ವಿವಿಧ ಸಭೆಗಳು

ಸಂಘ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಲ್ಲ ಒಂದು ರೀತಿಯ ಸಭೆ ನಡೆಯುತ್ತಲೇ ಇರುತ್ತದೆ. ಯಾವುದೇ ಸಂಸ್ಥೆಯಾದರೂ ಎಲ್ಲರಿಗೂ ಮೇಲ್ಪಟ್ಟ ಅಧಿಕಾರ ಸ್ಥಾನದಿಂದ ಕೂಡಿದ ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಎಂಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿರುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಎಲ್ಲಾ ವಿಚಾರಗಳಲ್ಲೂ ಅಧ್ಯಕ್ಷನೊಬ್ಬನೇ ತೀರ್ಮಾನಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುವುದಿಲ್ಲ; ಕಾನೂನಿನ ದೃಷ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಇದಕ್ಕೆ ಅವಕಾಶವೂ ಇರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದ್ದರಿಂದ ಸದಸ್ಯರ ಸಭೆ ಕರೆದು ಸರ್ವಾನುಮತದ ಅಥವಾ ಬಹುಮತದ ಇಲ್ಲವೆ ೨/೩ ಭಾಗಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಮಂದಿಯ ಅಭಿಮತವನ್ನು ಪಡೆಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ; ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶಗಳ ಸಾಧನೆಗಾಗಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಮಿತಿಗಳ ರಚನೆಯಾಗಿರುವಾಗ ಆಯಾ ಸಮಿತಿಗಳ ಅಭಿಪ್ರಾಯವನ್ನು ತಿಳಿಯಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ; ತೀರ್ಮಾನವೇ ಇರಲಿ, ಸಭೆಗಳನ್ನು ಕರೆದು ಅಭಿಪ್ರಾಯ ತಿಳಿದು, ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಚರ್ಚಿಸಿ, ತೀರ್ಮಾನಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳುವುದು, ಠರಾವುಗಳನ್ನು ಮಂಡಿಸುವುದು, ಸರ್ವೇ ಸಾಮಾನ್ಯವಾದ ಸಂಗತಿಯಾಗಿದೆ.

ಸಭೆಯೆಂದರೆ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಾರಣಕ್ಕಾಗಿ, ಗೊತ್ತಾದ ದಿನ, ವೇಳೆ, ಜಾಗದಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸದಸ್ಯರು, ಆಹ್ವಾನಿತರು, ಪದಾಧಿಕಾರಿ ವರ್ಗದವರು ಒಂದೆಡೆ ಸೇರಿ ಮಂಡಿಸಿದ ವಿಷಯದ ಮೇಲೆ ಚರ್ಚೆ ಮಾಡಿ ತೀರ್ಮಾನ ಸವೀಕರಿಸುವ ಜನಸಮೂಹ; ಸಭೆಗಳು ಸಣ್ಣವಾಗಿರಬಹುದು, ದೊಡ್ಡವಾಗಿರಬಹುದು, ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಉದ್ದೇಶ ಸಾಧನೆಗಾಗಿ ನಿಯಮಿತ ಪ್ರಮಾಣದ ಸದಸ್ಯರು ನೇಮಕವಾದಾಗ ಅದು ಸಮಿತಿ ಎನಿಸಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಸಮಿತಿಯ ಸಭೆಯಾಗಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಭೆಯಾಗಲಿ ಸಭಿಕರ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಇಷ್ಟೇ ಎಂದು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಆಯಾ ಸಮಿತಿಯ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಸದಸ್ಯರ ಸಂಖ್ಯೆ ಇರುತ್ತದೆ. ಈ ಸಭೆಗಳಲ್ಲಿ ಆಹ್ವಾನಿತರು, ತಜ್ಞರು, ನೇಮಕಗೊಂಡ ಸದಸ್ಯರ ಮತ್ತು ಅಧಿಕಾರಿಗಳಿರುತ್ತಾರೆ.

ವರ್ಗೀಕರಣ

ಕಂಪೆನಿಯ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ನಾನಾ ಬಗೆಯ ಸಭೆಗಳು ಸೇರುತ್ತವೆ, ಚರ್ಚೆ ನಡೆಸಿ ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತವೆ. ಈ ಸಭೆಗಳನ್ನು ನಕ್ಷೆ ರೂಪದಲ್ಲಿ ಹೀಗೆ ತೋರಿಸಬಹುದು.

 ಸಭೆಗಳ ಕಾರ್ಯ ಸವರೂಪದ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಎರಡು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ವರ್ಗೀಕರಿಸಬಹುದು:

೧) ಕಡ್ಡಾಯ ಸಭೆಗಳು

೨) ಐಚ್ಛಿಕ ಸಭೆಗಳು

ಷೇರುದಾರರ ಪ್ರಥಮ ಸಭೆ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳು ಕಡ್ಡಾಯ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ನಿದರ್ಶನವಾಗಿದೆ. ಕಂಪೆನಿ ಕಾನೂನು ರೀತ್ಯಾ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಕರೆಯಬೇಕು. ಇಂಥ ಸಭೆಗಳ ವಿಷಯಸೂಚಿ, ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ಪೂರ್ವ ನಿರ್ಧಾರಿತವಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಅವಶ್ಯಕತೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಕರೆಯಬಹುದಾದ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಐಚ್ಛಿಕ ಸಭೆಗಳನ್ನುವರು.  ನಿರ್ದೇಶಕರು ಕೋರಿದಾಗ ಕಾರ್ಯದಶಿಘೆ ಅಗತ್ಯವೆಂದು ಕಂಡುಬಂದಾಗ ಕರೆಯುವ ಸಭೆಗಳು ಈ ವರ್ಗಕ್ಕೆ ಸೇರುತ್ತವೆ.

ಸಭೆಗಳನ್ನು ಕರೆಯಲು ಮತ್ತು ನಡೆಸಲು ಈ ಕೆಳಕಂಡ ಅಂಶಗಳನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟಿರಬೇಕು ನಿಯಮಾವಳಿ ಪ್ರಕಾರ ಸಭೆಯನ್ನು ಕರೆಯಲು ಯಾರಿಗೆ ಅವಕಾಶವಿದೆ? ಸಭೆ ನಡೆಯುವ ದಿನ, ಸ್ಥಳ, ಕಾಲ, ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಮುಂತಾದವನ್ನು ತಿಳಿಸುವ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಎಷ್ಟು ಕಾಲಾವಧಿಗೆ ಮುಂಚೆ ಕಳಿಸಬೇಕೆಂಬ ವಿಚಾರ, ಸಭೆನಡೆಸಲು ಹಾಜರಿರಬೇಕಾದ ಸದಸ್ಯರ ಕನಿಷ್ಠ ಸಂಖ್ಯೆ (ಕೋರಂ), ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ಯಾರು ಎಂಬ ಸಂಗತಿ, ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯ ನಿರ್ಧಾರ, ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಂಡಿಸಬೇಕಾದ ಸೂಚನೆಗಳು ಮತ್ತು ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ನಿರ್ಣಯಗಳು, ಚುನಾವಣೆ ಇದ್ದಲ್ಲಿ ಅದರ ನಿಯಮಾವಳಿ, ಸಭೆ ಮುಂದೂಡುವಿಕೆ, ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯ ಕಲಾಪದ ವರದಿ, ನಿರ್ಣಯಗಳ ಸಿದ್ಧತೆ, ವಂದನೆ ಸಲ್ಲಿಸುವುದು ಇತ್ಯಾದಿ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಪೂರ್ವಭಾವಿಯಾಗಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿದವರೊಡನೆ ಚರ್ಚಿಸಿ ನಿರ್ಧರಿಸಬೇಕು. ಕಂಪೆನಿ ನಿಯಮಾವಳಿ ಪ್ರಕಾರ ಈ ಅಂಶಗಳನ್ನೆಲ್ಲಾ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಗಮನಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಷೇರುದಾರರ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳು

ಷೇರುದಾರರ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಮೂರು ರೀತಿಯ ಹೆಸರುಗಳಲ್ಲಿ ಕರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ : ೧) ಶಾಸನಬದ್ಧ ಸಭೆ ೨) ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಧಾರಣ ಸಭೆ ೩) ವಿಶೇಷ ಸಾಧಾರಣ ಸಭೆ.

ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ, ಕಾಲಾವಧಿ, ಗೊತ್ತುವಳಿ ಮೊದಲಾದ ಕೆಲವು ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಈ ಮೂರು ಬಗೆಯ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗಳು ಕಂಡುಬಂದರೂ, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಸಭೆ ಕರೆಯುವ ವಿಧಾನ, ನಡೆಸುವ ರೀತಿ, ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ಪರಿ ಮೊದಲಾದ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯಾಂಶಗಳು ಗೋಚರಿಸುತ್ತವೆ. ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಷೇರುದಾರರನ್ನು ಗಮನದಲ್ಲಿಟ್ಟುಕೊಂಡು ಕರೆಯುವ ಸಭೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಕೆಲವು ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಲಾಗಿದೆ.

ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರ

ಯಾವುದೇ ಸಾಧಾರಣ ಸಭೆಯನ್ನು ಕರೆಯಬೇಕಾದರೂ ಸಭೆಗೆ ಹಾಜರಾಗಲು ಅರ್ಹತೆ ಇರುವವರಿಗೆಲ್ಲಾ ಕನಿಷ್ಠಪಕ್ಷ ೨೧ ದಿನಗಳ ಅವಧಿಯ ಅಥವಾ ಅದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿನ ಅವಧಿಯ ಅಂತರವುಳ್ಳ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಕಳಿಸಿಕೊಡಬೇಕು. *೧. ಕೆಲವು ವಿಶೇಷ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಭೆಕರೆಯಲು ಈ ೨೧ ದಿನಗಳ ಕಾಲಾವಧಿಗಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಅವಧಿಯಿರಬಹುದು. ಉದಾಹರಣೆಗೆ : ಮುಂದುವರಿದ ವಾರ್ಷಿಕ ಸುಧಾರಣ ಸಭೆ ಕರೆಯಲು ಇಷ್ಟೇ ದಿನಗಳ ಅವಧಿ ಇರಬೇಕೆಂಬ ನಿಯಮವಿಲ್ಲ; ಸಭೆಯ ತೀರ್ಮಾನದಂತೆ ಆಗಬಹುದು. “ಷೇರು ಬಂಡವಾಳದಲ್ಲಿ ೯೫% ರಷ್ಟು ಅಥವಾ ಅದಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ತೊಡಗಿಸಿದ ಷೇರುದಾರರು ಒಪ್ಪಿದಾಗಲೂ ೨೧ ದಿನಗಳಿಗಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ಸಭೆ ಕರೆಯಬಹುದು. ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಭೆನಡೆಯುವ ದಿನಾಂಕ, ವೇಳೆ, ಸ್ಥಳ, ಯಾರ ಅಧ್ಯಕ್ಷತೆ, ಯಾವ ಬಗೆಯ ಸಭೆ, (ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ) ಎಷ್ಟನೆಯ ಸಭೆ ಎಂಬ ವಿವರಗಳು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ನಮೂದಿತವಾಗಿರಬೇಕು. ಸಾಧಾರಣ ಸಭೆಯ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರ (ಸೂಚನಾ ಪತ್ರ ಅಥವಾ ನೋಟೀಸು) ವನ್ನು ಕಂಪೆನಿಯ ಪ್ರತಿಸದಸ್ಯರಿಗೂ ಕಳಿಸಿಕೊಡಬೇಕು.

ಕಾನೂನುಬದ್ಧ ಸದಸ್ಯ ಪ್ರತಿನಿಧಿ, ಕಂಪೆನಿಯ ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರಿಗೂ ಕಳಿಸಿ ಕೊಡಲಾಗುವುದು. ಸದಸ್ಯರಗೆ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ದಾಖಲೆಯುಕ್ತ ಅಂಚೆ ಮೂಲಕ ಕಳಿಸಲಾಗುವುದು, ಅಥವಾ ಮುದ್ದಾಂ ಕಳಿಸಿ ಸ್ವೀಕೃತ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಪಡೆಯಬಹುದು. ಸದಸ್ಯರು ನೊಂದಾಯಿತರಾದಾಗ ನೀಡಿದ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ಅಥವಾ ಬದಲಾದ ವಿಳಾಸಕ್ಕೆ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಪತ್ರಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಕಟಣೆ ಮೂಲಕ ತಿಳಿಸುವುದುಂಟು; ಮುಂದುವರಿದ ಸಭೆಯ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಮತ್ತೆ ಕಳಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ; ಏಕೆಂದರೆ ಅದು ಹೊಸದಾಗಿ ಸೇರುತ್ತಿರುವ ಸಭೆಯಲ್ಲ.

ಯಾವುದೇ ಕಾರಣದಿಂದ ಸಭೆ ಅಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಅನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕಾಲದವರೆಗೆ ಮುಂದೂಡಿದಾಗ ಅಂತಹ ಸಭೆ ಮತ್ತೆ ನಡೆಯುವುದರ ಬಗ್ಗೆ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ಕಳಿಸಿಕೊಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ. ಇಂಥ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಹೊಸ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಹಿಂದಿನ ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪ್ರಕಾರ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ಮುಂದುವರಿಯುತ್ತವೆ ಅಷ್ಟೆ, ಚುನಾವಣೆಯ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಸದಸ್ಯರು ಗೈರುಹಾಜರಾಗುವಂತಿದ್ದರೆ, ಕಂಪೆನಿ ಕಳಿಸಿ ಕೊಡುವ ‘ಗೈರುಹಾಜರಿ ಸದಸ್ಯರ ಪ್ರತಿನಿಧಿಪತ್ರ’ವನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಿ ಕಳಿಸಬೇಕು. ಸದಸ್ಯರ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಆ ಕಂಪೆನಿಯ ಸದಸ್ಯರಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ಮತಚಲಾಯಿಸುವ ಅಧಿಕಾರವಿರುತ್ತದೆ *೨.

ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ

ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಚರ್ಚಿಸಿ ತೀರ್ಮಾನಕ್ಕೆ ಬರಲು ಗುರುತುಹಾಕಿಕೊಂಡಿರುವ ವಿಷಯಗಳ ಪಟ್ಟಿಗೆ ’ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ’ (ಅಜೆಂಡ) ಎನ್ನುವರು. ಈ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಕಡ್ಡಾಯ ವಿಷಯಗಳನ್ನೂ, ಸಾಮಾನ್ಯ ವಿಷಯಗಳನ್ನೂ, ವಿಶೇಷ ವಿಷಯಗಳನ್ನೂ, ಇತರ ವಿಷಯಗಳನ್ನೂ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

ವಾರ್ಷಿಕ ಲೆಕ್ಕ ಪತ್ರಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮತ್ತು ಅಂಗೀಕಾರ, ಲಾಭಾಂಶ ಘೋಷಣೆ, ನಿವೃತ್ತಿ ಹೊಂದಿದ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಸ್ಥಾನದಲ್ಲಿ ಅವರನ್ನೇ ಅಥವ ಹೊಸಬರನ್ನು ನೇಮಿಸುವುದು. ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರ ನೇಮಕ ಮತ್ತು ಸಂಭಾವನೆ ಗೊತ್ತು ಪಡಿಸುವುದು – ಈ ನಾಲ್ಕು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯ ವಿಷಯಗಳೆಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇವು ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ಇರಲೇಬೇಕಾದ ಅಂಶಗಳಾಗಿವೆ.

ಕಂಪೆನಿ ಮಾಡಿಕೊಂಡ ನಿಯಮಾವಳಿಯಲ್ಲಿ ಬದಲಾವಣೆ ಮಾಡಬೇಕಾದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು  ಮಂಡಿಸುವುದು, ಯಾರನ್ನಾದರೂ ಪುನರ್ ನೇಮಕ ಮಾಡಬೇಕಾದಾಗ; ಕಂಪೆನಿಯ ರಜೆ, ಸಂಬಳ ಸಾರಿಗೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ವಿಶೇಷ ವಿಷಯಗಳನ್ನಾಗಿ ಮಂಡಿಸಲಾಗುವುದು; ಇಂಥ ವಿಶೇಷ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಪೂರ್ಣ ವಿವರವನ್ನು ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ನೀಡಬೇಕು.

ಉದಾಹರಣೆ:

ದಿನಾಂಕ…………ರಂದು ಸೇರಿದ ಹಿಂದಿನ ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯ ಕಲಾಪದ ವರದಿ ವಾಚನ ಮತ್ತು ದೃಢೀಕರಣದ……….ಇಂದ……….. ವರಗಿನ ಅನುಕ್ರಮ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಸಾಮಾನ್ಯ ಷೇರು ವರ್ಗಾವಣೆಯ ಮಂಜುರಾತಿ ಮಾಡುವುದು. ೧೯……..೧೯……..ರ ಸಾಲಿಗೆ ಶೇ……….. ಲಾಭಾಂಶ ಘೋಷಣೆ, ನಿವೃತ್ತರಾಗುವ ನಿರ್ದೇಶಕರಾದ ಶ್ರೀ………..ಶ್ರೀಮತಿ…………..ಶ್ರೀ……………..ಇವರ ಸ್ಥಾನಗಳಲ್ಲಿ ಸರದಿ ಪದ್ಧತಿಯಲ್ಲಿ ನೇಮಕ ಮಾಡುವುದು.

ಶ್ರೀ………………ಅವರನ್ನು……………..ನೆಯ ಸಾಲಿಗೆ ಕಂಪೆನಿಯ ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರಾಗಿ ನೇಮಿಸಿ, ರೂ………..ಸಂಭಾವನೆಯನ್ನು ನೀಡುವುದು.

ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳು

ಈ ಕೆಳಕಂಡ ನಿರ್ಣಯವನ್ನು ತಿದ್ದುಪಡಿಸಹಿತ ಅಥವಾ ತಿದ್ದು ಪಡಿರಹಿತವಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಅಂಗೀಕರಿಸುವುದು. ನಿರ್ಣಯ”……………” ಕಂಪೆನಿಯ ಲಿಖಿನಿಯಮಾವಳಿ ೮೮ಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗಿ ಈ ಕೆಳಕಂಡ ನಿರ್ಣಯವನ್ನು ಮಂಡಿಸಲಾಗಿದೆ. “…………..”

ಶ್ರೀ………………. ಅವರನ್ನು ಕಂಪೆನಿಯ ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಸ್ಥಾನಕ್ಕೆ ಮತ್ತು ಕಂಪೆನಿಯ ಪ್ರಧಾನಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಣಾಧಿಕಾರಿಯನ್ನಾಗಿ ಎರಡು ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಗೆ ನೇಮಿಸಲು ಕಾನೂನಿನ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ಈ ಕೆಳಕಂಡ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಅಂಗೀಕಾರಕ್ಕಾಗಿ ಮುಂದಿಡಲಾಗಿದೆ. ಅವಧಿ………………..ಸಂಬಳ……………….. ಭತ್ಯೆ………………ರಜೆ ಸೌಲಭ್ಯ…………………….ರಿಯಾಯಿತಿ…………….ಇತ್ಯಾದಿ.

ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ  ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ಸಾಕಷ್ಟು ವಿವರವಾಗಿ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಬರೆದಿರಬೆಕು ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ನೀಡಿದ ಕಾರ್ಯ ಅಂಶಗಳಿವು. ಇದರಿಂದ ಸದಸ್ಯರು ಚರ್ಚಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಚಿಂತನೆ ಮಾಡಿ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಂಡು ಬರಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆ.

ಕಾರ್ಯ ಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ಅಳವಡಿಸಬೇಕಾದ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಸದಸ್ಯರು ನಿಯಮಾನುಸಾರ ಅನುಮೋದನೆಯೊಡನೆ ಲಿಖಿತದಲ್ಲಿ ಕಳಿಸಿರಬೇಕು. ಹೀಗೆ ಸಭೆಯ ಅವಗಾಹನೆಗೆ ಮತ್ತು ನಿರ್ಣಯಕ್ಕೆ ತಂದ ವಿಷಯವನ್ನು ‘ಸೂಚನೆ’ ಎನ್ನುತ್ತಾರೆ. ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ತಿದ್ದುಪಡಿಸಬಹಿತ ಅಥವಾ ತಿದ್ದುಪಡಿರಹಿತವಾಗಿ ಅಂಗೀಕರಿಸಿದ ಸೂಚನೆಯನ್ನು ಗೊತ್ತುವಳಿ (ಠರಾವು), ಅಂಗೀಕೃತ ನಿರ್ಣಯ(ರೆಜಲ್ಯೂಷನ್) ಎನ್ನುತ್ತಾರೆ.

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಧಾರಣ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನಿಯಮಾನುಸಾರ ಇರಬೇಕಾದ ಸಾಮಾನ್ಯ ವಿಷಯ ಹಾಗೂ ವಿಶೇಷ ವಿಷಯಗಳ ಜೊತೆಗೆ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಸದಸ್ಯರ ಒಪ್ಪಿಗೆಯಿಂದ ಕಾರ್ಯ ಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ  ಇಲ್ಲದ ಕೆಲವು ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳು ಜರುಗುವುದುಂಟು. ಹಿಂದಿನಿಂದ ನಡೆದುಕೊಂಡು ಬಂದ ಪದ್ಧತಿಯನುಸಾರ ಇದು ನಡೆಯುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಬಗ್ಗೆ ಯಾರೂ ಆಕ್ಷೇಪಣೆ ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ದೇವತಾ ಪ್ರಾರ್ಥನೆ, ಸ್ವಾಗತ, ಸಂದೇಶ ವಾಚನ, ವಂದನಾರ್ಪಣೆ, ರಾಷ್ಟ್ರಗೀತೆ ಇತ್ಯಾದಿ.

ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನಡೆಯಬೇಕಾದ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿಯೇ ಕಾರ್ಯ ಸೂಚಿಯನ್ನು ತಯಾರಿಸಬೇಕು. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹಿಂದಿನ ವರ್ಷದಂತೆ ನಿರ್ದೇಶಕ ಮಂಡಳಿ ಮತ್ತು ಅಧ್ಯಕ್ಷರ ಸಲಹೆ ಮೇರೆಗೆ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯನ್ನು  ತಯಾರಿಸುತ್ತಾನೆ.

ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ, ಟಿಪ್ಪಣಿಹಾಳೆಗಳನ್ನು ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ಒದಗಿಸುವ ಪರಿಪಾಠವುಂಟು: ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರಿಗೆ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ನಮೂನೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪುಸ್ತಕವನ್ನು ನೀಡುವುದೂ ಪದ್ಧತಿ. ಈ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ಆಯಾ ವಿಷಯದ ಬಳಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಈ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ಕಂಪೆನಿ ಕಚೇರಿಯಲ್ಲಿ ಮುದ್ರಿಸಿ ಇಟ್ಟಿರುತ್ತಾರೆ. ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಹಾಳೆ ಎಂದರೆ, ಪ್ರತಿಪುಟದಲ್ಲಿಯೂ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಸಭೆಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ದಿನಾಂಕ ಇತ್ಯಾದಿ ವಿವರಗಳಿರುವಂಥದ್ದು. ಪುಟದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯ ವಿಷಯವನ್ನು ಸಾಕಷ್ಟು ಸ್ಥಳಬಿಟ್ಟು ಬರೆದಿರುತ್ತಾರೆ.

ಪುಟದ ಬಲಭಾಗದಲ್ಲಿ ಆಯಾ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ ಉಚಿತವಾದ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಸ್ಥಳಾವಕಾಶವಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿ ವಿಷಯವನ್ನೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕಪುಟದ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿ ಎಲ್ಲಾ ಹಾಳೆಗಳನ್ನೂ ಪಿನ್ ಮೂಲಕ ಅಥವಾ ಹೊಲಿಗೆ ಮೂಲಕ ಬಂಧಿಸಿ ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ನೀಡುವುದುಂಟು. ಇದರಿಂದ ಸಕಲ ಸದಸ್ಯರೂ ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಿಕೊಳ್ಳಲೂ ಅಗತ್ಯಬಿದ್ದಾಗ ಪರಾಮರ್ಶಿಸಲೂ ಇದರಿಂದ ಅನುಕೂಲವಾಗುತ್ತದೆ. ಇದು ಬಹು ಉಪಯುಕ್ತವಾದ ಪದ್ಧತಿ; ಆದರೆ ಲೇಖನ ಸಾಮಗ್ರಿಗೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಹಣ ಖರ್ಚಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಎಲ್ಲಾ ಕಡೆ ಈ ಪದ್ಧತಿ ಇರುತ್ತದೆ ಎಂದು ಹೇಳಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ. ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾತ್ರ ಇರುತ್ತದೆ.

ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು

ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ನಿಯಮಾನುಸರವಾಗಿ ಆಯಾ ಕಂಪೆನಿಯ ನಿಯಮಾವಳಿ ಪ್ರಕಾರ ಕಾನೂನಿಗೆ ವಿರುದ್ಧವಲ್ಲದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನಡೆಯಬೇಕು. ನಿಯಮಾವಳಿ ಪ್ರಕಾರ ಸಭೆ ನಡೆಯದಿದ್ದಾಗ ಕ್ರಿಯಾಲೋಪವುಂಟಾಗುತ್ತದೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಅದಕ್ಕೆ ಅವಕಾಶವಿಯಬಾರದು. ಏಕೆಂದರೆ ಕ್ರಿಯಾಲೋಪಯುಕ್ತ ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ಸಿಂಧುವಾಗುವುದಿಲ್ಲ. ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಕನಿಷ್ಠ ಹಾಜರಿ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಲ್ಲದೆ ಸಭೇ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಎಂಬುದು ಗಮನಾರ್ಹವಾದ ವಿಚಾರವಾಗಿದೆ. ಇದನ್ನು ಮತಾಧಿಕಾರವುಳ್ಳ ಕನಿಷ್ಠ ಹಾಜರಿ ಸಂಖ್ಯೆ (ಕೋರಂ) ಎನ್ನುವರು. ಕಂಪೆನಿಯ ಲಿಖಿತ ನಿಯಮಾವಳಿಯಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗೆ ಬೇಕಾದ ‘ಕೋರಂ’ ಅನ್ನು ನಿರೂಪಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇಲ್ಲದಿದ್ದಾಗ ಕಂಪೆನಿ ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಭಾಷಣ

ಷೇರುದಾರರ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯ ಅಧ್ಯಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಕಂಪನಿಯ ಅಧ್ಯಕ್ಷರೇ ವಹಿಸುತ್ತಾರೆ. ಅವರು ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ‘ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಭಾಷಣ’ವೊಂದನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. ಇದನ್ನು ‘ಕಂಪೆನಿಯ ಪ್ರಕೃತ ಸ್ಥಿತಿಯ ಚಿತ್ರಣ’ವೆನ್ನಬಹುದು. ಈ ಭಾಷಣದಲ್ಲಿ ಕಂಪೆನಿ ಸಾಧಿಸಿದ ಪ್ರಗತಿಯನ್ನೂ ರಾಷ್ಟ್ರೀಯ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗಿಂತ ಮುನ್ನಡೆದ ರೀತಿಯನ್ನೂ ವರದಿಯ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಉಮಟಾದ ತೊಂದರೆಗಳನ್ನೂ ಅವುಗಳನ್ನು ಎದುರಿಸಿದ ಪರಿಯನ್ನೂ ವಿವರಿಸುತ್ತಾರೆ. ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಕಂಪೆನಿಯ ಸಾಧನೆಗಳ ‘ಪಕ್ಷಿನೋಟ’ ಭಾಷಣದಿಂದ ಸಿಗುತ್ತದೆ. ಕಂಪೆನಿಯ ಇದುವರೆಗಿನ ಸಾಧನೆಗಳ ‘ಪಕ್ಷಿ ನೋಟ’ ಅವರ ಭಾಷಣದಿಂದ ಸಿಗುತ್ತದೆ. ಕಂಪೆನಿಯ ಇದುವರೆಗಿನ ಸಾಧನೆಗಳ ಜೊತೆಗೆ ಮುಂದೆ ಸಾಧಿಸಬೇಕಾದ ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನೂ ಅದಕ್ಕೆ ಎಲ್ಲರ ಸಹಕಾರವನ್ನೂ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುತ್ತಾರೆ. ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ಭಾಷಣೆ ಮಾಡಲೇಬೇಕೆಂದು ನಿಯಮವಿಲ್ಲ. ನಿರ್ದೇಶಕರ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಕಂಪೆನಿಯ ಸ್ಥಿತಿಗತಿಗಳ ಸಂಪೂರ್ಣ ಚಿತ್ರ ಸಿಗದಿರುವ ಕೊರತೆಯನ್ನು ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಭಾಷಣದ ಮೂಲಕ ತುಂಬಲಾಗುವುದು.

ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರ ಜವಾಬ್ದಾರಿ ಗುರುತರವಾದುದು; ಅವರ ಕರ್ತವ್ಯಗಳು ಹಲವು ಬಗೆಯಾಗಿರುತ್ತವೆ: ಸಭೆಯ ‘ಕೋರಂ’ ಅನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು, ಹಿಂದಿನ ಸಭೇಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳ ದೃಢೀಕರಣ, ಕಾರ್ಯ ಸೂಚಿ ಪ್ರಕಾರ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಣೆ ಅಥವಾ ಸದಸ್ಯರ ಒಪ್ಪಿಗೆಯಂತೆ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯ ವಿಷಯಗಳ ಕ್ರಮವನ್ನು ವ್ಯತ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವುದು, ಸಭೆಯನ್ನು ಸಮಾಪ್ತಿಗೊಳಿಸುವುದು, ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳ ಪುಸ್ತಕ ಅಥವಾ ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕವನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಸಹಿ ಮಾಡಿ ದೃಢೀಕರಿಸುವುದು ಇವೇ ಮೊದಲಾದ ಕಾರ್ಯಗಳು ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರಿಗೆ ಸೇರಿರುತ್ತದೆ.

ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಗಳು ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ನೆರವೇರಿಸುವ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರಿಗೆ ಕೆಲವು ಅಧಿಕಾರಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ: ಹಲವಾರು ಸದಸ್ಯರು ಮಾತನಾಡಲು ಇಚ್ಛಿಸಿದಾಗ ಅವರಿಗೆ ಸರದಿ ನಿರ್ಧಾರ ಮಾಡುವುದು, ಕ್ರಿಯಾಲೋಪಗಳನ್ನೆತ್ತಿದಾಗ ಆ ಬಗ್ಗೆ ತೀರ್ಪು ನಿಡುವುದ, ಒಂದು ವಿಷಯದ ಮೇಲೆ ಸಾಕಷ್ಟು ಚರ್ಚೆ ನಡೆದಾಗ ಅದನ್ನು ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸಿ ಬೇರೆ ವಿಚಾರವನ್ನು ಚಚೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು, ಸಭೇಯ ಘನತೆಗೆ ತಕ್ಕಂತೆ ವರ್ತಿಸದ ಸದಸ್ಯರನ್ನು ಸಭೆಯಿಂದ ಹೊರಹಾಕುವುದು, ಸಮಾನ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಮತಗಳು ಬಂದಾಗ ನಿರ್ಣಯ ಮತ ನೀಡುವುದು, ವಿಶೇಷ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಭೆಯನ್ನು ಮುಂದೂಡುವುದು ಮುಂತಾದ ಹಲವಾರು ಅಧಿಕಾರಗಳು ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರಿಗಿವೆ. ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರ ಮಾತನ್ನು ಯಾರೂ ಮೀರುವಂತಿಲ್ಲ.

ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ವರದಿ

ಷೇರುದಾರರ ವಾರ್ಷಿಕ ಮಹಾಸಭೆಗೆ ಕಂಪೆನಿಯ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ಪ್ರತಿಸಲವೂ ತನ್ನ ವರದಿಯನ್ನು ಒಪ್ಪಿಸುತ್ತದೆ. ನಿರ್ದೇಶಕ ಮಂಡಳಿ ಪರವಾಗಿ ಈ ವರದಿಗೆ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಸಹಿ ಹಾಕಿರುತ್ತಾನೆ. ಇದರಲ್ಲಿ ಷೇರುದಾರರಿಗೆ ಶಿಫಾರಸು ಮಾಡಲಾದ ಲಾಭಾಂಶ ವಿವರ, ಪ್ರಸಕ್ತ ವರದಿಯ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಕಂಪೆನಿಯ ವ್ಯವಹಾರ, ಲಾಭ-ನಷ್ಟ, ನಿವ್ವಳ ಲಾಭ ಹಂಚಿಕೆ ವಿಚಾರ, ಕಂಪೆನಿಯ ಮುಂದಿನ ಯೋಜನೆಗಳು-ಇವೇ ಮೊದಲಾದ ಸಂಗತಿಗಳು ಅಡಕವಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಈ ವರದಿಯ ಜೊತೆಗೆ ಕಂಪೆನಿಯ ಲಾಭ-ನಷ್ಟ ಲೆಕ್ಕ, ಆಸ್ತಿ ಹೊಣೆ ತಃಖ್ತೆ, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕ ವರದಿ-ಇವುಗಳನ್ನು ಸೇರಿಸಿ ಅಚ್ಚಿಸಿ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಭೆಯ ದಿನಾಂಕಕ್ಕೆ ಮುಂಚೆ ಗೊತ್ತಾದ ಅವಧಿಯಲ್ಲಿ ಸದಸ್ಯರೆಲ್ಲರಿಗೂ ತಲುಪಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ನಿರ್ಣಯಗಳು

ನಿಯಮಾನುಸಾರ ನೋಟಿಸು ನೀಡಿ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಸಭೆಯನ್ನು ಕರೆಯಬೇಕು, ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪ್ರಕಾರ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ವಿಷಯ ಮಂಡನೆ ನಡೆದ ಮೇಲೆ ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ಚರ್ಚೆಯಿಲ್ಲದೆಯೇ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುವುದು. ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ನಿರ್ಧರಿಸಿದ  ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ನಿಯಮಾನುಸಾರ ಇರಲೇಬೇಕಾದ ಸದಾಮಾನ್ಯ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆಯೂ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಗತ್ಯಾನುಸಾರ ಸದಸ್ಯರು ಅಥವಾ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ಮಂಡಿಸಿದ ಸೂಚನೆಗಳ ಬಗ್ಗೆಯೂ ಸಭೆ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಹೀಗೆ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳು, ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳು, ವಿಶೇಷ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದ ನಿರ್ಣಯಗಳು, ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ಸಾಮಾನ್ಯ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದ ವಿಷಯಗಳ ನಿರ್ಣಯಗಳು, ವಿಶೇಷ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದ ವಿಷಯಗಳ ನಿರ್ಣಯಗಳು ಎಂದು ವಿಭಾಗಿಸಬಹುದು. ನಿರ್ಣಯಗಳ ಸ್ವರೂದ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳು ಮತ್ತು ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳು ಎಂದು ವರ್ಗೀಕರಿಸಬಹುದು.

ಕಂಪೆನಿ  ಕಾನೂನುಗಳ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯ, ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯ, ಅಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯ ಎಂದು ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ವಗೀಕರಿಸಬಹುದು. ಒಟ್ಟಿನಲ್ಲಿ ನಿರ್ಣಯಗಳು ಯಾವ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದವು, ಯಾವ ಬಗೆಯ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ಣಯವಾದುವು ಎಂಬುದು ಗಮನಾರ್ಹ ಸಂಗತಿಯಾಗಿದೆ; ಯಾವುದೇ ನಿರ್ಣಗಳಾದರೂ ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರರ ಗಮನಕ್ಕೆ ಬರಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ವಾರ್ಷಿಕ ಲೆಕ್ಕ ಪತ್ರಗಳ ಅಂಗೀಕಾರ, ಲಾಭಾಂಶ ಹಂಚಿಕೆ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ನೇಮಕ ಮತ್ತು ಸಂಭಾವನೆ ನಿಧಾರ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ನಿವೃತ್ತಿ, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋದಕರ ನೇಮಕ, ಸಂಭಾವನೆ ಗೊತ್ತು ಮಾಡುವುದು, ಷೇರು ಬಂಡವಾಳ ವ್ಯತ್ಯಾಸಗೊಳಿಸುವುದು, ಮೊದಲಾದ ವಿಷಯಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳೆಂದು ಪರಿಗಣಿತವಾಗುತ್ತದೆ.

ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳ ಅಂಗೀಕಾರಕ್ಕೆ ೫೦%ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿನ ಬಹುಮತವಿರಬೇಕು; ಇದಕ್ಕೆ ಸಭೆಯಲ್ಲಿರುವ ಸದಸ್ಯರು ಮತ್ತು ಸದಸ್ಯ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ಮತ ನೀಡಲು ಅರ್ಹರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ. ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಧಾರಣ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ಬಹುತೇಕ ನಿರ್ಣಯಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳಾಗಿರುತ್ತವೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರರಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಿಲ್ಲ.

ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರದಲ್ಲಿ ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳ ಸೂಚನೆಗಳೆಂದೇ ನಿರೂಪಿತವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಇವುಗಳ ಅಂಗೀಕಾರಕ್ಕೆ ೭೫%ಕ್ಕೆ ಕಡಿಮೆಯಿಲ್ಲದಂತೆ ಸದಸ್ಯರು ಒಪ್ಪಬೇಕು. ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳ ನಕಲುಗಳನ್ನು ರಿಜಿಸ್ಟ್ರಾರರಿಗೆ ಒಂದು ತಿಂಗಳೊಳಗಾಗಿ ಕಳಿಸಿಕೊಡಬೇಕು. ಕಂಪೆನಿ ಹೆಸರಿನ ಬದಲಾವಣೆ, ಕಾರ್ಯಾಲಯದ ಬದಲಾವಣೆ, ಕಂಪೆನಿಯ ಲಿಖಿತ ನಿಯಮಾವಳಿ ಬದಲಾವಣೆ, ಕಂಪೆನಿಯನ್ನು ಸ್ವಸಂತಷದಿಂದ ಮುಚ್ಚುವುದು, ನಿರ್ದೇಶಕರಿಗೆ ವಿಶೆಷ ಸಂಭಾವನೆ ಗೊತ್ತು ಮಾಡುವುದು ಮುಂತಾದ ವಿಷಯಗಳು ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯಗಳಿಗೆ ಒಳಗಾಗುವಂಥ ವಿಷಯಗಳಾಗಿವೆ.

ಕಂಪೆನಿ ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ ವಿಶೇಷ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ನೀಡಿ ಕರೆದೆ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಣಯಗಳ ವಿಷಯಗಳು ಕೆಲವಿವೆ. ಇಂಥ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಒಂದು ವಾರದ ಮುಂಚೆ ಸದಸ್ಯರ ಗಮನಕ್ಕೆ ತರಬೇಕಾಗುವುದು. ಹೊಸ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರ ನೇಮಕ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ವಜಾ, ೬೫ ವರ್ಷ ಮೀರಿರುವ ನಿರ್ದೇಶಕರನ್ನು ನೇಮಿಸುವುದು, ವಜಾ ಆದ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಜಾಗದಲ್ಲಿ ಬೇರೆಯವರು ನೇಮಕ ಇತ್ಯಾದಿ ವಿಷಯಗಳು ಈ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಕೈಗೊಳ್ಳುವ ನಿರ್ಣಯಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿರುತ್ತವೆ.

ಸಭೆಯ ಮುಕ್ತಾಯ

ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ಸಭೆ ಮುಗಿಯಿತೆಂದು ಘೋಷಿಸಿದಾಗ ಸಭೆ ಮುಕ್ತಾಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಸಂಪ್ರದಾಯದ ಹಿನ್ನೆಲೆಯಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯಲ್ಲಿ ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೂ ವಂದನಾರ್ಪಣೆ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಪರಿಪಾಠವನ್ನು ಇಲ್ಲಿ ಕಾಣುತ್ತೇವೆ.

ನಡೆವಳಿಕೆ ದಾಖಲಾತಿ

ಷೇರುದಾರರ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳಾಗಲಿ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ಸಭೆಗಳಾಗಲಿ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ಸಭೆಗಳಾಗಲಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನಡೆಯುವ ಕಲಾಪಗಳನ್ನು ಕ್ರಮಬದ್ಧವಾಗಿ, ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ, ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ನಿರೂಪಿಸಿಡಬೇಕು; ಇದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮಹತ್ವ ಪೂರ್ಣ ದಾಖಲೆಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದು; ಇದನ್ನು ‘ನಡೆವಳಿಕೆ(ಮಿನಿಟ್ಸ್) ಎಂದೂ ‘ಅಂಶತಃ ವರದಿ’ ಎಂದೂ ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇದನ್ನು ಒಂದು ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸುತ್ತಾರೆ. ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಹಾಜರಿದ್ದ ಸದಸ್ಯರು ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪ್ರಕಾರ ವಿವಿಧ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಕುರಿತು ನಡೆಸಿದ ಚರ್ಚೆಯ ಮುಖ್ಯಾಂಶ. ಆ ಬಗ್ಗೆ ಅಂತಿಮವಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನಿರ್ಣಯ ಮೊದಲಾದವನ್ನು ‘ನಡವಳಿಕೆ’ ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. *೩. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಭೆಯಲ್ಲಿಯೂ ನಡೆವಳಿಕಗಳನ್ನು ದಾಖಲು ಮಾಡಲಾಗುವುದು; ಇದು ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಕರ್ತವ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಒಂದಾಗಿದೆ. ಪರಿಣತ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯಾದರೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಭೆಯ ನಡೆವಳಿಕೆಯನ್ನು ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ನಿರೂಪಿಸಬಹುದು. ಇಲ್ಲದಿದ್ದಲ್ಲಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನಡೆದ ಕಲಾಪಗಳನ್ನು ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾಡಿಕೊಂಡು ಅಥವಾ ಧ್ವನಿ ಮುದ್ರಣ ಮಾಡಿಕೊಂಡು ಇಲ್ಲವೇ ಶೀಘ್ರಲಿಪಿಗಾರರಿಂದ ಬರೆಯಿಸಿಕೊಡು ಅನಂತರ ಅವುಗಳನ್ನಾಧರಿಸಿ ನಡೆವಳಿಕೆಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬಹುದು.

ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕದ ಪ್ರಾರಂಭದಲ್ಲಿ ಸಭೆಯ ಹೆಸರು, ಸ್ಥಳ, ದಿನಾಂಕ, ವೇಳೆ ಇತ್ಯಾದಿ ವಿವರಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸಬೇಕು; ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪ್ರಕಾರ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಬರೆದು ಅದರಡಿಯಲ್ಲಿ ಪುಟದ ಎಡಭಾಗದಲ್ಲಿ ಕಲಾಪಗಳ ವಿವರವನ್ನೂ ಚರ್ಚೆಯನ್ನೂ ಸಂಗ್ರಹವಾಗಿ ಬರೆಯಬೇಕು; ಬಲಭಾಗಲ್ಲಿ ಆ ಬಗ್ಗೆ ಆದ ತೀರ್ಮಾಣವನ್ನು ಬರೆಯಬೇಕು. ಸಭೆಯಲ್ಲಾದ ಚರ್ಚೆಯನ್ನಾಗಲಿ, ವಾದವಿವಾದಗಳನ್ನಾಗಲಿ, ವಿಷಯ ಮಂಡನೆಯನ್ನಾಗಲಿ, ಭಿನ್ನಾಭಿಪ್ರಾಯಗಳನ್ನಾಗಲಿ ಸಾರವತ್ತಾಗಿ ತರ್ಕಬದ್ಧವಾಗಿ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಸರಳವಾಗಿ ನಿರೂಪಿಸುವ ಕಾರ್ಯ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗೆ ಸೇರಿದ್ದು; ನಿಜಕ್ಕೂ ಇದೊಂದು ಕಲೆಯೇ ಸರಿ. ಇದನ್ನು ಸಂಕ್ಷೇಪ ಲೇಖನ ಕಲೆಯ ಒಂದು ಪ್ರಭೇದ ಎಂದು ಬೇಕಾದರೂ ಹೇಳಬಹುದು. ಅಲ್ಲಿ ಲಿಖಿತ ಬರಹವನ್ನು ಸಂಕ್ಷೇಪಿಸೇಕು; ಇಲ್ಲಿ ಶ್ರವಣದ ಮಾತುಗಳನ್ನು ಸಂಕ್ಷೇಪಿಸಬೇಕು; ತೀವ್ರ ಗಮನದಿಂದ ತದೇಕಚಿತ್ತದಿಂದ, ಶೀಘ್ರಗತಿಯಲ್ಲಿ ವಿವೇಚನಾ ಬಲದಿಂದ ಮುಖ್ಯಾಂಶಗಳನ್ನೂ ವಿವರಗಳನ್ನೂ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಹೀಗೆ ಬರೆದ ನಡೆವಳಿಕೆಯ ವರದಿಯನ್ನು ಯಥಾವತ್ತಾಗಿದೆ ಎಂದು ಸದಸ್ಯರು ಒಪ್ಪುವಂತಿರಬೇಕು.

ಏಕೆಂದರೆ ಪ್ರತಿ ಸಭೆಯಲ್ಲಿಯೂ ಹಿಂದಿನ, ಸಭೆಯ ನಡೆವಳಿಕೆಯ ವಾಚನ ಮತ್ತು ಅಂಗೀಕಾರವಾದ ಮೇಲೆ ಮುಂದಣ ಕಾರ್ಯಗಳು ಸಾಗುತ್ತವೆ. ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕದ ವರದಿ ವಾಚನದ ಅಂಗೀಕರವಾದ ಮೇಲೆ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ಅಂಗೀಕಾರದ ಸಹಿಯನ್ನು “ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಓದಿ ಅಂಗೀಕರಿಸಲಾಯಿತು” ಎಂದು ಬರೆದು ಸಹಿ ಹಾಕುವರು. ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಸಭೆಯ ನಡೆವಳಿಕೆಯೂ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ನಮೂದಾಗಿರಬೇಕು. ಒಂದು ಸಭೆಯ ನಡೆವಳಿಕೆ ಮುಗಿದ ಪುಟದಲ್ಲಿಯೇ ಇನ್ನೊಂದು ಸಭೆಯ ನಡೆವಳಿಕೆಯನ್ನು ಬರೆಯಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಬಾರದು.

ಕಂಪೆನಿ ಕಾನೂನು ಪ್ರಕಾರ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ ಇಡಬೇಕಾದ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ನಡೆವಳಿ ಪುಸ್ತಕವೂ ಒಂದಾಗಿದೆ. ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ಹೇಗೆ ನಡೆದವು? ಏನೇನು ನಡೆದವು? ಎಂಬುದರ ಸ್ಪಷ್ಟ ಚಿತ್ರಣವನ್ನು ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ಇದು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಚರ್ಚೆಗಳ ವಿವರವಿಲ್ಲದೆ ಕೇವಲ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನಷ್ಟೇ ದಾಖಲೆ ಮಾಡುವ ಪದ್ಧತಿಯೂ ಉಂಟು.

ನಡೆವಳಿ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ಪ್ರಕಾರ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಹಾಕಿ ವಿವರಗಳನ್ನು ಬರೆಯುವುದರ ಜೊತೆಗೆ ವಿಷಯಕ್ಕೆ ತಕ್ಕಂತೆ, ಸದಸ್ಯರ ಚರ್ಚೆಯನ್ನು ಗಮನಿಸಿ ಚಿಕ್ಕ ಚಿಕ್ಕ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳನ್ನು ನೀಡಿದರೆ ವಿಷಯ ಹೆಚ್ಚು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ವೇಳೆ ಸಭೆಯ ಅನುಮತಿಯಿಂದ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಕೆಲವು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಹಿಂದು ಮುಂದು ಮಾಡಿಕೊಂಡು ಸಭೆಯ ಮುಂದಿಡಬಹುದು; ಅಂತಹ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಅದೇ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ನಡೆವಳಿ ಬರೆಯಬೇಕು; ಕಾರ್ಯ ಸೂಚಿಯಲ್ಲಿಯ ವಿಷಯ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನೇ ಹಾಕಬೇಕು. ಆಗ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯ್ಲಿ ವಿಷಯಾನುಕ್ರಮ, ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಚರ್ಚಿಸಿದ ವಿಷಯಾನುಕ್ರಮಣಿಕೆ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿಳಿಯುತ್ತದೆ.

ನಡೆವಳಿಗಳ ದಾಖಲಾತಿಯಲ್ಲಿ ಈ ಕೆಳಕಂಡ ಅಂಶಗಳನ್ನು ತಪ್ಪದೆ ನಮೂದಿಸಬೇಕು. ಇವುಗಳಲ್ಲದೆ ಸದಸ್ಯರು ಹೇಳಿದ ವಿಷಯಗಳಲ್ಲಿ ಗಮನಾರ್ಹವಾದ ವಿಚಾರಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸಬೇಕು. ವಿಶೇಷ ಮತ್ತು ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯಗಳು, ನಿರ್ಣಯಗಳು ಅಂಗೀಕಾರವಾದ ಬಗೆ, ಸರ್ವಸಮ್ಮತವೇ ಬಹುಮತವೇ? ಬಹುಮತವಾಗಿದ್ದರೆ ಪರ-ವಿರುದ್ಧ ಮತಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ದಾಖಲಿಸಬೇಕು. ಸದಸ್ಯರು ವಿಷಯದ ಚರ್ಚೆಯಲ್ಲಿ ಎತ್ತಿದ ಆಕ್ಷೇಪಣೆಗಳನ್ನು ದಾಖಲು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ಆಗ್ರಪಡಿಸಿದರೆ ಆ ಆಕ್ಷೇಪಣೆಗಳನ್ನು ಆ ಬಗ್ಗೆ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ನೀಡಿದ  ತೀರ್ಪುಗಳನ್ನು ಲಿಖಿಸಬೇಕು ವಿವಿಧ ಸ್ಥಾನಗಳಿಗೆ ಅಧಿಕಾರಿಗಳನ್ನು ನೇಮಕ ಮಾಡಿದಾಗ ಅವರಿಗೆ ಗೊತ್ತುಪಡಿಸಿದ ಸೇವಾನಿಯಮಗಳು, ವಏತನ, ಇತರ ಸೌಲಭ್ಯಗಳು, ಷರತ್ತುಗಳು ಮುಂತಾದ ವಿವರಗಳನ್ನು  ಗುರುತಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು. ಷೇರುಗಳ ಬಗ್ಗೆ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳುವಾಗ, ಅಂಕಿ ಅಂಶಗಳನ್ನೂ ದಿನಾಂಕ, ಕ್ರಮಾಂಕ, ಷೇರು ಮೊತ್ತ ಮೊದಲಾದ ಅಂಶಗಳನ್ನೂ ತಪ್ಪದೆ ನಮೂದಿಸಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು.

ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ನಡೆದದ್ದನ್ನೆಲ್ಲಾ ಕಣ್ಮುಚ್ಚಿಕೊಂಡು ನಡೆವಳಿ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಲು ಆಗದು. ಅಕ್ಷರಶಃ ನೀರಸವಾದಗಳನ್ನು, ಶುಷ್ಕ ಚರ್ಚೆಗಳನ್ನು, ಅಸಂಗತ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಬರೆದುಕೊಳ್ಳಲಾಗದು. ವ್ಯಕ್ತಿ ಘನತೆಗೆ ಧಕ್ಕೆ ಬರುವಂಥ ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಅಧ್ಯಕ್ಷರ ಅನುಮತಿಯಿಲ್ಲದೆ ಪ್ರಸ್ತಾಪಿಸುವ ಸಂಗತಿಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಿಕೊಳ್ಳಬಾರದು. ಇಂಥ ವಿಚಾರಗಳ್ಲಿ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು. ವರದಿಯ ಕಡತದಲ್ಲಿ ದಾಖಲು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಬೇಡಿ ಅಥವಾ ತೆಗೆದುಹಾಕಿ ಎಂದು ಹೇಳಿದ ಭಾಗಗಳನ್ನು ನಡೆವಳಿ ವರದಿಯಲ್ಲಿ ಬರೆದುಕೊಂಡಿದ್ದರೂ ಅದನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸಬಾರದು.

ನಡೆವಳಿಗೂ ವರದಿಗೂ ಸಾಕಷ್ಟು ವ್ಯತ್ಯಾಸವಿದೆ; ವರದಿಯನ್ನು ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳೆಲ್ಲ ಮುಗಿದ ಮೇಲೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ; ಆದ್ದರಿಂದ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಚರ್ಚಿಸಿದ ವಿಷಯಗಳ ಸಮಗ್ರ ನಿರೂಪಣೆಯನ್ನು ಕಾಣಬಹುದು. ಆದರೆ ನಡೆವಳಿಕೆಯನ್ನು ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪ ನಡೆದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ನಡೆದಾಗಲೇ ದಾಖಲಿಸಿರುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ವಿವರಗಳೊಂದಿಗೆ ಇಲ್ಲವೇ ಕೇವಲ ನಿರ್ಣಯಗಳನ್ನು ಬರೆಯಲಾಗುತ್ತದೆ. ಚಿಕ್ಕ ಚಿಕ್ಕ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ವಿಷಯ ನಿರೂಪಣೆಯಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಸಭೆಯ ವಿದ್ಯಮಾನಗಳ ಯಥಾವತ್ತಾದ ದಾಖಲೆ ನಡೆವಳಿಕೆ, ಆದರೆ  ವಿಷಯದ ಸಮಗ್ರ ನಿರೂಪಣೆ ವರದಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ.  ವರದಿ ತಯಾರಿಕೆಗೆ ನಡೆವಳಿಕೆ ಆಧಾರವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಪ್ರಕಾರದ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನಿಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಗಳ ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕವೇ ಬೇರೆ ಇರುತ್ತದೆ; ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ಸಭೆಗಳಿಗೆ ಬೇರೆ ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕವಿರುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಭೆಯ ವರದಿ ಅಂತ್ಯಕ್ಕೆ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರ ಸಹಿ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕಗಳು ನಮೂದಾಗಿರುತ್ತವೆ; ನಡೆವಳಿಕೆ ಪುಸ್ತಕದ ಪುಟಗಳಿಗೆ ಅನುಕ್ರಮ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನೀಡಬೇಕು. ಬಿಡಿ ಹಾಳೆಗಳಲ್ಲಿ ನಡೆವಳಿಕೆಯನ್ನು ಬರೆದು ಪುಸ್ತಕದ ಮಧ್ಯೆ ಸೇರಿಸಬಾರದು.

ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಕಾರ್ಯಸೂಚಿ ತಿಳಿವಿಕೆ ಪತ್ರ
ಮಾದರಿ

ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರ

ಸುಜನೋದ್ಧಾರ ಗೃಹ ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಂ.ಲಿ.
ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ, ಅಂಬೇಡ್ಕರ್ ನಗರ, ಬೆಂಗಳೂರು

ಕಂಪೆನಿಯ ೨೭ನೇ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅಧಿಕೃತ ಕಾರ್ಯಾಲಯದಲ್ಲಿ ದಿನಾಂಕ: ೯-೩-೧೯೮೭ರಂದು ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ೯.೩೦ ಗಂಟೆಗೆ ಸೇರಲಿದೆ. ಕೆಳಕಂಡ ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯಂತೆ ಸಭಾಕಲಾಪಗಳು ಜರುಗುವವು. ಮಾನ್ಯ ಸದಸ್ಯರೆಲ್ಲರೂ ಹಾಜರಾಗಲು ಕೋರಲಾಗಿದೆ.

ದಿನಾಂಕ: ೧೦-೨-೧೯೮೭

ನಿರ್ದೇಶಕ ಮಂಡಳಿ ಅಪ್ಪಣೆ  ಮೇರೆಗೆ,
ನಂಜುಂಡಪ್ಪ
ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ.

(ಸಭೆಗೆ ಹಾಜರಾಗಲು ಮತ್ತು ಮತ ನೀಡಲು ಅರ್ಹತೆಯುಳ್ಳ ಸದಸ್ಯರು ಅನಿವಾರ್ಯ ಕಾರಣಗಳಿಂದ ಹಾಜರಾಗಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದಲ್ಲಿ ತಮ್ಮ ಪರವಾಗಿ ಹಾಜರಾಗಲು ಮತ್ತು ಮತ ನೀಡಲು ಈ ಪತ್ರದೊಂದಿಗಿಟ್ಟಿರುವ ಗೈರುಹಾಜರಿ ‘ಸದಸ್ಯರ ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಪತ್ರ’ವನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಿ ಕಳಿಸಿಕೊಡಬೇಕು. ಸದಸ್ಯರ ಪರವಾಗಿ ಮತ ನೀಡುವವರು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಷೇರುದಾರರಾಗಿರಬೇಕಿಲ್ಲ)

ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ (ಅಜೆಂಡ)

ಸಾಮಾನ್ಯ ವ್ಯವಹಾರ:

೧. ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಗಳಿಂದ ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರ ವಾಚನ

೨. ಕಂಪೆನಿಯ ಲೆಕ್ಕ ಪತ್ರ ಪಟ್ಟಿ, ಜಮಾಖರ್ಚು ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಭೆಗೆ ಒಪ್ಪಿಸುವುದು, ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದ, ಅಂಗೀಕರಿಸುವುದು.

೩. ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಭಾಷಣ

೪. ಲಾಭಾಂಶ ಘೋಷಣೆ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಅಂಗೀಕರಿಸುವುದು

೫. ಸರದಿ ಪ್ರಕಾರ ನಿವೃತ್ತರಾಗುತ್ತಿರುವ ಶ್ರೀಯುತ ರಾಮಶೆಟ್ಟಿ ಅವರ ಜಾಗಕ್ಕೆ ನಿರ್ದೇಶಕರೊಬ್ಬರ ನೇಮಕ

೬. ೧೯೮೭-೮೮ನೇ ಸಾಲಿಗೆ ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರ ನೇಮಕ ಮತ್ತು ಸಂಭಾವನೆ ನಿರ್ಧಾರ.

ವಿಶೇಷ ವ್ಯವಹಾರ:

ಸೂಚನೆ (ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯ): ಅಂಗೀಕಾರಕ್ಕೆ ಅರ್ಹವಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ತಿದ್ದುಪಡಿ ಸಹಿತ ಇಲ್ಲವೇ ತಿದ್ದುಪಡಿ ರಹಿತ ಈ ಕೆಳಕಂಡ ನಿರ್ಣಯವನ್ನು ವಿಶೇಷ ನಿರ್ಣಯವನ್ನಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಿ ತೀರ್ಮಾನಿಸಲು ಸಭೆಯ ಮುಂದಿಟ್ಟಿದೆ.

೮೮ನೆಯ ನಿಯಮಕ್ಕೆ ತಿದ್ದುಪಡಿ

“ಉನ್ನತ ಕೇಂದ್ರ ಸಂಸ್ಥೆ ಅಂಗೀಕಾರಕ್ಕೆ ಒಳಪಟ್ಟು ಕಾಲಕಾಲಕ್ಕೆ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ಸಭಾ ಹಾಜರಿ ಸಂಭಾವನೆಯನ್ನು ಮತ್ತು ಸಮಿತಿ ಸಭಾ ಹಾಜರಿ ಸಂಭಾವನೆಯನ್ನು ಪ್ರತಿ ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ಸಭೆಯ ಹಾಜರಿಗೆ ೨೫೦ ರೂ. ಮೀರದಂತೆ ಪ್ರತಿಸಮಿತಿ ಸಭೆಗೆ ೧೨೫ ರೂ. ಮೀರದಂತೆ ಹಾಜರಾದ ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ನೀಡಬಹುದು”.

ಸೂಚನೆ ( ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯ): ಪರಿಶೀಲಿಸಿ ಅಂಗೀಕರಿಸಲು ಅರ್ಹವಾಗಿದ್ದಲ್ಲಿ ತಿದ್ದುಪಡಿ ಸಹಿತ ಇಲ್ಲವೇ ತಿದ್ದುಪಡಿ ರಹಿತವಾಗಿ ಸಾಮಾನ್ಯ ನಿರ್ಣಯವಾಗಿ ಸಭೆ ಒಪ್ಪಲು ಮುಂದಿಟ್ಟಿದೆ.

“ನಿರ್ದೇಶಕ ಮಂಡಳಿ ಈಗಾಗಲೇ ಗೊತ್ತು ಮಾಡಿದ ಪ್ರಮಾಣಕ್ಕಿಂತ ಅಧಿಕವಾಗಿ ಬರ ಪರಿಹಾರನಿಧಿಗೆ ಮತ್ತು ಬಡಸಂಸ್ಥೆಗಳ ನೆರವಿಗಾಗಿ ವೆಚ್ಚ ಮಾಡಿರುವ ೨೦,೦೦೦ ರೂ.ಗಳನ್ನು ಅಂಗೀಕರಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಕ್ರಮಬದ್ಧಗೊಳಿಸುವುದು”.

ಸ್ಥಳ: ಬೆಂಗಳೂರು
ದಿನಾಂಕ: ೧೦-೨-೧೯೮೭

ನಿರ್ದೇಶಕ ಮಂಡಳಿ ಅಪ್ಪಣೆ ಮೇರೆಗೆ,
ನಂಜುಂಡಪ್ಪ
ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ.

 

ಗೈರುಹಾಜರಿ ಸದಸ್ಯನ ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಪತ್ರ
ಮಾದರಿ

ಸುಜನೋದ್ಧಾರ ಗೃಹ ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಂಪೆನಿ ಲಿಮಿಟೆಡ್
ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ, ಅಂಬೇಡ್ಕರ್ ನಗರ, ಬೆಂಗಳೂರು.

ಜೆ.ಅ.ನಾರಣಪ್ಪ
೪೮, ೪ನೇ ಅಡ್ಡರಸ್ತೆ
ವಿಜಯನಗರ, ಬೆಂಗಳೂರು
ಖಾತೆ ಸಂಖ್ಯೆ

ಎ.೦೦೮೭೬

ಷೇರುಗಳು

೧೦೦

೨೭ನೆಯ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆ ೯-೩-೧೯೮೭. ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ೯.೩೦ಕ್ಕೆ ಅಧಿಕೃತ ಕಾರ್ಯಾಲಯದಲ್ಲಿ ಹಾಜರಾದ ಸದಸ್ಯ/ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಸದಸ್ಯರ ಹೆಸರು:
ಸದಸ್ಯರ ಸಹಿ:
 
ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಹೆಸರು
ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಸಹಿ:
 

ನಾನು/ನಾವು………………….ಸುಜನೋದ್ಧಾರ ಗೃಹ ಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಂಪೆನಿ ಲಿಮಿಟೆಡ್‌ನ ಷೇರುದಾರನಾಗಿದ್ದು (ಸಂ: ಎ ೦೦೮೭೬) ಶ್ರೀ/ಶ್ರೀಮತಿ………….. ಅವರನ್ನು ನನ್ನ/ನಮ್ಮ ಪ್ರತಿನಿಧಿಯಾಗಿ ೯-೩-೧೯೮೭ರಂದು ನಡೆಯುವ ೨೭ನೇ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಅಥವಾ ಮುಂದುವರಿದ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಭಾಗವಹಿಸಲು ಮತ್ತು ಮತ ನೀಡಲು ನೇಮಕ ಮಾಡಿದ್ದೇನೆ.

ಕಚೇರಿ ಬಳಕೆಗೆ
ಸದಸ್ಯರ ಪತ್ರ ಬಂದ ದಿನಾಂಕ: ……………                                       ಸ್ಟಾಂಪು
ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಸಂಖ್ಯೆ: ……………………………..                                      ಷೇರುದಾರರ ಸಹಿ:
ಅಧಿಕಾರಿ ಸಹಿ: ………………………………..                                      ದಿನಾಂಕ:

ಸೂಚನೆ: ಗೈರು ಹಾಜರಾಗುವ ಸದಸ್ಯರು ತಮ್ಮ ‘ಪ್ರತಿನಿಧಿ ಪತ್ರ’ವನ್ನು (ಪ್ರಾಕ್ಸಿಲೆಟರ್) ಸಭೆ ನಡೆಯುವುದಕ್ಕೆ ಎರಡು ದಿನ ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿಗೆ ತಲುಪಿಸಬೇಕು.

ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆನಡೆವಳಿಕೆ
ಮಾದರಿ

ಸುಜನೋದ್ಧಾರ ಗೃಹಕೈಗಾರಿಕಾ ಕಂಪೆನಿ ಲಿ.
ಕೇಂದ್ರ ಕಚೇರಿ, ಅಂಬೇಡ್ಕರ್ ನಗರ, ಬೆಂಗಳೂರು

ದಿನಾಂಕ: ೯-೩-೧೯೮೭ರಂದು ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ೯.೩೦ ಗಂಟೆಗೆ ಕಂಪೆನಿಯ ಅಧಿಕೃತ ಸಭಾಂಗಣದಲ್ಲಿ ನಡೆದ ೨೭ನೇಯ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯ ನಡೆವಳಿಕೆಗಳು:

ಹಾಜರಾಗಿದ್ದ ನಿರ್ದೇಶಕರು:

ಸರ್ವಶ್ರೀಗಳಾದ: ರಾಮಾನುಜ, ಅಬ್ದುಲ್ ಖಾಲಕ್, ಜಿ.ಕೆ.ರಮೇಶ್, ಶ್ರೀನಿವಾಸ್, ಸಿ.ಗೋವಿಂದ ಶೆಟ್ಟಿ, ಶಾಮಾಚಾರ್, ವಲ್ಲಭ ಅಯ್ಯಂಗಾರ್, ಕೆ. ಜಾನ್ಸನ್, ಟಿ.ತಿಮ್ಮಯ್ಯ ಎಸ್.ಮುನಿಗೌಡ, ಶ್ರೀಮತಿ ಸಲೀಮುನ್ನಿಸ.

ಗೈರು ಹಾಜರಾದ ನಿರ್ದೇಶಕರು:

ಸರ್ವಶ್ರೀಗಳಾದ: ಮುತ್ತು, ವೆಂಕಣ್ಣಾಚಾರ್, ರಾಮ್‌ದೇವ್ ಎಸ್.ಶ್ರೀಮತಿ ಬಾಲಸರಸ್ವತಿ. ಈ ಸಭೆಗೆ ೧೮೦ ಸದಸ್ಯರು ಆಗಮಿಸಿದ್ದರು. ೧೮೦ ಷೇರುದಾರರ ಸಹಿ ಇರುವ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಈ ನಡೆವಳಿಕೆಗೆ ಲಗತ್ತಿಸಿದೆ.

ಅಧ್ಯಕ್ಷರು: ಶ್ರೀ ಜಯಶೀಲರಾವ್

ಸಮಕ್ಷಮ: ಶ್ರೀ ನಂಜುಂಡಪ್ಪ-ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿ.

ಕ್ರ.ಸಂ.

ವಿಷಯ

ನಡೆವಳಿ

ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರ ವಾಚನ ದಿನಾಂಕ ೯-೩-೧೯೮೭ರಂದು ವಾರ್ಷಿಕ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಕಾರ್ಯದರ್ಶಿಯವರು ತಿಳಿವಳಿಕೆ ಪತ್ರವನ್ನು ಓದಿದರು.
೨. ವರದಿ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ಪರಿಶೋಧಕರ ವರದಿ ಕಂಪೆನಿಯ ವಾರ್ಷಿಕ ವರದಿ, ಲೆಕ್ಕ ಪತ್ರ ಪಟ್ಟಿ, ಜಮಾಖರ್ಚು ಪಟ್ಟಿ, ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಳಿ ವರದಿ, ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರ ವರದಿ ಇವುಗಳನ್ನು ಈಗಾಗಲೇ  ಅಚ್ಚು ಮಾಡಿಸಿ ಸದಸ್ಯರಿಗೆ ನೀಡಲಾಗಿದೆ. ಇವುಗಳನ್ನು ಸದಸ್ಯರ ಮುಂದೆ ಓದಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲು ಸಭೆಯನ್ನು ಕೋರಿದರು. ಸಭೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡಿತು.
೩. ಅಧ್ಯಕ್ಷ ಭಾಷಣ ಕಂಪೆನಿಯ ಇಂದಿನ ಪರಿಸ್ಥಿತಿ, ಮುಂದಿನ ಪ್ರಗತಿ ಹಾಗೂ ಇತರ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಿಗಿಂತ ಮಿಗಿಲಾಗಿ ಸಾಧಿಸಿದ ಅಭಿವೃದ್ಧಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಸಭೆಯನ್ನುದ್ದೇಶಿ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಭಾಷಣ ಮಾಡಿದರು. ಭಾಷಣದ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಸಭಿಕರಿಗೆ ಹಂಚಲಾಯಿತು. ಸದಸ್ಯರ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಸಮರ್ಪಕ ಉತ್ತರ ನೀಡಿದರು.
೪. ವರದಿ ಮತ್ತು ಲೆಕ್ಕಗಳ ಪರಿಶೀಲನೆ ಮತ್ತು ಅಂಗೀಕಾರ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಂಡಿಸಲಾದ  ವರದಿಗಳು, ಲೆಕ್ಕೆ ಪತ್ರಗಳು, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರ ವರದಿಗಳನ್ನು ಸರ್ವಾನುಮತದಿಂದ ಅಂಗೀಕರಿಸಲು ಸದಸ್ಯರಾದ ಶ್ರೀ ಕನಕರಾಜ್ ಅವರು ಸೂಚಿಸಿದಾಗ ಶ್ರೀಮತಿ ಲಕ್ಷ್ಮಕ್ಕನವರು ಅನುಮೋದಿಸಿದರು. ಆ ಬಗ್ಗೆ ಚರ್ಚೆಯಾದ ಮೇಲೆ ಅದನ್ನು ಅಂಗೀಕರಿಸಲು ರಾಮಣ್ಣನವರು ಸೂಚಿಸಿದರು. ಶ್ರೀ ಭೀಮದಾಸ್ ಅವರು ಅನುಮೋದಿಸಿದರು. ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು ಚರ್ಚೆಗೆ ಅವಕಾಶವಿತ್ತರು. ಸೂಕ್ತ ಉತ್ತರಗಳನ್ನು ನೀಡಿದ ಮೇಲೆ ಸೂಚನೆ ಬಗ್ಗೆ-ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಸರ್ವಾನುಮತದಿಂದ ನಿರ್ಣಯ ಅಂಗೀಕಾರವಾಯಿತು. “ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಮಂಡಿಸಿದ ನಿರ್ದೇಶಕರ ವರದಿ, ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಧಕರ ವರದಿ, ವಾರ್ಷಿಕ ವರದಿ, ಪರಿಶೋಧಿಸಿದ ಲೆಕ್ಕ ಪತ್ರಗಳನ್ನು ಒಪ್ಪಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಈ ಮೂಲಕ ಒಪ್ಪಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದೆ.”
೫. ಲಾಭಾಂಶ ವಿಚಾರ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಸೂಚಿಸಿದ ನಿರ್ಣಯವನ್ನು ಶ್ರೀಮಾನ್ ಜ್ಯೋತಿಪುರ ಶಾಂತಿರಾಜ್ ಅವರು ಅನುಮೋದಿಸಿದ ಮೇಲೆ ಸಭೆಯಿಂದ ಅಂಗೀಕಾರವಾದ ನಿರ್ಣಯ ಹೀಗಿದೆ:

“೧೯೮೫ನೆಯ ವರ್ಷಕ್ಕೆ ೧೨% ಲಾಭಾಂಶವನ್ನು ಮೂಲದಲ್ಲಿ ತೆರಿಗೆ ಕಡಿತಗೊಳಿಸಿ ರಿಸರ್ವ್‌ಬ್ಯಾಂಕ್ ನಿಯಮಾನುಸಾರ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಪಡೆದು ಎಲ್ಲಾ ಷೇರುದಾರರಿಗೂ ನೀಡಲು ನಿರ್ದೇಶಕರ ಮಂಡಲಿ ಮಾಡಿದ ಶಿಫಾರಸ್ಸನ್ನು ಈ ಸಭೆ ಅಂಗೀಕರಿಸಿ ಗೊತ್ತುವಳಿಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದೆ.”

೬. ನಿರ್ದೇಶಕರ ನೇಮಕ “ಶ್ರೀಯುತ ರಾಮಶೆಟ್ಟಿ ಅವರೇ ಮತ್ತೆ ನಿರ್ದೇಶಕರಾಗಿ ಆಯ್ಕೆಯಾಗಬೇಕೆಂದು ಸೂಚಿಸಲಾಯಿತು. ಈ ಮೂಲಕ ಆಯ್ಕೆಯಾಗಿದ್ದಾರೆಂದೂ ಈ ಸಭೆ ತೀರ್ಮಾನಿಸುತ್ತದೆ.” ಎಂಬ ಠರಾವನ್ನು ಅಂಗೀಕರಿಸಲು ಶ್ರೀರಶ್ಮಿರಾವ್ ಅವರು ಸಭೆಯ ಮುಂದಿಟ್ಟಾಗ ಶ್ರೀಮತಿ ಜಾನಕಮ್ಮನವರು ಅನುಮೋದಿಸಿದರು. ಸಭೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡಿತು.”
೭. ಲೆಕ್ಕ ಪರಿಶೋಕರ ನೇಮಕ ಮತ್ತು ಸಂಭಾವನೆ ಗೊತ್ತು ಮಾಡುವುದು “ನಾಗರಭಾವಿ ಆದಿಶೇಷಪ್ಪ ಎಂ.ಕಾಂ. ಎ.ಸಿ.ಎ. ಜೆ.ಸಿ.ರೋಡ್, ಬೆಂಗಳೂರು ಇವರು ೨೦೦೦ ರೂ.ಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ಸಂಭಾವನೆಯ ಮೇಲೆ ಕಂಪೆನಿಯ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕರಾಗಿ ಪುನರಾಯ್ಕೆ ಆಗಬೇಕೆಂದೂ, ಅವರು ಆಯ್ಕೆಯಾಗಿದ್ದಾರೆಂದೂ ಈ ಸಭೆ ತೀರ್ಮಾನಿಸುತ್ತದೆ.” ಷೇರುದಾರರಾದ ಶ್ರೀ ಹೊಳೆನರಸಪ್ಪನವರು ಮಂಡಿಸಿ, ಶ್ರೀ ಭೂಜಂಗರಾವ್ ಅವರು ಅನುಮೋದಿಸಿದ ಮೇಲೆ ಅಧ್ಯಕ್ಷರು ಸಭೆಯ ಮುಂದಿಟ್ಟರು. ಸಭೆ ಸರ್ವಾನುಮತದಿಂದ ಅಂಗೀಕರಿಸಿತು.
೮. ಕೃತಜ್ಞತಾ ಸಮರ್ಪಣೆ ಸಭಾಧ್ಯಕ್ಷರು, ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ಸುಗಮವಾಗಿ ಜರುಗಲು ನೆರವಾದ ಸಭಿಕರಿಗೆ ವಂದಿಸಿ, ಸಭೆಯ ಕಾರ್ಯಕಲಾಪಗಳು ಮುಕ್ತಾಯವಾದವೆಂದು ಸಾರಿದರು. ಅಧ್ಯಕ್ಷರಿಗೆ ವಂದನೆ ಸಲ್ಲಿಸಿಯಾದ ಮೇಲೆ ಸಭೆ ಮುಗಿಯಿತು.