಿತಿ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದರೆ ಗೊತ್ತು ಮಾಡಿದ ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ನೆರವಾಗುವಂಥ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂಥ ಸಂಗತಿಗಳಾಗಿರಬೇಕು; ಅವು ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಸೇರ್ಪಡೆಯಾಗಿರಬೇಕು. ಅಷ್ಟೇ ಎಲ್ಲ ವಿಷಯಗಳೂ ಸಂಗ್ರಹ, ವಿಂಗಡಣೆ, ಆಗುವುದರ ಜೊತೆಗೆ ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ ತೀರ್ಮಾನಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು. ಉತ್ತಮ ವರದಿಯ ಶಿಫಾರಸುಗಳು ಅಥವಾ ತಈರ್ಮಾನಗಳು ಎಂದಿಗೂ ಪ್ರಾಯೋಗಿಕವಾಗಿ ಜಾರಿಗೆ ಬರುವಂಥವಾಗಿರುತ್ತವೆ.

ಉತ್ತಮ  ವರದಿ ಅನೇಕ ಸಲ ವರದಿಗಳ ವರದಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಏಕೆಂದರೆ ಬೃಹತ್ ಸಮಸ್ಯೆ ಅಥವಾ ಯೋಜನೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ನೀಡಿ ವರದಿ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಸಮಿತಿಯನ್ನು ರಚಿಸಿದಾಗ ಅದು ಮಾಹಿತಿ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಅಂಗವಾಗಿ ಅಥವಾ ಕೆಲವು ಭಾಗದ ಕೆಲಸವನ್ನು ತನ್ನ ಪರವಾಗಿ ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಉಪಸಮಿತಿ ಇಲ್ಲವೇ ಅಧೀನ ಸಮಿತಿಗಳನ್ನೋ ‘ಅಡ್‌ಹಾಕ್’ ಸಮಿತಿಗಳನ್ನೋ ಇಲ್ಲ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನೋ ನೇಮಿಸುತ್ತಾರೆ. ಇವರು ಸಲ್ಲಿಸುವ ವರದಿಗಳನ್ನು ಆಧಾರವಾಗಿಟ್ಟುಕೊಂಡು ಸಮಿತಿ ಪೂರ್ಣ ವರದಿಯನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಇಂತಹ ವರದಿಗಳ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ವಿಶ್ಲೇಷಣಾಗುಣವನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು.

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಅಭಿಪ್ರಾಯ ಏಕವ್ಯಕ್ತಿಯದಾದರೆ ಉತ್ತಮ ಪುರುಷ ಏಕವಚನದ ಧಾಟಿಯಲ್ಲಿಯೂ, ಸಮಿತಿಯದಾದರೆ  ಉತ್ತಮ ಪುರುಷ ಬಹುವಚನದ ಧಾಟಿಯಲ್ಲಿಯೂ ಇರುತ್ತದೆ. ಅಭಿಪ್ರಾಯ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯದೇ ಇರಲಿ ಸಮಿತಿಯದೇ ಇರಲಿ ಅದು ಪೂರ್ವಗ್ರಹ ಪೀಡಿತರವಾಗಿರಬಾರದು, ದುರಾಗ್ರಹದಿಂದ ಕೂಡಿರಬಾರದು; ತೀರಾ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಅನಿಸಕೆಯಾಗಿರಬಾರದು; ಆದರೆ ವಸ್ತು ನಿಷ್ಠವಾಗಿರಬೇಕು, ಸಾಧಾರಣವಾಗಿರಬೇಕು, ತಾರ್ಕಿಕತವಾಗಿರಬೇಕು, ಪ್ರಾಮಾಣಿಕವಾಗಿರಬೇಕು.

ಉತ್ತಮ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯಕವಾಗಿ ಭಾಷೆ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ತಿಳಿಯುವಂತೆ ಇರುತ್ತದೆ. ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಜೋಡಣೆ ಮಾಡಿರುತ್ತಾರೆ. ಆಧಾರಗಳು, ಆಕರಗಳು, ಪೂರಕ ಸಾಹಿತ್ಯ, ಅನುಬಂಧಗಳು ಇರುತ್ತವೆ; ವರದಿಯ ಎಲ್ಲಾ ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳು ಕಂಡು ಬರುತ್ತವೆ. ಗುಣದಲ್ಲಿ ಉತ್ತಮ ವರದಿ ಎನಿಸಿಕೊಂಡವು ಮುಂದೆ ಬರುವ ಸಮಿತಿಗಳು ನೀಡುವ ವರದಿಗಳಿಗೆ ಮಾದರಿ ವರದಿಗಳಾಗಬಲ್ಲವು.

ವರದಿಯ ರಚನೆ

ವರದಿಯನ್ನು ರಚಿಸುವುದೂ ಒಂದು ಕಲೆ, ಕಾಲ್ಪನಿಕ ಅಂಶಗಳು ಕಂಡಬಂದರೂ ವರದಿ ಕಲ್ಪನೆಯ ಕೃತಿಯಲ್ಲ. ದಾಖಲೆ, ಸಾಕ್ಷ್ಯ, ಸಂಗತಿ, ಅಂಕಿ-ಅಂಶಗಳನ್ನು ಆಧರಿಸಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಗುರಿಯ ಸಾಧಾರ ಪೂರ್ವಕ ಬರಹ.

ಒಂದೇ ಬಾರಿಗೆ ವರದಿಯನ್ನು ರಚಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿದ್ರೂ ಪರಿಪೂರ್ಣ ವರದಿ ತಯಾರಿಕೆಗೆ ಎರಡು ಹಂತಗಳಿರುವುದನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ಒಂದು, ಕರಡು ಪ್ರತಿ ಹಂತ, ಮತ್ತೊಂದು ಶುದ್ಧ ಪ್ರತಿ ಹಂತ. ಶುದ್ಧ ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಸಇದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಮೇಲೂ ಅನೇಕ ವರದಿಕಾರರು ಪುನರ್ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಹೀಗೆ ವರದಿ ಹಂತಹಂತವಾಗಿ ಪೂರ್ಣಗೊಳ್ಳುವ ಬರಹವಾಗಿದೆ. ವರದಿಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲು ಪೂರ್ವ ಸಿದ್ಧತೆಯಾಗಿ ಕೆಲವು ಕಾರ್ಯಗಳು ನಡೆಯಬೇಕು. ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಮುಖ್ಯವಾದವು ಸಾಮಾಗ್ರಿ ಸಂಗ್ರಹಣ, ಟಿಪ್ಪಣಿ ತಯಾರಿ, ಆಕರ ಸಾಹಿತ್ಯ ಸಂಗ್ರಹ, ಸಮಾಲೋಚನೆ.

ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಆದೇಶಾನುಸಾರ ನೇಮಕಗೊಂಡ ವ್ಯಕ್ತಿ ಇಲ್ಲವೇ ಸಮಿತಿ ಆದೇಶದಲ್ಲಿ ನಿರೂಪಿತವಾದ ಉದ್ದೇಶ-ಗುರಿಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಿ ಕಾರ್ಯ ಪ್ರವೃತ್ತವಾಗುತ್ತದೆ. ಇದೇ ಬಗೆಯ ಕಾರ್ಯಕ್ಕೆ, ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ಹಿಂದೆ ವರದಿಗಳನ್ನು ಇತರರು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ್ದರೆ ಅವುಗಳನ್ನೂ ಪರಿಶೀಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದ್ದೇಶ ಸಾಧನೆಗೆ ಒಂದು ರೂಪರೇಷೆಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಬಗ್ಗೆ ಸಮಿತಿಯಲ್ಲಿ ಸಭೆ ಸೇರಿ ಸಮಾಲೋಚನೆ ನಡೆಸಿ ವರದಿಯ ರೂಪರೇಷೆಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸಲಾಗುವುದು.

ಮುಂದಿನ ಹಂತ ಮಾಹಿತಿ ಸಂಗ್ರಹ; ಇದು ಹಲವು ಬಗೆ. ಜನರ ಸಂದರ್ಶನ ಮಾಡಿ ಅವರೊಡನೆ ಸಂಭಾಷಿಸಿ ವಿಷಯ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಮಾಡುವುದು; ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಭೇಟಿಕೊಟ್ಟು ಅಲ್ಲಿನ ಅನುಕೂಲಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು, ವಿವಿಧ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗೆ ಕಾರ್ಖಾನೆ, ಕಟ್ಟಡ, ಉದ್ಯಮ ಮುಂತಾದವುಗಳಿಗೆ ಭೇಟೆ ನೀಡಿ ಮಾಹಿತಿ ಗಳಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾದ ಕಾರ್ಯವಾಗಿದೆ. ಓಡಾಡದೆ ಕುಳಿತ ಕಡೆ ಮಾಹಿತಿ ಸಂಗ್ರಹ ಮಾಡುವ ಕಾರ್ಯವೂ ಸಾಕಷ್ಟಿರುತ್ತದೆ; ಪತ್ರಿಕಾ ಲೇಖನಗಳಿಂದ ವಿಷಯ ಸಂಗ್ರಹ, ಗ್ರಂಥಾಭ್ಯಾಸ, ಲಿಖಿತ ಚಾರಿತ್ರಿಕ ಹಾಗೂ ಸಾಮಾಜಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆ, ಇತರ ವ್ಯಕ್ತಿ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳೊಡನೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿಗ ಮೂಲಕ ಅಭಿಪ್ರಾಯ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಇತ್ಯಾದಿ ಅಗತ್ಯ ಆಕರಗಳಾಗಿವೆ.

ಹೀಗೆ ವಿವಿಧ ಮೂಲಗಳಿಂದ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ವಿಷಯ ಮಾಹಿತಿಗಳನ್ನು ಓದಿ, ವಿಮರ್ಶಿಸಿ, ವರ್ಗೀಕರಿಸಿ, ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ತಯಾರಿಸುವುದು. ಅವಕ್ಕೆ ತಮ್ಮ ಅನಿಸಿಕೆಗಳನ್ನು ಸೇರ್ಪಡೆ ಮಾಡುವುದು ಬಹಳ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಮಾಡಬೇಕಾದ ಕೆಲಸ. ಕರಡು ಪರತಿ ತಯಾರಿಕೆಗೆ ಈ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳೇ ಮುಖ್ಯಾಧಾರವಾಗಿರುತ್ತವೆ.

ವರದಿಗೆ ಬೇಕಾದ ಅಂಶಗಳು ತೃಪ್ತಿಕರವಾಗಿ, ಸಾಕಷ್ಟು ಪ್ರಮಾಣದಲ್ಲಿ ಸಮಂಜಸ ವಿಷಯಗಳ ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಆದ ಮೇಲೆ ಕೆಳಕಂಡ ವರದಿಯ ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳನ್ನು ಗಮಿನಿಸಿ ಕರಡು ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬೇಕು.

ವರದಿ ಏಕವ್ಯಕ್ತಿಯದಾದರೆ ಅಥವಾ ಚಿಕ್ಕದಾದರೆ ವಿಷಯ-ಸಮಸ್ಯೆ ಅಲ್ಪ ಪ್ರಮಾಣದ್ದಾದರೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಂಗತಿಯೊಂದರ ಮೇಲೆ ವರದಿ ನೀಡಬೇಕಿದ್ದಾಗ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅದು ಪತ್ರಲೇಖನ ರೂಪದಲ್ಲಿರುತ್ತದೆ. ಉತ್ತಮ ವಾಣಿಜ್ಯ ಪತ್ರದ ಲಕ್ಷಣಗಳೆಲ್ಲವೂ ಅದರಲ್ಲಿ ಅಡಕವಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಸಮಿತಿಯ ವರದಿಯಾದರೆ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ದೀರ್ಘವಾಗಿರುತ್ತವೆ; ಪ್ರಬಂಧ ರೂಪದಲ್ಲಿರುತ್ತದೆ; ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಬೃಹತ್ ಗ್ರಂಥದ ಗಾತ್ರವನ್ನೇ ತಾಳುತ್ತದೆ.

ದೀರ್ಘ ವರದಿಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗ, ಮಧ್ಯ ಭಾಗ ಅಥವಾ ವಿಷಯ ಭಾಗ, ಅಂತ್ಯಭಾಗ, ಅನುಬಂಧ ಭಾಗ ಎಂಬುದಾಗಿ ನಾಲ್ಕು ಭಾಗಗಳಿರುತ್ತವೆ.

ಅರ್ಪಣೆಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಶೀರ್ಷಿಕಾ ಪತ್ರ, ಪೀಠಿಕಾಭಾಗ, ವಿಷಯ ಸೂಚಿ, ಕೃತಜ್ಞತೆ, ಮುನ್ನುಡಿ ಮೊದಲಾದ ಅಂಶಗಳು ಪ್ರಾರಂಭ ಭಾಗದಲ್ಲಿರುತ್ತವೆ. ಮಧ್ಯಭಾಗ ಅಥವಾ ಪಠ್ಯ ಭಾಗ ಅಥವಾ ವಿಷಯ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ವರದಿಯ ಜೀವಾಳವಾದ ವಿಷಯಗಳ ಕ್ರಮಬದ್ಧ ನಿರೂಪಣೆ, ಶಿರ್ಷಿಕೆ, ಉಪಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳಿಂದ ನಿರೂಪಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ವಿಶ್ಲೇಷಣಾ ಭಾಗವೂ ಇಲ್ಲೇ ಸೇರ್ಪಡೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಸಮಯೋಚಿತವಾಗಿ ಅಂಕಿ-ಅಂಶಗಳೂ ನಕ್ಷೆಗಳೂ ಕೋಷ್ಟಕಗ್ಳೂ ವಿಷಯ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಬರುವುದುಂಟು.

ಅಂತ್ಯ ಭಾಗದಲ್ಲಿ ವರದಿಯ ಫಲಶ್ರುತಿಯಾಗಿ ಸಮಿತಿಯ ತೀರ್ಮಾಣಗಳು ಸಲಹೆ, ಸೂಚನೆ, ಶಿಫಾರಸುಗಳು, ಮುಂದೆ ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಕಾರ್ಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ನಿರೂಪಣೆಯಿರುತ್ತದೆ; ಹಾಗೂ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಏವವ್ಯಕ್ತಿಯಾದರೆ ಒಬ್ಬರ ಸಹಿ ಇರುತ್ತದೆ; ಸಮಿತಿಯ ವರದಿಯಾದರೆ ಎಲ್ಲ ಸದಸ್ಯರೂ ಏಕಾಭಿಪ್ರಾಯಪಟ್ಟಾಗ ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಸಮಿತಿಯ ಪರವಾಗಿ ಸಹಿ ಮಾಡುವರು. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಸಹಿ ಮಾಡುವರು. ಭಿನ್ನಾಭಿಪ್ರಾಯವಿದ್ದರೆ ಭಿನ್ನಮತದ ಸದಸ್ಯರು ವರದಿಯಲ್ಲಿಯೇ ಭಿನ್ನಾಭಿಪ್ರಾಯ ಸೂಚಿಸುವರು; ಇಲ್ಲವೇ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ. ಇಂಥ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಅವರ ಸಹಿಗಳು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿರುತ್ತವೆ, ಜೊತೆಗೆ ದಿನಾಂಕವನ್ನೂ ಸೂಚಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಅನುಬಂಧ ಭಾಗವು ಉಪಯುಕ್ತವಾದ ವರದಿಗೆ ಪೂರಕವಾದ ಸಾಹಿತ್ಯ ಸಾಕ್ಷ್ಯಾಧಾರಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ವರದಿಯ ಸಮರ್ಥನೆಗಾಗಿ ಬೇರೆ ಉದ್ಧೃತ ಭಾಗಗಳು, ಅಧಿಕ ಮಾಹಿತಿ, ವಿಷಯ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಸೂಚಿ, ನಕ್ಷೆಗಳು, ಅಂಕಿಅಂಶಗಳು, ಕೋಷ್ಟಕಗಳು, ಪದಸೂಚಿ, ಆಕಾರಾದಿ ಇತ್ಯಾದಿಗಳಿರುತ್ತವೆ.

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವರದಿಯ ಕರಡುರೂಪ ಸಿದ್ಧವಾದ ಮೇಲೆ ಸಮಿತಿ ಸಭೆ ಸೇರಿ ಚರ್ಚಿಸಿ ಅದನ್ನು ಪರಿಷ್ಕರಿಸುತ್ತದೆ. ಕರಡು ರೂಪ ಒಂದು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಏಕವ್ಯಕ್ತಿ ಪರಿಶ್ರಮದ ಫಲ ಎನ್ನಬಹುದು. ಬರವಣೆಗೆಯ ಕಲೆಯನ್ನು ಬಲ್ಲ, ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಚೆನ್ನಾಗಿ ತಿಳಿದ, ವರದಿ ನೀಡುವ ಸಮಿತಿಯಲ್ಲಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ, ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಅಧ್ಯಕ್ಷರೇ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತಾರೆ. ಇಡೀ ವರದಿಯ ಶ್ರೇಯಸ್ಸಿನ ಬಹುಪಾಲು ಕರಡು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದವರಿಗೆ ಸೇರಬೇಕು. ಇರುವ ಮಾಹಿತಿ, ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳ್ನು ಗಮನಿಸಿ ಯಾವ ಸ್ವರೂಪದಲ್ಲಿ, ಉದ್ದೇಶಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಹೇಗೆ ರೂಪಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ ರೂಪರೇಷೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿ ಎಲ್ಲ ವಿವರಗಳನ್ನೂ ಅಳವಡಿಸಬೇಕು. ಭಾಷಾಪರಿಣತಿ, ವಿಚಾರ ಪ್ರಜ್ಞೆ, ವಸ್ತು ನಿಷ್ಠ ದೃಷ್ಟಿಗಳು ಅವರಿಗಿರಬೇಕು. ಬುದ್ಧಿ, ಕಾಲ, ಶ್ರಮವನ್ನು ವಿನಿಯೋಗಿಸಲು ಅವರು ಸಿದ್ಧರಿರಬೇಕು. ಎಷ್ಟೋ ಸಲ ವರದಿ ತಯಾರಿ ತಿಂಗಳು ಗಟ್ಟಲೆ ಅವಧಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಕರಡು ಪ್ರತಿಯನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಾಗ ಒಂದಂಶವನ್ನು ನೆನಪಿಡಬೇಕು. ಪ್ರಾರಂಭದ ಭಾಗ ವರದಿಯ ಮೊದಲಿಗೆ ಬಂದರೂ ಅದನ್ನು ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ರಚಿಸುವುದು ಸೂಕ್ತ. ಮಧ್ಯಭಾಗ, ಅಂತ್ಯಭಾಗ ಅನುಬಂಧ ಭಾಗಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿದ ಮೇಲೆ ಬರೆದಾಗ ಹೆಚ್ಚು ಸಮರ್ಪಕವಾಗಿ ರಚಿಸಲು ಸಾಧ್ಯ. ಕರಡು ಸಿದ್ಧವಾದ ಮೇಲೆ ಸ್ವಲ್ಪ ಕಾಲ ಬಿಟ್ಟು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಓದುವುದು, ತಿದ್ದುವುದು ಒಳ್ಳೆಯದು.

ಹೀಗೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಕರಡನ್ನು ಪೂರ್ಣ ವರದಿಯನ್ನಾಗಿ ಪ್ರಕಟಿಸುವ ಮುನ್ನ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ವರದಿಯನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸುವ ಸಂದರ್ಭಗಳು ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಉಂಟಾಗುತ್ತವೆ. ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳನ್ನು ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತ ವರದಿಯನ್ನು ಒತ್ತಾಯದ ಮೇಲೆ ಅವಧಿ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣ ವರದಿಗೆ ವಿರೋಧವಿಲ್ಲದಂತೆ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ವರದಿಯನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯ. ಪೂರ್ಣ ವರದಿ ಸಿದ್ಧವಾದ ಮೇಲೆ ಅದನ್ನು ವಿಧ್ಯುಕ್ತವಾಗಿ ಸಮಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧಪಟ್ಟ ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿಗೆ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಸಮಿತಿಯ ಪರವಾಗಿ ಅರ್ಪಿಸುತ್ತಾರೆ. ಹೀಗೆ ವರದಿ ಪುರ್ಣ ಸಿದ್ಧತೆಯಲ್ಲಿ ರಚನೆಯ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಮುಕ್ತಾಯ ಘಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ಹಂತಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

ವರದಿಗಳ  ವರ್ಗೀಕರಣ

ವರದಿಗಳನ್ನು ನಾನಾ ಉದ್ದೇಶಗಳ ಸಾಧನೆಗಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತಾರೆ. ವರದಿಗಳ ಭಾಷೆ, ರಚನಾ ಕಾಲಾವಧಿ, ವಿಷಯ, ರಚಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಮೊದಲಾದ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಆಧರಿಸಿ ವರದಿಗಳನ್ನು ಹಲವಾರು ಬಗೆಯಲ್ಲಿ ವರ್ಗೀಕರಿಸುತ್ತಾರೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ವರದಿಗಳು, ವಿಶೇಷ ವರದಿಗಳು, ವಾಣಿಯ ವರದಿಗಳು ಎಂದು ವಿಶಾಲಾರ್ಥದಲ್ಲಿ ವರದಿಗಳನ್ನು ವರ್ಗೀಕರಿಸಬಹುದು.

ಪತ್ರಿಕಾವರದಿ, ನಿರ್ದೇಶಕ ಮಂಡಳಿ ವರದಿ, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರ ವರದಿ, ಮಾರುಕಟ್ಟೆ ವರದಿ, ಸರಕುಪೇಟೆ ವರದಿ, ಹಣದ ಪೇಟೆ ವರದಿ, ಷೇರುಪೇಟೆ ವರದಿ ಹೀಗೆ ವರದಗಳಲ್ಲಿ ಅನೇಕ ಪ್ರಭೇದಗಳನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ಇವನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯ ವರ್ಗದ ವರದಿಗಳು ಎನ್ನಬಹುದು.

ವಾಣಿಜ್ಯ ವರದಿಗಳನ್ನು ಮೂರು ಪ್ರಧಾನ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನಾಗಿಯೂ, ಹಲವು ಉಪವಿಭಾಗಗಳನ್ನಾಗಿಯೂ ವರ್ಗೀಕರಿಸುತ್ತಾರೆ. ಔಪಚಾರಿಕವರದಿ, ಅನೌಪಚಾರಿಕ ವರದಿ, ಲಿಖಿತ ವರದಿ, ಮೌಖಿಕ ವರದಿ ಇವುಗಳನ್ನು ನಿಯಮಾಧಾರಿತ ವರದಿಗಳೆಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ನಿಯತಕಾಲಿಕ ವರದಿ, ಅನಿಯತ ಕಾಲಿಕ ವರದಿ, ಪ್ರಗತಿ ವರದಿ, ಪರೀಕ್ಷಾವರದಿ, ಶಿಪಾರಸು ವರದಿ, ಅಂಕಿ ಅಂಶಗಳ ವರದಿ ಮೊದಲಾದವನ್ನು ‘ಕಾರ್ಯ ಸ್ವರೂಪಾಧಾರಿತ ವರದಿ’ಗಳೆನ್ನುವರು.

ಏಕವ್ಯಕ್ತಿ ವರದಿ ಮತ್ತು ಸಮಿತಿ ವರದಿಗಳನ್ನು ‘ ವ್ಯಕ್ತಿ ಸಂಖ್ಯಾಧಾರಿತ ವರದಿ’ಗಳು ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ.

ರಾಜಕೀಯ ವಿದ್ಯಮಾನಗಳ ವಿಚಾರಣಾ ಸಮಿತಿ ವರದಿ, ಧಾರ್ಮಿಕ ಘಟನೆಗಳ ವರದಿ, ಹೊಸ ತೆರಿಗೆಗಳ ಪರಿಷ್ಕರಣ ಹಾಗೂ ಜಾರೀಕರಣದ ಬಗ್ಗೆ ವರದಿ, ಗೋಲಿಬಾರ್ ಪ್ರಕರಣದ ವರದಿ ಮೊದಲಾದವರನ್ನು ವಿಶೇಷ ವರ್ಗದ ವರದಿಗಳೆನ್ನಬಹುದು. ಈ ಬಗೆಯ ವರ್ಗೀಕರಣ, ಸ್ಥೂಲವಾಗಿ ಹೇಳಬಹುದಾದದ್ದು. ಒಂದು ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಒಂದು ವರ್ಗಕ್ಕೆ ಸೇರುವ ವರದಿಯು ಇನ್ನೊಂದು ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಇನ್ನೊಂದು ವರ್ಗದಲ್ಲೂ ಸೇರ್ಪಡೆಯಾಗಲು ಸಾಧ್ಯವಿದೆ. ವಾಣಿಜ್ಯೇತರ ವರದಿಗಳ್ನು ಖಾಸಗಿ ಸಂಸ್ಥೆಳ ವರದಿ, ಸರ್ಕಾರಿ ಸಂಸ್ಥೆಗಳ ವರದಿ, ಗಣ್ಯರ ವರದಿ ಎಂದು ನಾನಾ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ವರ್ಗೀಕರಿಸಬಹುದು.